L'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit
satisfaire aux exigences de régularité et de
sécurité pour assurer l'authenticité des écritures
de façon à ce que la comptabilité puisse servir à
la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de
l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion.
Un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des
informations de base ;
La mise à la disposition des utilisateurs des documents
requis dans les délais légaux fixés pour leur
délivrance.
· L'emploi de la technique de la partie double, qui se
traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un
débité et l'autre crédité. Lorsqu'une
opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au
débit des comptes doit être égal au total des sommes
inscrites au crédit d'autres comptes ;
· La justification des écritures par des
pièces datées, conservées, classées dans un ordre
défini dans le document décrivant les procédures et
l'organisation comptable, susceptible de servir comme moyen de preuve et
portant des références de leur enregistrement en
comptabilité;
· Le respect de l'enregistrement chronologique des
opérations : les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont
enregistrés en comptabilité, opération par
opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est
celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de
l'opération, ou celle de la réception des pièces d'origine
externe. Les mouvements sont récapitulés par période
préalablement déterminée qui ne peut excéder un
mois. Une procédure destinée à garantir le
caractère définitif de l'enregistrement de ses mouvements devra
être mise en oeuvre ;
· L'identification de chacun de ces enregistrements
précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu
de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les
références de la pièce justificative qui l'appuie ;
· Le contrôle par inventaire de l'existence et de
la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise.
L'opération d'inventaire consiste à relever tous les
éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature,
la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date de
l'inventaire. Les données de l'inventaire sont organisées et
conservées de manière à justifier le contenu de chacun des
éléments recensés du patrimoine ;
· Le recours pour la tenue de la comptabilité de
l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure
dans le SYSCOA ;
· La tenue obligatoire des livres ou autres supports
autorisés ainsi que la mise la mise en oeuvre de procédures de
traitement agréées, permettant d'établir les états
financiers annuels.
Article 18 : les comptes du
SYSCOA sont regroupés par catégories homogènes
appelées classes. Pour la comptabilité générale,
les classes comprennent :
· Des classes de comptes de situation ;
· Des classes de comptes de gestion.
Chaque classe est subdivisée en comptes
identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon
leur degré de dépendance vis-à-vis des comptes de niveau
supérieur, dans le cadre d'une codification décimale.
Le plan de comptes de chaque entreprise doit être
suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des
opérations.
Lorsque les comptes prévus par le SYSCOA ne suffisent
pas à l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses
opérations, elle peut ouvrir d'autres divisions nécessaires.
Inversement, si les comptes prévus par le SYSCOA sont trop
détaillés par rapport aux besoins de l'entreprise, elle peut les
regrouper dans un compte global de même niveau, plus contracté,
conformément aux possibilités offertes par le SYSCOA et à
condition que le regroupement ainsi opéré puisse au moins
permettre l'établissement des états financiers annuels dans les
conditions prescrites. Les opérations sont enregistrées dans les
comptes dont les intitulés correspondent à leur nature.
Article 19 : les livres
comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :
· Le livre-journal, dans lequel sont inscrits les
mouvements de l'exercice enregistrés en comptabilité, dans les
conditions exposées au quatrième point de l'article 17 ;
· Le grand-livre, constitué par l'ensemble des
comptes de l'entreprise, où sont reportés ou inscrits
simultanément au journal, compte par compte, les différents
mouvements de l`exercice ;
· La balance générale des comptes,
état récapitulatif faisant apparaître, à la
clôture de l'exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le
solde créditeur, à l'ouverture de l'exercice, le cumul depuis
l'ouverture
de l'exercice des mouvements débiteurs et le cumul des
mouvements créditeur, le solde débiteur ou le solde
créditeur, à la date considérée ;
· Le livre d'inventaire, sur lequel sont transcrits le
bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le
résumé de l'opération d'inventaire. L'établissement
du livre-journal et du grand-livre peut être facilité par la tenue
de journaux et livres auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de
l'importance des besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux de ces
supports sont périodiquement et au moins une fois par mois
respectivement centralisés dans le journal et dans le grand-livre.
Article 20 : les livres
comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni
altération d'aucune sorte. Toute correction d'erreur s'effectue
exclusivement par inscription en négatif des éléments
erronés ; l'enregistrement exact est ensuite opéré.
Article 21 : les entreprises
qui relèvent du système minimal de trésorerie tiennent une
simple comptabilité de trésorerie dans les conditions
fixées par le SYSCOA. Les états financiers dans ces entreprises
ainsi que leurs règles d'établissement font l'objet d'une
édition distincte.
Article 22 : lorsqu'elle
repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recourir
à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de
régularité et de sécurité requises en la
matière de sorte que :
· Les données relatives à toute
opération donnant lieu à un enregistrement comptable comprenant,
lors de leur entrée dans le système de traitement comptable,
l'indication de l'origine du contenu et l'imputation de ladite opération
et puissent être restituées sur papier ou sous une forme
directement intelligible ;
· L'irréversibilité des traitements
effectués interdise toute suppression, addition ou modification
ultérieure d'enregistrement ; toute donnée entrée doit
faire l'objet d'une validation, afin de garantir le caractère
définitif de l'enregistrement comptable correspondant ; cette
procédure
de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque
période qui ne peut excéder un mois ;
· La chronologie des opérations écarte
toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition
ultérieure ; pour figer cette chronologie, le système de
traitements comptables doit prévoir une procédure
périodique (dite « clôture informatique ») au moins
trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui
suit la fin de chaque période considérée ;
· Les enregistrements comptables d'une période
clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la
date de valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent ;
toutefois, lorsque la date de valeur comptable correspond à une
période déjà clôturée, l'opération
concernée est enregistrée au premier jour de la période
non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de
l'opération est mentionnée distinctement ;
· La durabilité des données
enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation
conforme à la réglementation en vigueur. Sera notamment
réputée durable toute transcription indélébile des
données qui entraîne une modification irréversible du
support ;
· L'organisation comptable garantisse toutes les
possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la
reconstitution ou la restitution du chemin de révision et en donnant
droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à
la programmation et aux procédures de traitement, en vue notamment de
procéder aux tests nécessaires à l'exécution d'un
tel contrôle ;
· Les états périodiques fournis par le
système de traitement soient numérotés et datés.
Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative
établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la
conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les
délais requis.
Chaque donnée, entrée dans le système de
traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit
être appuyée d'une pièce justificative probante.
Article 23 : les
états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les
quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice. La date
d'arrêté doit être mentionnée dans toutes les
transmissions des états financiers.
Article 24 : les livres
comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces
justificatives sont conservés pendant dix ans.
