B- Le déroulement du stage.
La structure hospitalière ayant servi de cadre pour notre
stage est celle qui a pour principale mission la direction du CRUD-B/A. Ainsi
après avoir fait part des services de l'Administration du CHUD-B/A dans
lesquels s'est déroulé le stage, nous finirons la partie en
décrivant les tâches exécutées dans ces services.
1) Les services concernés
En vue de nous permettre d'internaliser nos connaissances
théoriques aux réalités des techniques comptables,
financières administratives et économiques du milieu hospitalier,
notre stage s'est déroulé aux services des affaires
administratives et économiques et des affaires financières. Ainsi
:
? Au service des affaires financières nous avons eu
à travailler successivement dans les divisions de la comptabilité
et budget, de l'informatique enfin du recouvrement et opérations
bancaires. En effet nous y avons passé un mois décompté du
lundi 23 mars 2015 au vendredi 24 avril 2015.
? Au service des affaires administratives et
économiques, notre stage s'est déroulé dans les divisions
et sections ci-après : l'économat, la comptabilité
matière, et la facturation. Nous y avons passé le reste du temps
de notre stage c'est-à-dire du samedi 25 avril 2015 au samedi 13 juin
2015. Nous n'avons pas pu parcourir les divisions de gestions des malades et
statistiques, de maintenance et du Personnel rattachées au SAAE.
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2) Les tâches exécutées
Les activités et tâches exécutées
lors de notre stage ont varié suivant les services.
Ainsi au service des affaires financières l'heureuse
coïncidence de notre arrivée avec la période
d'élaboration des états financiers nous a permis de mener les
activités y relatives dans la division de la comptabilité. La
division du SAF où nous avons débuté notre stage est celle
de la comptabilité et budget. Cette division a en charge la
comptabilisation des opérations de recettes et de dépenses du
centre et par conséquent la production des états financiers.
Placée sous le C/SAF, la DCB participe aussi au contrôle financier
des dépenses de l'hôpital (paiement juridique). De même
s'occupe-t-elle de la préparation du budget et du suivi
budgétaire des opérations du centre. En effet à la DCB,
nous avons exécuté comme tâches l'imputation des
écritures et la vérification de la concordance entre les montants
inscrits sur les mandats de paiements et ceux figurant sur les
différentes pièces (factures, bon de commande et bon de
livraison). En ce qui concerne les mandats de paiement de primes et accessoires
de salaires au personnel la vérification a consisté à voir
si les ayants droits ont paraphé sur les pièces justifiant les
dépenses. En outre nous avons classé les pièces de banque
et de caisse dans les biblorhaptes après les avoir rangé par
année et par ordre d'enregistrement au livre journal dont seul le
comptable recruté et nommé a accès.
La division informatique est chargée de suivi
informatique des enregistrements comptables effectués tant par les
comptables de la division comptabilité et budget que ceux de la
comptabilité matière. La correction d'une erreur
d'écriture à la comptabilité ou d'enregistrement à
la caisse passe nécessairement par la DI du SAF. Là, nous avons
suivi la procédure de correction des erreurs d'écritures ou
d'annulation d'écritures. Puisque la correction ou l'annulation d'une
écriture comptable suppose des écritures de
régularisations, nous avons donc par la suite passé les
écritures de transfert de
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recettes d'un service du centre à un autre (selon le
cas) et d'enregistrement comptable des recettes journalières
réalisées par le centre à travers les caisses.
La DROB est chargée de recouvrer les frais d'actes
médicaux auprès des malades et lutte contre les évasions
des malades. Là, outre l'aide accordée au col-vert dans
l'exécution de ses activités nous n'avons pas menée
d'importantes tâches (en raison du temps très
court que nous y avons passé). Toutefois, nous nous sommes instruits de
l'attribution et du fonctionnement de la division.
Au service des affaires administratives et économiques,
et précisément à la section comptabilité
matière nous avons suivi les étapes de comptabilisations des
entrées et sorties des matières du magasin central. En effet, la
SCM est rattachée au SAAE et a en charge le suivi de tout ce qui est
matière dans le centre c'est-à-dire des stocks de produits
pharmaceutiques et consommables médicaux, des produits alimentaires
destinés à la cuisine. Elle s'occupe aussi du suivi de la
circulation de tous les matériels de transports, et des biens
immobiliers (bâtiments). En dehors de l'inventaire physique qui est une
activité manuelle, toutes les taches exécutées par le
comptable matière sont essentiellement informatisées.
À la division facturation, nous avons
dépouillé puis classé les dossiers de prise en charge tant
des ministères que des institutions d'assurances. Nous avons par la
suite établi les factures relatives à ces P.E.C. ainsi que celles
concernant les prestations couvertes par les mécanismes de
gratuité (dossiers des indigents, des dialysés et de traitement
de paludisme chez les enfants de moins de 05 ans et les femmes enceintes) et
les prestations offertes aux indigents. Aussi avons-nous établi les
bordereaux d'envoi des pièces justifiant les dépenses et
prestations de l'hôpital à l'endroit des fonctionnaires
d'État (PEC), des travailleurs assurés ou affiliés
à une mutuelle d'assurance et les indigents. Lesdits bordereaux
associés aux factures et aux récapitulatifs des dépenses
sont envoyés au FSI, aux institutions étatiques ou aux
organismes
d'assurances selon le cas. La SF a donc en charge les
opérations de recettes du centre réalisées à
crédits.
À la division de l'économat, nous avons
enregistré les mandats établis par le chef division dans le
registre des mandats puis établi les récapitulatifs des montants
de l'engagement couplé aux numéros de comptes en vue de faciliter
le suivi budgétaire.
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