Chapitre II : Analyse de l'existant
But
L'analyse de l'existant a pour but de recenser les points
faibles et les points forts de l'application c'est-à-dire du domaine
d'étude. Pour ce faire, l'analyste est sensé mener des
investigations dans le système pour connaître son fonctionnement
afin de relever les failles du système en vigueur qui permettront de
poser un diagnostic précis en ce qui concerne l'organisation, le
traitement de l'information pour le domaine concerné à
l'informatisation.
Section 1. Description des activités du
Secrétariat Général Académique
Le secrétariat général académique
de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa exerce les
activités ci-après :
- Tenir à jour les dossiers académiques
des membres du personnel académique et scientifique ;
- Organiser le recrutement du personnel
scientifique ;
- Veiller au respect du calendrier
académique,
etc.
Section 2 : Organisation et fonctionnement
2.1. Organisation
Le Secrétariat Général Académique
l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa est organisé de la
manière suivante :
- Le secrétaire général académique
;
- Le chef de division assistant du
secrétaire général académique;
- Le chef de bureau chargé du
secrétariat;
- Le dactylographe;
- Le directeur des services académiques;
- Le chef de bureau du secrétariat;
- Le chef e division des inscriptions et
contrôle de scolarité;
- Le chef de bureau des inscriptions ;
- Le chargé des archives;
- Le chargé d'Enregistrement et contrôle
des dossiers
? Le Chef de division Assistant du
Secrétaire Général
Académique
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- Le chef de bureau de scolarité;
- Le chef de division enseignement et
recherche;
- Le chef de bureau gestion du personnel
académique
et scientifique;
- Le chargé de recrutement;
- Le chargé de gestion du personnel et
scientifique à temps plein;
- Le chargé de gestion du
personnel
académique et scientifique à temps partiel;
- Le chef de bureau enseignement et
programme;
- Le chargé des horaires;
- Le chargé des stages et pratiques
professionnels;
2.2. Fonctionnement
? Le Secrétaire Général
Académique
Il est chargé à résoudre des
problèmes académiques et conformément aux dispositions du
règlement organique de l'Etablissement (Ord. n°81/142, art. 17). A
ce titre :
a) Il remplace le chef d'Etablissement en cas
d'empêchement ou d'absence ;
b) Il peut assister sans voix aux réunions des
conseils des sections, des départements et de toutes autres institutions
ou services de l'Etablissement ainsi qu'aux jurys d'examens ;
c) Il est tenu de suivre au jour le jour les activités
de tout le secteur académique de l'Etablissement ;
d) Il assiste de façon régulière aux
réunions des sections et à toutes les réunions à
caractère académique ;
e) Il rédige chaque semestre un rapport
détaillé sur la vie académique de son Etablissement ;
f) Il est tenu de suivre de près tout ce qui concerne
l'auto-évaluation ;
g) Il tient à jour une documentation complète
des règlements, instructions, circulaires, etc. d'ordre
académique ;
h) Il supervise de manière directe les services des
inscriptions ;
i) Il établit les états de besoin en personnel
académique et scientifique etc.
a) Il est le seul habilité à entrer en contact
avec le secrétaire général académique
pour tous les problèmes de la direction ;
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Il est collaborateur du Secrétaire Général
Académique et à ce titre :
a) Il coordonne toutes les activités du
Secrétariat Général Académique ;
b) Il veille à l'application ou à
l'exécution des instructions transmises par le Secrétaire
Général Académique à l'intention du personnel du
Secrétariat Général Académique ;
c) Il s'occupe de la rédaction de certaines
correspondances qui lui sont confiées par le Secrétaire
Général Académique ;
d) Il élabore les projets et des réunions de
service du Secrétariat Général Académique ;
e) il organise les audiences et les rendezvous du
Secrétariat Général Académique etc.
? Le chef de Bureau Chargé du
Secrétariat
Il est le collaborateur immédiat de l'Assistant du
Secrétaire Général Académique, et
à ce titre :
a) Il rédige les lettres administratives lui
confiées par l'assistant du Secrétaire Général
Académique ;
b) Il veille à la dactylographie de tout travail
demandé par l'assistant su Secrétaire Général
Académique ;
c) Il établit les états de besoin en
fournitures de bureau, mobiliers, matériels et équipements pour
le Secrétariat Général Académique, qu'il transmet
à l'assistant ;
d) Il veille à l'organisation et au fonctionnement
efficace de toutes les activités du Secrétariat
Général Académique ;
? Le dactylographe
Il est chargé ;
1. D'assurer la dactylographie de tous les documents relevant du
bureau du Secrétaire Général Académique ;
2. De veiller à l'entretien de la machine mise à
sa disposition etc.
? Le Directeur des services
académiques
Il est le collaborateur immédiat du Secrétaire
Général Académique dans son secteur, et à ce titre
:
ce titre :
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b) Il est chargé d'assurer le contrôle et
l'exécution des décisions du comité de gestion relative au
fonctionnement de la direction ;
c) Il supervise et coordonne les activités des
divisions placées sous sa responsabilité ;
d) Il établit les rapports semestriels et annuels des
activités de la direction à adresser au secrétaire
général académique etc.
? Le chef de bureau du secrétariat
Il est le collaborateur du directeur des services
académiques, à ce titre :
a) Il rédige les lettres administratives lui
confiées par le directeur des services académiques ;
b) Il veille à l'enregistrement, à la
transmission et à l'expédition du courrier de la direction des
services académiques ;
c) Il veille à la dactylographie de tout travail
demandé par le directeur des services académiques ;
d) Il établit les états de besoins en
fournitures de bureau, mobiliers et matériel d'équipement pour le
secrétariat des services académiques etc.
? Le chef de division inscription et
contrôle de scolarité
Il est le collaborateur immédiat du directeur des
services académiques ans son secteur, et à ce titre :
a) Il supervise et coordonne toutes les activités de
la division ;
b) Il fait part au directeur des initiatives venant des
agents placés sous ses ordres ;
c) Il adresse au directeur des services académiques
les rapports d'activités périodiques ;
d) Il décide dans toutes les matières de sa
compétence et donne ses avis dans celles qui ne le sont pas ;
e) Il conçoit les programmes à exécuter
en matière d'inscription et de scolarité ;
f) Il coordonne les recours des étudiants etc.
? Le chef de bureau des inscriptions
Il est le collaborateur du chef de division des inscriptions et
contrôle de scolarité, et
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a) Il supervise et coordonne toutes les activités du
bureau ;
b) Il cote au 1èr échelon tous les
agents sous sa responsabilité ;
c) Il décide dans toutes les matières de sa
compétence et donne ses avis dans celle qui ne le sont pas ;
d) Il enregistre les candidatures des étudiants et en
établit le tableau de synthèse ;
e) Etc.
? Le chargé des archives
Il est sous la supervision du chef de bureau des inscriptions,
il est chargé de :
a) recevoir les dossiers des candidats,
anciens et
nouveaux diplômes des humanités ;
b) enregistrer les candidatures des
étudiants aux
sessions d'examens ;
c) Etablit les listes des étudiants admis
ou
refusés.
? Le chargé d'Enregistrement et
contrôle des dossiers
Il est Sous la supervision du chef de bureau des inscriptions,
il est chargé de :
a) enregistrer, classer et de sérier les
dossiers
des étudiants par année d'études ;
b) élaborer les fiches récapitulatives
des
principaux éléments constitutifs des dossiers ;
c) tenir une fiche de retrait des
documents.
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