I.2.7.3. Phase de clôture
§ Projet du rapport d'audit
Parlant du projet du rapport d'audit, on voit l'ensemble des
FRPA que l'on a classé de manière logique et par ordre
d'importance. Rappelons que les FRPA présentent la totalité des
constats, les causes, les conséquences et les recommandations
formulées.
Maintenant, la synthèse est effectuée en ne
reprenant que le problème de chaque FRPA. En réorganisant sans
modifier les énoncés puis en ajoutant des titres de regroupement,
on obtient un document dit " Projet du rapport d'audit".
§ Le rapport proprement dit
C'est un rapport qui est adressé aux principaux
responsables concernés par la mission d'audit et à la direction.
Les conclusions du rapport d'audit doivent reprendre à synthèse,
la capacité de l'unité, organisation auditée, à
accomplir sa mission et met l'accent sur les dysfonctionnements
constatés afin de développer les actions de progrès.
Notons donc mieux que le rapport d'audit est le document le
plus important qui engage le responsable de l'audit. Il doit donc être
complet, conclusif, écrit et final.
Considéré comme point culminant de la mission
d'audit, ce document sert à déclencher les réflexions de
la direction générale en vue du lancement des actions du
progrès.
Néanmoins, un rapport doit respecter certains
principes :
- Il doit être présenté aux responsables
audités à l'état de projet, puis discutés avec eux
avant d'être diffusé définitivement ;
- Il doit être bien structuré et ordonné
pour permettre une compréhension de la part des lecteurs ;
- Il doit comporter bien des détails et une
synthèse ;
- Il doit être objectif, clair, utile et plus
convaincant possible ;
- Il doit être revu par un comité de lecture
interne du service d'audit avant diffusion ;
- Sa diffusion doit être effectuée dans un
délai raisonnable.
§ Réunion de clôture
Les personnes qui ont participé à la
réunion d'ouverture, participent également à celle de
clôture. Celles-ci sont appelées à juger et
apprécier le travail réalisé par rapport à celui
que les auditeurs avaient l'intention de faire (réunion d'ouverture).
On va donc y retrouver les audités avec leurs
collaborateurs, l'hiérarchie directe, etc. A l'ordre du jour, l'examen
du rapport d'audit est le seul point qui domine. En vue d'une analyse
approfondie, chaque participant devra recevoir copie du dit rapport quelques
jours avant la réunion. Et, l'examen du présent rapport vient
après une présentation par le responsable de la mission.
Signalons toute fois que, pour réaliser leur mission,
les auditeurs internes devront faire preuve des certains principes que nous
jugeons utiles à rappeler.
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