II. Organisation
1. Structuration administrative
La Loyale Assurances est organisée autour de trois
organes :
- L'Assemblée Générale regroupe
l'ensemble des actionnaires. Elle se tient régulièrement, au
moins une fois par an, pour prendre des décisions en vue de la bonne
marche de la compagnie.
- Le Conseil d'Administration est l'organe de gestion
de la compagnie. Placé sous l'autorité d'un président
entouré d'administrateurs, le conseil supervise toutes les
activités de la compagnie.
- La Direction Générale donne toutes les
directives pour la conduite de la compagnie et veille à la mise en
oeuvre de toutes les décisions du Conseil d'Administration. Elle est
dirigée par un Directeur Général qui assume
également la présidence du Conseil d'Administration (PDG). Le
Président Directeur Général est secondé par deux
Directeurs Généraux Adjoints, l'un chargé des
Opérations techniques et du courtage et l'autre chargé du
développement commercial et du Marketing.
2. Organigramme
L'organigramme montre les liens qui unissent les
différentes directions et services de la Loyale Assurances.
3. Structuration des directions et services
La structure et l'organisation fonctionnelle de La Loyale
Assurances sont décrites dans les lignes qui suivent :
§ Le Président Directeur Général
supervise toutes les activités de l'entreprise. Il est soutenu dans ses
actions par un conseiller chargé des finances.
§ La Direction Générale Adjointe
chargée des Opérations Techniques et du Courtage :
Elle est chargée de l'évaluation, de la
tarification et de la vérification des risques. Elle prospecte les
entreprises et mutuelles et assiste les courtiers en assurances pour la
commercialisation des produits de la Loyale Assurances. Elle comprend :
· Le Service Technique et Courtage :
chargé de l'assistance technique aux courtiers (gestion et traitement du
portefeuille d'affaires, cotations et production) et des études
techniques et évaluation des risques (visite de risque, actuariat,
appels d'offre des très grandes entreprises).
· Le Service Sinistres : il gère les
sinistres impliquant l'assuré de la Loyale Assurances pour les dommages
matériels : traitement des déclarations de sinistre faites
par l'assuré et des constats et rapports d'expertise du sinistre,
détermination des responsabilités et des coûts. Ce
traitement donne suite au règlement des indemnités en fonction
des responsabilités dégagées pour chacune des parties
c'est-à-dire l'assuré et son adversaire.
· Le Département Protection
santé : chargé de la gestion technique du portefeuille
en Maladie de la société. Il assure la liaison entre les
gestionnaires maladie (Gras Savoye, MCI et ASCOMA avec 85% des affaires) et la
partie commerciale de la compagnie.
Il est chargé de la tarification :
- détermination du coût technique
des contrats maladie pour tous les clients qui en font la demande,
- gestion des remboursements des frais médicaux.
§ La Direction Générale Adjointe
chargée du développement Commercial et du Marketing
Elle a pour objectif d'accroître et de gérer le
portefeuille client direct de la compagnie. Elle met en place et coordonne les
stratégies commerciales en vue d'optimiser les performances de
l'entreprise. Elle a en charge la gestion des points de ventes directs (Bureaux
directs) et intermédiaires (agences générales et
réseaux bancaires) via le service Réseau et est responsable du
marketing et de la Communication de l'entreprise. Le Directeur
Général Adjoint est aidé dans sa tâche par un
Directeur Commercial et Marketing et d'un Directeur Commercial Adjoint.
· Les Bureaux Directs : chargés de la
commercialisation « en direct » des produits de la Loyale
Assurances. Ils sont constitués de producteurs, d'une force de vente
(équipe des commerciaux extérieurs) et sont présents
à Abidjan-plateau, Abidjan-Treichville, Bouaké, Abengourou et
Yamoussoukro. Un bureau annexe issu d'une convention signée entre la
compagnie et le Conseil National de l'Ordre des Médecins en
abrégé CNOM est situé à Abidjan-Cocody. Il
gère principalement le portefeuille des clients médecins inscrits
au CNOM.
· Le Service réseau : il est
chargé de la gestion des agents généraux mandataires qui
commercialisent les produits de l'entreprise et de la vente via les banques
(bancassurance). Cette gestion s'apprécie en termes de contrôle de
production, de formation et d'informations. Il est également
chargé de la souscription en ligne (via internet).
· Le service marketing-communication : il se
charge de toutes les actions de marketing et communication tant au plan externe
qu'au plan interne. La communication externe est en partie confiée
à une agence conseil en communication KOMAND'O qui en élabore et
exécute le plan de communication en accord avec ce service.
En assurance, faire de la production consiste à traiter
un portefeuille d'affaires confié par un client ou un
intermédiaire. Il s'agit de la tarification des prestations ou cotations
(propositions de contrats au client), l'émission et l'enregistrement des
contrats et la saisie de toute donnée afférente aux contrats
(encaissement, modification, incorporation...)
Outre les deux directions générale adjointes,
quatre (4) directions et services sont directement rattachés à la
Présidence Direction Générale : Une Direction
Administrative et Financière, Une Direction Informatique, un
Département Crédit-Caution, un service Contrôle et Audit de
Gestion.
§ La Direction Administrative et
Financière
Elle s'occupe de la gestion de l'administration comptable, la
comptabilité technique de l'entreprise ainsi que de la gestion de ses
valeurs financières (titres et obligations) et placements financiers.
Elle est également chargée du recouvrement et de la gestion des
contentieux avec les clients. Elle est dotée de deux départements
pour assurer cette mission :
v Le Département Moyens Généraux et
Ressources Humaines
Il gère les frais généraux, les frais
d'investissement et assure le suivi et la maitrise des frais de personnel.
Il comprend deux services gérés par une
même personne:
· Le service des ressources humaines : il est
chargé de la gestion du personnel salarié et stagiaire (plan de
carrière, grille salariale, congés, autorisation d'absence,
prêts au personnel...) et de la maitrise des frais de personnel
(coût de recrutement, salaires...)
· Le service des moyens généraux :
il recense tous les besoins des différents services en bureautique (en
dehors des besoins informatique) et procède aux achats et à
l'approvisionnement. Il gère l'exécution des travaux
d'aménagement et d'entretien des installations, du choix du prestataire
à l'ordre de paiement en passant par le constat de l'effective
exécution.
v Le Département Comptabilité et
Trésorerie
Il contrôle les flux financiers (entrées et
sorties de fonds), suit le niveau d'investissement et des revenus financiers,
assure l'établissement du plan de trésorerie et le contrôle
des comptes dans les différents établissements financiers et de
crédit ainsi que des engagements qui y sont pris. Il a pour
mission :
ü l'administration comptable : enregistrement
quotidien des opérations comptables, production des états
financiers (CIMA), règlement des charges légales vis à vis
de l'Etat (déclaration d'impôts à la Direction
Générale des Impôts et à la Caisse Nationale de
Prévoyance Sociale), des charge de fonctionnement (fournisseurs,
réassureurs, apporteurs)
ü la comptabilisation technique : gestion des
encaissements techniques, production situation des comptes techniques
(état fiable d'encaissement), règlement des commissions des
intermédiaires, production, supervision de l'activité de
caisse (réception des versements de primes, du
paiement en espèces des primes, commissions et de certaines
dépenses ; établissement quotidien du bilan des
recettes-dépenses).
Le Département Comptabilité et
Trésorerie assure aussi le recouvrement des créances
à travers un service dédié :
§ Le service recouvrement et contentieux : il
s'occupe du recouvrement des primes arriérées et des valeurs
impayées. Il assure également le suivi du recouvrement des primes
contentieuses.
§ La Direction Informatique : elle est
directement rattachée à la Présidence Direction
Générale. La Direction Informatique a pour mission essentielle,
la mise à disposition et la maintenance des moyens matériels et
logiciels nécessaires au bon fonctionnement de tous les services, en
toute sécurité et dans le respect des procédures en
vigueur. Elle élabore et met en oeuvre un plan de développement
informatique. Elle assure l'assistance aux utilisateurs et la gestion
informatique de tout le système d'information de l'entreprise :
logiciels, intranet, internet, élaboration et diffusion des documents de
gestion tels que les états de production et d'encaissements, les
tableaux de bord...
· Le service Audit et contrôle de
gestion : il est chargé de l'élaboration des
procédures administratives et du budget, du contrôle et suivi
budgétaire, de l'analyse des dépenses et charges afin de proposer
des solutions pour une meilleure gestion de l'entreprise.
· Le Département
Crédit-caution : il offre des produits et services
spécifiques pour accompagner la réalisation des projets
(exploitations) des clients (particuliers et entreprises) et garantir les
engagements financiers qui leurs sont consentis (assurance contre
impayées et risques financiers divers).
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