SECTION 2 : REVUE DE LITTERATURE ET METHODOLOGIE DE
LA
RECHERCHE
PARAGRAPHE 1 : REVUE DE LA LITTERATURE
Cette phase permet de prendre connaissance des théories
déjà élaborées dans le domaine de la recherche.
2.4 Clarification de quelques concepts
L'une des caractéristiques importantes de toute
communication, est le consensus sur le sens des mots ou symboles
utilisés. En effet, les lecteurs d'un travail de recherche ont besoin de
définitions pour identifier précisément les
procédures utilisées dans l'étude. De ce fait, notre
étude liée au système de suivi-évaluation des
projets fait intervenir un certain nombre de concept qu'il convient de
clarifier. Il s'agit de :
- Projet ;
- Performance ;
- Indicateur de performance ;
- Suivi ;
- Evaluation ;
- Suivi-évaluation ;
- Système de suivi-évaluation.
2.4.1 Notion de projet
Pour LEGROS. A (2011), la notion de projet,
quant à elle bénéficie d'une pluralité d'approches
qui se distinguent les unes des autres en fonction des points de vue à
partir desquels elle est appréhendée. Ainsi, dans le cadre de
notre mémoire, l'accent sera fondamentalement mis sur les
définitions prises en compte par les spécialistes de la gestion
des projets. En effet, dans le jargon de la science de gestion des projets, le
projet est considéré comme « une entreprise temporaire
décidée en vue de produire un résultat unique, soit un
produit, soit un
service, dans un délai et avec des ressources
limitées ». Loin d'être une fin en soi, le projet est donc un
moyen pour réaliser efficacement un changement permettant à un
demandeur (personne physique ou morale), d'atteindre des objectifs
prédéterminés. Le changement souhaité, raison
d'être du projet provient, généralement d'une situation
d'insatisfaction à corriger ou du désir de saisir une
opportunité attrayante d'affaires. Tout projet vise donc
nécessairement soit à résoudre un problème, soit
à satisfaire un besoin, soit à concrétiser une politique
pour atteindre des objectifs précis formulés par des personnes
privées ou publiques. Le projet se caractérise par son
unicité, sa durée limitée, la multiplicité des
personnes qui interviennent dans son exécution et par l'exigence de
respect des contraintes de performance, de qualité, de coûts et de
temps.
2.4.2 Notion de la performance d'un projet
L'ACDI4 (2005) définit que
le concept de la performance a plusieurs définitions. La performance
peut être définie comme le rendement ou le progrès
réalisé ou la valeur ajoutée par rapport à
l'état initial. Elle est aussi la réduction du
non-désirable (exemple : la baisse du taux de chômage). Elle peut
représenter la juxtaposition de l'efficience et de l'efficacité
d'une organisation ou d'un programme, apprécier s'il est à la
fois efficient dans la mise en oeuvre des moyens et l'efficacité dans
l'atteinte des objectifs définis.
La performance est le premier stade d'une évaluation de
projet ou programme en se fondant sur les résultats obtenus et en
vérifiant si l'impact est satisfaisant. La notion de performance est
définie dans le cadre du présent mémoire à travers
cinq (05) critères5généralement reconnus par
les partenaires au développement dans l'évaluation des projets et
programme. Il s'agit de :
4 L'Agence Canadienne pour le Développement
International (ACDI)
5Criteres proposés par le
Comité d'Aide au
Développement (CAD) de l'Organisation de
Coopération et de Développement Economiques
(OCDE) en 1991
- la pertinence : elle est relative à
la raison d'être du projet ou programme et sa nécessité
dans son intégralité. Elle permet d'indiquer si l'objectif du
programme répond aux besoins des bénéficiaires, s'il est
conforme aux politiques sectorielles et s'il est la meilleure réponse au
diagnostic établi ;
- l'efficacité : elle détermine
la mesure dans laquelle un programme atteint ses objectifs et si ses
résultats bénéficient bien aux populations et groupes
cibles ;
- l'efficience : Elle concerne l'utilisation
rationnelle des moyens mis en oeuvre en mesurant la balance entre le coût
des investissements et les résultats obtenus. Il s'agit en d'autres
termes, d'apprécier si les résultats sont atteints à
moindre coût ;
- l'impact : il concerne les effets à
long terme et les effets d'entraînement produits par l'exécution
d'un projet ou programme, notamment le niveau de réalisation de
l'objectif du développement et les effets positifs et négatifs
imprévus. Dans le cadre de cette l'analyse de l'impact permet
d'apprécier quel niveau de réalisation a-t-on atteint pour les
objectifs de développement des différentes étapes du
projet.
- la viabilité : elle indique si les
effets du projets ou programme perdureront indépendamment de tout appui
technique et financier des partenaires au développement. Il s'agit ici
d'apprécier la capacité de nos pays à soutenir à
terme, de façon autonome, les réformes entreprises avec l'appui
des partenaires au développement.
2.4.3 Notion «d'indicateurs de performance
»
En nous référant à AHOYO
A. (2002), les indicateurs de performance constituent des valeurs
cibles qui doivent être suivies au cours de la réalisation d'un
projet. Ils permettent de vérifier les progrès
réalisés en fonction de l'atteinte des résultats et /ou
des objectifs du projet. De ce fait, ils mesurent le
succès d'un projet et permettent l'identification des
situations problématiques qui peuvent compromettre la satisfaction des
objectifs visés6.
Les différentes catégories d'indicateurs
généralement rencontrées sont :
- les indicateurs de réalisation
physique : il s'agit généralement d'unité de
mesure des résultats, des actions entreprises tels que les
kilomètres de routes bitumés, le nombre de salle de classes
construites, le nombre de puits forés ou de superficies
emblavées, le nombre de centres communaux de santé construits
etc.
- les indicateurs de moyen : les moyens sont
des facteurs que l'administration met en oeuvre directement ou indirectement
pour réaliser son action. Aussi, a-t-on comme exemple d'indicateur de
moyen, le niveau ou le montant des crédits alloués.
- les indicateurs de résultats : le
résultat d'un projet est l'ensemble des produits (output) que ce projet
a permis d'atteindre. Il exprime l'attente première de la
réalisation physique. Exemple : niveau de scolarisation atteint
grâce à la construction d'un certain nombre de salle de
classes.
- les indicateurs d'impact : ils ont trait
au but ou à l'objectif global du projet. Ils permettent de mesurer la
qualité ou la quantité des résultats obtenus à
l'aide du projet.
- les indicateurs de risque : ils servent
à mesurer l'influence des facteurs exogènes identifiés
comme critique pour le projet. Ils ont souvent trait à la
capacité technique ou morale des individus ou des administrations qui
interviennent dans la mise en oeuvre du projet.
Les indicateurs apparaissent donc comme des outils majeurs
pour le suivi et l'évaluation des projets et programmes. C'est en cela
que leur choix doit être fait de manière rigoureuse et
méthodique.
6 Nestor AHOVO ADJOVI, Module de formation sur les
indicateurs de performance, Cotonou, octobre 2002
2.4.4 Notion de suivi d'un projet
GUENEAU. (1984) affirme que « ...la
phase de suivi au niveau des projets de développement est une phase
critique et très sensible qui conditionne la bonne exécution d'un
projet...». Selon cet auteur, bon nombre de facteurs bloquent les
projets/programmes dans la phase de suivi. Ce sont entre autres : la
concentration des responsabilités qui fait reposer le projet/programme
sur un individu, le manque de formation, etc.
NEU (2006)7, dans une de ses
parutions écrivait que le suivi fourni des données de base
à l'évaluation, l'efficacité de l'évaluation
dépend donc du niveau de cohérence qui se dégage du choix
des indicateurs de suivi et d'évaluation. Ces indicateurs tiennent
étroitement compte des critères évaluatifs que sont :
l'efficacité, l'efficience, la pertinence, la cohérence, la
viabilité, la reproductibilité et l'impact.
HODONOU et al (2003),
« le suivi est une appréciation continue de la mise en oeuvre d'un
programme/projet par rapport au calendrier d'exécution et de
l'utilisation des intrants, des infrastructures et des services par les
bénéficiaires du projet. »... Cette définition a le
mérite de donner une définition compréhensible de la
notion de suivi mais elle a pour lacune de mentionner que le suivi doit
être fait « uniquement » par les populations
bénéficiaires. En effet, nous sommes au Bénin où
les populations bénéficiaires, parfois analphabètes
ignorent pour la plupart leur rôle dans le suivi des projets. C'est dire
donc que la mise en oeuvre du suivi passe non seulement par les
bénéficiaires mais aussi et surtout par des organismes
spécialisés dans le suivi de projet.
7 NEU, D «Des outils pour programmer, suivre,
evaluer et presenter ses projets D aujourd'hui, n°47, Groupe de
recherche et d'echange technologique, Avril 2006
CLARCK (1995) distingue quant à lui
deux principaux types de suivi :
- le suivi de processus : il mesure les moyens par lesquels les
objectifs sont
atteints, ceci inclut l'utilisation des données saisies,
l'information sur les
progrès des activités et la façon dont les
activités sont menées ;
- le suivi d'impact : il examine l'impact des activités
du projet sur les
objectifs.
Il estime pour sa part, que le suivi devra être une
part entière du processus de gestion de tout projet. Pour cela, des
ressources financières suffisantes devront être affectées
au suivi des activités, de même qu'à la formation, au
soutien et à la supervision du système de suivi.
ARNOULD et RENAUD (2008), le suivi de projet
consiste entre autre à faire le point des tâches afin de s'assurer
de la cohérence entre les dates prévues par le planning et les
dates réelles de réalisation. Et dans ce cadre, on utilise
généralement un outil visuel et compréhensible pour tous,
appelé diagramme de GANTT. Pour suivre l'avancement d'un projet, selon
ces mêmes auteurs, deux (02) techniques sont utilisées. Il s'agit
de la méthode de la ligne isochrone et de la méthode de la ligne
de référence. La première permet de visualiser les
avancements du projet à une date donnée et de préciser si
une tâche a commencé, en avance ou en retard. La seconde
sépare ce qui devrait être fait de ce qui reste à faire
selon le planning GANTT de référence. Les tâches
terminées étant positionnées entre les dates
réelles de début et de fin tandis que les tâches en cours
sont positionnées à partir de leurs dates réelles de
début et leurs dates prévisibles de fin.
2.4.5 Notion d'évaluation
OUEDRAOGO et al (2009) définie
l'évaluation comme une activité périodique qui consiste
à mener des investigations approfondies sur l'état de la mise en
oeuvre du projet/programme pour apprécier le niveau de
réalisation des résultats et des objectifs. Elle signifie
l'analyse des informations recueillies au
cours du processus du suivi et leur appréciation au
regard des objectifs poursuivis. L'évaluation est l'examen
périodique des réalisations. Elle est aussi l'appréciation
systématique et objective de la pertinence, de la performance et du
succès en cours ou achevée d'un projet/programme/plan. Il s'agit
d'un exercice de durée limitée qui fait apparaître les
effets sur la société, le groupe cible
bénéficiaire, l'environnement ou l'économie locale ou
nationale. L'évaluation vise à répondre aux questions
suivantes :
- Qu'a-t-on réalisé ? Ce qui était
prévu, dans les conditions initiales ?
- Quels effets et impacts ont été obtenus ?
L'évaluation permet d'apprécier la pertinence,
la cohérence, l'efficacité, l'efficience et l'impact de la mise
en oeuvre du projet/programme ou plan. Elle permet de déterminer dans
quelle mesure et avec quel degré de succès ou d'échec, les
résultats et les objectifs escomptés ont été
atteints (efficacité). Elle vise également à
vérifier si les résultats et objectifs atteints sont fonction
d'une utilisation optimale (efficience) des ressources. L'évaluation
permet de tirer les renseignements sur l'adéquation entre la
stratégie utilisée et la faisabilité des résultats
et effets attendus. En plus, elle vise à établir des liens de
cause à effet entre les activités réalisées, les
ressources dépensées et les résultats
obtenus...8
Elle peut être définie comme une photo, un
diagnostic, une appréciation, une aide à la décision. Elle
peut également être perçue comme un système
d'analyse périodique ayant pour rôle d'apprécier les
actions et les résultats du projet aux différentes étapes
de son cycle.
Selon les étapes du cycle de vie du projet, on distingue
:
- L'évaluation ex anté (son but est de
préparer l'exécution du projet en situant sa pertinence et en
estimant les effets directs et indirects escomptés) ;
- L'évaluation continue (couvre toute la
période d'exécution du projet) ;
8 Information tiree du rapport definitif de la
strategie de suivi evaluation des projets et programme de developpement
du Burkina Faso page 16 (mai 2009)
- L'évaluation terminale (elle se produit à la
dernière phase du projet) ;
- L'évaluation ex-post (elle est rétrospective et
se produit deux, trois voire cinq ans après la fin du projet).
2.4.6 Notion de suivi-évaluation
Pour ADIAMBIOKOU J. (2007), « le
suivi-évaluation est considéré comme un flux continu
d'informations, une courroie de transmission d'informations en rapport avec les
objectifs du projet et ses actions, un outil interne d'aide à la prise
de décision à mettre à la disposition de chacun des
responsables du projet ». Il doit permettre à l'équipe du
projet de répondre aux questions suivantes : est-ce que tout se
déroule comme prévu (suivi et exécution) et quel
changement a-t-il induit dans la zone ?
Le suivi-évaluation doit répondre aux
préoccupations suivantes :
- informer à temps les responsables du projet des
anomalies ou distorsions survenues au cours de l'exécution des
activités du projet et pour des décisions de correction ou de
modification à prendre ;
- rendre compte des réalisations des projets à
travers ses composantes ;
- apprécier les effets et impacts induits par le projet
en rapport avec les réalisations du projet.
Pour JOLIVET. (2008)9, les
dérapages et le dysfonctionnement dans le pilotage de projet
résident entre autres dans le fait que :
- l'information circule mal et reste pour certains une source de
pouvoir ;
- celui qui travaille sur le projet ne sait pas « à
quoi cela sert » l'information ou pourquoi il faut la collecter.
Legros (2011) définit le suivi
évaluation comme « une analyse des écarts, ainsi que les
ajustements périodiques à envisager dans le déroulement
du
9 Francois JOLIVET « Manager l'entreprise par
projets : les metaregles du management par projets» Collection pratiques
d'entreprises, Editions EMS, fevrier 2008. Page 27
programme ». Il peut être considéré
comme un passage du statique à un suivi plus actif comme processus
continu d'évaluation, de réflexion, d'étude et
d'alimentation / création des outils et d'adaptation des
méthodes.
Exécution du suivi et de l'évaluation
|
Suivi
|
Evaluation
|
Objectifs
|
- Améliorer l'efficience, modifier le
plan d'activité ou l'affectation des
ressources.
- Clarifier les objectifs et leur
transformation en indicateurs de
performance.
- Comparer régulièrement les
réalisations par rapport au plan établi.
- Communiquer les progrès aux
responsables et les alerter sur les
difficultés.
|
- Examiner les relations causales conduisant des
activités aux résultats.
- Expliquer pourquoi certains
résultats ne sont pas atteints.
- Fournir des enseignements pour
améliorer
l'efficacité, les effets,
l'impact de la future
programmation.
|
Principales
activités
|
- Définir des indicateurs, recueil
régulier d'informations, comparaison
avec le plan
établi,
|
-Appréciation, mesure
systématique des effets, recherches des
causalités par des méthodes rigoureuses.
|
Fréquence
|
Journalier, hebdomadaire, mensuel,
trimestriel selon les variables et les programmes
|
Episodique, à mi-parcours, en fin de programme, etc.
|
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Sources : LEGROS A. (2011) définition et
implantions des systèmes de suivi- évaluation,
séminaire/atelier SETYM International
2.4.7 Le système de suivi-évaluation
Selon Legros A. (2011) Avant la mise en
place d'un système de suiviévaluation, il faut
préalablement opérationnaliser les indicateurs de performance.
Cette opérationnalisation permet de déterminer :
- La nature des informations ;
- Les sources des informations disponibles ;
- La situation de départ ;
- La méthode et la périodicité de collecte
des données ;
- Le responsable de la collecte ;
- Les coûts des informations ;
- La durée et la viabilité des informations.
IBRAHIM (2011) le système de
suivi-évaluation est un mécanisme qui permet d'enregistrer au fur
et à mesure les informations et les données nécessaires
pour suivre l'évolution ou le progrès d'un projet.
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