2.4.
Ressources de la REGIDESO
La REGIDESO n'a que des ressources provenant de la vente de
l'eau, des subventions émanant de l'État et peuvent aussi
provenir de certains dons des organisations internationales avec lesquelles
elle a des partenariats.
Les principaux partenaires financiers de la REGIDESO
sont :
Ø Partenaires multilatéraux :
Banque Mondiale, Banque Africaine de Développement et Fond Africain de
développement, Union Européenne, Agences des Nations
Unies ;
Ø Partenaires bilatéraux :
Gouvernement français (AFD), Gouvernement Belge (AGCD, MEMISSA),
Gouvernement Italien, Gouvernement Allemand, Gouvernement du Royaume-Uni.
2.5.
Structure fonctionnelle et organisationnelle de la REGIDESO
2.5.1.
Structure fonctionnelle
La REGIDESO, Direction Provinciale du Sud-Kivu, fonctionne
selon les attributions de chaque service.
1. La Direction
Provinciale
C'est l'organe de coordination, de supervision, de
coopération, de planification, d'organisation et de contrôle de
toutes les activités de la REGIDESO sur toute l'étendue de la
Province du Sud-Kivu.
2. Le Secrétariat de
Direction
Placé sous l'autorité fonctionnelle d'un
secrétariat de direction. Cet organe se charge de la rédaction,
de l'enregistrement, de la saisie, de la réception de classement, ainsi
que de l'expédition des courriers. Il dresse les comptes rendus et
procès-verbaux de réunions de la Direction.
3. Le Centre
Informatique
Les attributions de ce service sont placées sous la
responsabilité du chef de centre. Parmi elles, nous pouvons citer :
· gérer en bon escient les matériels
consommables informatiques ;
· gestion informatisée des abonnés
(facturations, saisie des index et des encaissements) ;
· gestion informatisée des cautions, des
raccordements, de la comptabilité générale, analytique
d'exploitation, du personnel et des statistiques diverses.
4. Le service de
contrôle de gestion
a. La notion du
contrôle de gestion
Le contrôle de gestion est un processus permettant aux
gestionnaires de s'assurer que les ressources humaines, matérielles et
financières sont combinées de façon optimale pour
réaliser les objectifs à court terme qui ne sont,
eux-mêmes, qu'une fraction des objectifs à long terme.
C'est un outil, une pratique qui consiste à s'assurer
que chaque chose s'exécute conformément au plus adopté,
aux ordres donnés et aux principes admis et que les objectifs sont
atteints suivant un planning arrêté, des actions ou mesures
d'encadrement sont spécifiées pour la réalisation des
objectifs fixés dans chaque domaine.
b. La fixation des
objectifs
La REGIDESO fixe en début de chaque année ses
objectifs à atteindre à court terme, moyen terme et à long
terme. Ces objectifs peuvent être qualitatifs et quantitatifs. En ce qui
concerne les objectifs quantitatifs, nous pouvons parler de budget
d'exploitation d'investissement, de trésorerie, ou
d'approvisionnement.
Les indicateurs de performances sont choisis pour
l'appréciation des résultats. Que ce soit dans le domaine
d'exploitation, d'investissement, de trésorerie, les objectifs sont
considérés comme cibles à atteindre, soit d'une
manière permanente soit par période déterminée
(mensuellement, trimestrielle, semestrielle ou annuelle).
c. Rôle du
contrôleur de gestion
Une fois que les objectifs sont fixés, planifiés
et adoptés, le comportement de contrôleur de gestion consistera
à :
· s'assurer que les situations d'exécution budget
(exploitation, investissement et trésorerie), ainsi que les indicateurs
de gestion sont dûment établis par le gestionnaire dans le respect
de périodicités arrêtées (hebdomadaire, mensuelle,
trimestrielle, semestrielle ou annuelle) ;
· le contrôle de gestion ne se limite pas seulement
à évaluer les réalisations, mais il a pour finalité
d'amener les responsables à déclencher à temps des mesures
correctives appropriées permettant d'aboutir aux objectifs fixés
ou aux normes admises.
5. La division commerciale,
administrative et financière
Elle comprend deux services :
- le Service Commercial ;
- le Service Administratif et Financier.
a) Le service commercial
Ce service comprend 3 sections :
- la section ventes ;
- la section gestion clientèle ;
- la section recouvrement et litiges.
i. La section ventes
s'occupe de (d') :
- élaborer le planning de facturation et en assurer
l'exécution ;
- appliquer et faire appliquer les procédures de
gestion des abonnés en matière des Ventes ;
- établir des demandes d'édition des listings de
relevé à transmettre au service de l'informatique pour
édition ;
- assurer la facturation de tous les clients et garantir la
prise en facturation des nouveaux clients ;
- produire et analyser les états de
facturation ;
- gérer le fichier des clients et veiller à leur
mise à jour ;
- appliquer les tarifs ;
- procéder à la ventilation et à
l'analyse des ventes et au recyclage des anomalies ;
- présider les réunions d'encadrement de la
facturation et d'analyse des ventes ;
- traiter, faire valider les factures IO ;
- mettre à jour les plannings de relevé d'index
de la Direction ;
- participer activement aux réunions d'encadrement des
ventes ;
- assurer le contrat objectif ;
- établir les statistiques de ventes (consolidation) et
l'inventaire des branchements ;
- proposer toutes les mesures susceptibles d'améliorer
la qualité de la facturation ;
- traiter les correspondances et les
réclamations ;
- élaborer les prévisions budgétaires des
ventes.
ii. La Section Gestion
Clientèle s'occupe de (d') :
- gérer quotidiennement et justifier mensuellement le
compte « clients et cautions » par agence et
présenter les états consolidés ;
- veiller journellement à la transmission des
bordereaux des encaissements des agences pour apurement du compte
« client » ;
- enregistrer, traiter et suivre les
réclamations ;
- contrôler et certifier toutes les recettes
réalisées dans les agences ;
- contrôler mensuellement les journaux des
encaissements, les balances des comptes clients et en dégager les
soldes ;
- assurer le traitement des preuves de paiement et les doubles
paiements ;
- proposer le redressement des cas d'omissions des notes de
débit et de crédit ;
- participer aux travaux périodiques de conciliation
des comptes clients entre la comptabilité générale et la
comptabilité abonnés ;
- participer activement aux réunions d'encadrement des
ventes ;
- s'assurer de la certification des encaissements et exiger
des justifications en cas d'écarts ;
- assurer la gestion des carnets des reçus ;
- collecter les informations relatives aux
préoccupations de la clientèle et en mesurer
périodiquement le degré de satisfaction pour évaluer la
qualité de service ;
- appliquer et faire appliquer la politique marketing de
l'entreprise ;
- faire le suivi du respect des conventions signées
avec la clientèle ;
- rédiger les rapports d'activités
périodiques et circonstanciels.
iii. La section
Recouvrement et Litiges s'occupe de (d') :
- assurer le suivi des activités de
recouvrement ;
- assurer les instructions en matière de
recouvrement ;
- assurer la transmission journalière des Bordereaux
des Encaissements ;
- tenir et exécuter un planning de
recouvrement ;
- assurer le contrôle et l'encadrement des
encaissements ;
- assurer la conservation des supports informatiques et
signaler l'évolution du stock des imprimés nécessaires au
recouvrement ;
- exécuter le contrat objectif ;
- rédiger les rapports d'activités
périodiques et circonstanciels ;
- négocier, suivre et exécuter les conventions
spéciales de paiement ;
- assurer la gestion du portefeuille impayé.
b) Le Service Administratif et Financier
Ce service comprend 3sections :
· La Section Communication et Protocole ;
· La Section Comptabilités ;
· La Section Ressources Humaines.
i. La Section
Communication et Protocole s'occupe de (d') :
- définir les objectifs de communication et
décrire les moyens d'information (plan de communication) ;
- réaliser et diffuser un journal
d'entreprise ;
- réaliser diverses publications : bulletins
quotidien, hebdomadaire, mensuel ou trimestriel ;
- organiser régulièrement des journées
portes ouvertes sur la REGIDESO ;
- assurer la gestion et l'accueil des agents et membres de
famille en partance ou provenance des missions de service, congé,
etc. ;
- assurer l'organisation des manifestations de
l'entreprise ;
- organiser les déplacements et
événements d'ordre protocolaire ainsi que les visites
officielles ;
- analyser les déplacements et événements
d'ordre protocolaire ainsi que les visites officielles ;
- analyser, valider et contrôler les informations
diffusées par la presse ;
- participer aux activités à connotations
sociales de concert avec le Chef direct.
ii. La Section
Comptabilités s'occupe de (d') :
- maîtriser les échéanciers de
déclarations fiscales ;
- négocier et respecter les échéanciers
de paiement taxes et impôts, (Fournisseurs, Créditeurs sociaux,
décomptes finaux, etc.) ;
- analyser les états comptables et financiers ;
- faire le suivi de l'état d'avancement des travaux
comptables ;
- participer aux travaux de conciliation des comptes
fournisseurs et abonnés ;
- participer aux travaux des inventaires et clôture
comptables ;
- assurer la sécurité de fonds (Caisse &
Coffre-fort) ;
- rédiger les rapports d'activités
périodiques et circonstanciels.
iii. La section
Ressources Humaines s'occupe de (d') :
- assurer la gestion administrative du personnel
(congé, dossiers administratifs, certificats et attestations, maladies,
accidents de travail, décomptes finaux, sanctions disciplinaires,
recrutements, retraites, etc) ;
- appliquer et faire appliquer la réglementation et les
instructions en matière du travail ;
- mettre en oeuvre la Gestion Prévisionnelle des
Emplois et des Compétences conformément à la politique de
l'Entreprise ;
- les ressources humaines en place et tenir compte des
besoins en formation ;
- appliquer les dispositions légales,
réglementaire et les instructions en matière de travail ;
- procéder au pointage du personnel, au calcul de la
rémunération, des décomptes finaux et autres
avantages ;
- analyser et donner suite aux réclamations et
doléances des agents permanents et occasionnels ;
- proposer les dates des réunions trimestrielles avec
la délégation syndicale et préparer les documents de
travail y relatifs ;
- élaborer et transmettre mensuellement le rapport et
le moniteur de gestion des ressources humaines ;
- préparer les prévisions budgétaires
annuelles en matière de rémunérations et autres charges
sociales, à la tenue des inventaires des comptes des ressources
humaines, du bilan social et de la déclaration de la main
d'oeuvre ;
- entretenir des bonnes relations avec les partenaires
sociaux ;
- gérer l'octroi des prêts et avances ;
- organiser et mettre en oeuvre l'accueil et
l'intégration des nouveaux recrus.
6. La division technique
s'occupe de :
- proposer les objectifs de production d'eau à
atteindre eu égard à la capacité de production des usines
et stations de repompage ;
- proposer les moyens à mettre en place pour atteindre
les objectifs de production assignés à la Direction
Provinciale ;
- coordonner les activités de production et mettre en
oeuvre les moyens disponibles en vue d'atteindre les objectifs
fixés ;
- exploiter les rapports techniques des unités de
production, identifier les faiblesses et prendre des mesures correctives en vue
de l'amélioration de la qualité de l'eau et de l'accroissement de
la productivité ;
- mettre au point les programmes de réhabilitation des
unités de captage et de production, animer l'exécution de ces
programmes, en évaluer les résultats et procéder aux
corrections appropriées ;
- gérer les ouvrages et équipements par des
actions de maintenance tant préventive que curative ;
- gérer les réactifs mis à disposition
pour les unités de production sous sa responsabilité ;
- suivre l'évolution des ratios, normes et indicateurs
de gestion et tenir les tableaux de bord permettant d'évaluer
périodiquement les résultats atteints dans la réalisation
des objectifs de production et de distribution assignés à la
Direction Provinciale ;
- veiller à la réalisation des objectifs retenus
au Contrat-plan en matière de production et maintenance ;
- faire rapports périodiques et circonstanciels au
Directeur Provincial sur le fonctionnement de la Division et la
réalisation des objectifs lui assignés.
a) Le service production
i. Section exploitation usine a comme tâche de
(d') :
- veiller à la production ainsi qu'à la
maintenance des équipements et ouvrages de traitement ;
- produire les quantités d'eau définies dans le
cadre du Plan d'Entreprise ;
- assurer en permanence la qualité requise de l'eau
produite, conformément aux normes en vigueur par un contrôle
permanent du processus de traitement ;
- exécuter le planning de maintenance préventive
des ouvrages et des équipements ;
- assurer la sauvegarde des sites de captage ;
- veiller au bon fonctionnement des ouvrages et
équipements de production ;
- veiller à la propreté des unités de
production ;
- gérer rationnellement les produits chimiques et
rechanges d'exploitation ;
- tenir les statistiques de production, livraison
réseau consommation de réactifs, pertes en eau, rendement usine,
consommation énergétique, fréquence des pannes, etc.
ii. Section
qualité de l'eau et laboratoire se charge de (d')
:
- s'assurer de la qualité de l'eau livrée au
réseau par rapport aux normes de l'OMS ;
- effectuer les analyses physico-chimique et
bactériologique de l'eau traitée ;
- fixer les taux de traitement des produits
chimiques ;
- contrôler périodiquement la qualité de
l'eau brute (captage et puits) ;
- veiller à la gestion des matériels du
laboratoire ;
- veiller à l'approvisionnement des centres
d'exploitation en produits chimiques et réactifs d'analyses ;
- établir les rapports périodiques et
circonstanciels à transmettre à la hiérarchie sur la
qualité de l'eau, le fonctionnement du service et la réalisation
des objectifs lui assignés.
b) Le service distribution
i. Section exploitation réseau s'occupe
à :
- établir les devis estimatifs des travaux ;
- assurer la mise à jour des plans des réseaux de
distribution du Siège et des Centres d'Exploitation ;
- tenir les statistiques sur la production, livraison
réseau, ventes, nombre de points des ventes, etc... du Siège et
des Centres d'Exploitation ;
- matérialiser sur terrain, par l'implantation des
bornes fontaines, les canalisations importantes du réseau
primaire ;
- suivre la réparation par l'atelier du siège,
des compteurs en provenance des Centres d'exploitation ;
- réquisitionner les matériels et outillage
nécessaire à la réparation des compteurs pour l'ensemble
de la Direction Provinciale ;
- établir les réquisitions à adresser
à la DG pour l'achat des matériels en importation ;
- suivre l'évolution des commandes d'importation
introduites auprès de la Direction Logistique et réquisitionner
ce matériel en provenance du magasin Central ;
- suivre et contrôler les stocks de matériels et
fournitures de bureau des magasins pour en assurer l'approvisionnement suivant
les tendances de consommation ;
- gérer rationnellement les stocks de carburant et
lubrifiants ;
- assurer l'approvisionnement régulier des Agences en
matériels de raccordements, réparation des fuites ainsi que les
imprimés et fournitures de bureau de la gestion commerciale ;
- tenir les statistiques d'approvisionnement et les rapports
relatifs aux achats et aux livraisons.
ii. Section maintenance
réseau s'occupe à :
- distribuer les meilleures conditions, l'eau potable
refoulée au réseau du SIEGE ;
- programmer les entretiens préventifs des
équipements des réseaux et en assurer l'exploitation :
chambres de vannes, vannes, bouches d'incendie, réservoirs,
etc. ;
- relever les pressions dans les réseaux et en
dégager les conditions de fonctionnement et l'utilisation ;
- assurer le bon fonctionnement des stations de
repompages ;
- assurer l'équilibrage des réseaux pour
améliorer le service dans les secteurs desservis ;
- détecter et réparer les fuites pour
éliminer les pertes d'eau et améliorer le rendement réseau
et, par voie de conséquence, l'image de marque de l'entreprise ;
- tenir à jour les fichiers des réparations des
fuites pour en déduire leurs natures et causes et décider, les
cas échéant, du remplacement des canalisations et
équipements vétustes ;
- réquisitionner le matériel nécessaire
à la maintenance, à l'entretien du réseau et à la
réparation des compteurs défectueux ;
- assurer le contrôle et la maintenance des compteurs de
distribution ;
- coordonner les activités techniques des
agences ;
- assurer la maintenance et l'entretien préventif des
équipements des stations de repompage ;
- enregistrer les demandes d'extensions introduites par les
Agences et programmer leur exécution ;
- étudier les extensions et renforcement du
réseau en vue d'améliorer la desserte ;
- exécuter les travaux de pose des extensions des
réseaux ;
- réquisitionner le matériel et outillage
nécessaires de raccordements ;
- tenir les dossiers de remboursement de quote-part sur les
extensions financées par les clients ;
- présenter les rapports périodiques et
circonstanciées sur le fonctionnement du service et la
réalisation des objectifs lui assignés.
c) Le service logistique et
moyens généraux s'occupe à :
- assurer la gestion et la maintenance permanente et
préventive des matériels roulants et équipements de
bureau ;
- assurer la gestion et la maintenance des biens meubles et
immeubles ;
- réquisitionner les pièces de rechange,
matériels et matériaux nécessaires à la maintenance
des matériels roulants, des biens meubles et immeubles ;
- obtenir, en collaboration avec le Service Juridique, et
conserver les titres de propriété des terrains et immeubles
appartenant à l'entreprise ;
- respecter les instructions et textes légaux en
matière de gestion immobilière ainsi que les clauses des contrats
en vigueur ;
- gérer rationnellement les stocks des carburants et
lubrifiants (essence, gasoil, huiles, etc.) ;
- établir le planning des travaux d'entretien des biens
meubles et immeubles, ainsi que de réparation des matériels
roulants ;
- contrôler les consommations de carburant et
lubrifiants conformément aux instructions en vigueur ;
- veiller à la sécurité des biens
meubles, immeubles et matériels roulants de la Direction
Provinciale ;
- présenter les rapports périodiques et
circonstanciels sur le fonctionnement du service et la réalisation des
objectifs lui assignés.
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