II. ORGANISATION FONCTIONNELLE DE LA COMPTABILITE
II.1. LE SYSTEME COMPTABLE UTILISE
Ed.PA utilise le système classique pour la tenue de sa
comptabilité. Compte tenu de sa taille et de son niveau
d'activité qui n'est pas très élevé ce
système lui permet d'assurer un meilleur suivi de ses
opérations.
II.2. LES TÂCHES COMPTABLES
Il s'agit de l'ensemble des opérations
régulières que la comptabilité d'une entreprise effectue.
A Ed.PA, on distingue les tâches courantes et les tâches
périodiques.
II.2.1. Les tâches courantes
Ce sont des tâches que le comptable accompli au jour le
jour ; il s'agit de :
a. La vérification des pièces
justificatives
Lorsque les pièces justificatives arrivent au service
comptable, elles font l'objet d'une vérification portant sur:
- les montants
- les cachets
- les noms de l'expéditeur et du destinataire
Lorsqu'il décèle des anomalies sur les
pièces qu'il vérifie, le comptable procède à leurs
corrections auprès des émetteurs de ces pièces avant leur
enregistrement dans la comptabilité.
b. Le recensement et le collage des pièces
comptables
Après la vérification, les pièces comptables
sont classées par date et par nature et sont ensuite collées sur
des papiers.
Exemple: deux reçues d'achat de carburant ayant
été consommé le même jour sont collés sur le
même papier.
c. Le classement des pièces
comptables
Les pièces comptables collées sont ensuite
classées dans des chronos par ordre chronologique et par mois. Un
numéro est attribué à chaque pièce afin de
faciliter les recherches ultérieures.
d. L'imputation des pièces
comptables
Après le classement, le comptable doit rechercher les
comptes qui doivent être mouvementés au regard des informations
comptables fournies par les pièces. L'imputation est faite sur des
fiches d'imputation comptables qu'il agrafe sur chaque pièce.
Le but de cette opération est de faciliter
l'enregistrement des pièces à l'ordinateur et d'éviter les
erreurs.
Exemple : Imputation
Ed.PA. Sarl
|
Fiche d'Imputation
Comptable
|
Nature de l'opération : Achat Date : 14/08/2010
Références de la pièce : 121
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N° COMPTES
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MONTANTS
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Descriptions de l'opération
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Débit
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Crédit
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Débit
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Crédit
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1 186 441
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Achat de barres IPN de 80mm
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646200
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1 500
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213 559
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28 000
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401128
|
|
1 429 500
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e. La saisie des pièces
comptables
Après l'imputation, les pièces comptables sont
saisies à la machine sur Excel. La saisie se fait par pièce dans
l'ordre chronologique et suivant les numéros.
Exemple : Saisie de la pièce
précédemment imputée :
14/08/10
f.
604110 646200 445200 449200
401128
1429500
1186441
1500
213559
28000
Achat de fer
Droit de timbre
Etat, TVA récupérable sur achats
Acompte BIC
Hage Matériaux
(Achat de fer IPN)
Le contrôle des saisies
Une fois les saisies faites, le comptable procède
à leur contrôle en faisant le rapprochement avec les fiches
d'imputations comptables. Les éventuelles erreurs de saisie
constatées seront corrigées avant l'édition du journal
définitif.
g. La correction des erreurs
Toute erreur non corrigée se répercute dans les
documents utilisés ultérieurement et la comptabilité est
faussée. Les erreurs qui n'ont pas pu être décelées
lors du contrôle des saisies doivent être corrigées une fois
qu'elles sont décelées.
Les erreurs peuvent être décelées:
v' par leurs conséquences extracomptables par exemple
le fait de débiter le compte d'un client de l'entreprise à la
place d'un autre ; ce dernier se plaindra par la suite et l'erreur sera
corrigée
v' par l'inégalité des totaux du journal
v' par l'inexactitude de la balance
v' par omission ou par double enregistrement, etc.
Le procédé de l'inscription en négatif
est retenu par Ed.PA : Avant d'enregistrer correctement l'opération, le
comptable annule l'écriture erronée faisant jouer en sens
identique les mêmes comptes mais en y portant comme sommes les nombres
opposés des nombres primitifs.
h. La tenue de la caisse de menu
dépenses
Les dépenses dont le montant est inférieur ou
égal à 50.000 FCFA sont réglées par la caisse de
menu dépenses. Le comptable veille à la sécurité de
cette caisse et en détient exclusivement les clés.
Il effectue à chaque approvisionnement un
contrôle de caisse et tout manquant non expliqué est soldé
(payé). Le montant maximal autorisé dans la caisse est de 200.000
FCFA et une procédure de réapprovisionnement est engagée
lorsque le montant des espèces est inférieur ou égal
à 15.000 FCFA. Toute fois lorsqu'il y a une dépense urgente
à effectuer la caisse peut être réapprovisionnée
sans que le solde n'ait atteint ce minimum.
i. La gestion des stocks
Les stocks sont achetés selon les besoins des travaux
dont dispose l'entreprise. Il s'agit essentiellement des stocks de ciments et
autres matériaux de chantier. L'entreprise ne disposant pas encore de
magasinier, le comptable est chargé de la gestion de ces stocks.
j. La gestion des marchés
On distingue les marchés publics relatifs à
l'Etat et à ses collectivités publiques, et les marchés
privés relatifs aux particuliers. Tous les marchés publics de
l'Etat, quelque soit la source de financement, doivent être
exécutés toutes taxes comprises (TTC). Toutefois, en vue
d'éviter le financement du budget de l'Etat par les ressources
qu'allouent les bailleurs de fonds et assurer la neutralité de la TVA du
point de vue de l'attributaire, l'Etat a mis en place, un mécanisme de
prise en charge des impôts et taxes par le Budget National. Il s'agit de
la prise en charge de la TVA calculée sur le montant du marché au
moyen de chèques Trésor (ou chèques roses) et dont
l'attributaire est le redevable légal.
Le comptable est chargé de faire enregistrer aux
impôts les marchés dont l'entreprise est attributaire, et de
suivre la procédure d'exonération des marchés
exonérés de TVA.
Exemple : Procédure d'enregistrement de
marché exonéré de TVA dans la comptabilité :
04/03/10
411200
705120
443300
443000
445000
444110
444120
444110
571100
521120
449700
411200
444120
449700
M
M (HT)
X
(L+X)
N
(L-N)
X
(L-N)
(L-N)
M (HT)
X
M
X
X
Clients, ONG
Infrastructures routières
Etat, TVA facturée sur travaux
(Réhabilitation d'une route à Kienfangé)
10/04/10
Etat, TVA facturée
Etat, TVA récupérable
Etat, TVA due
Etat, TVA due chèque rose (Déclaration du
1er trimestre)
17/08/10
Etat, TVA due
Caisse
(Règlement TVA due du trimestre)
Banque Atlantique
Etat, chèques roses à recevoir
Clients, ONG
(Règlement du client)
Etat, TVA due chèques roses
Etat, chèques roses à recevoir
(Règlement de TVA par chèque rose)
Nota Bene :
M = Montant TTC du marché
M (HT) = Montant du marché HT
X = Montant de la TVA du marché (L+X) = Total TVA
facturée du trimestre
N = Total TVA récupérable du trimestre
k. Le suivi des cautions bancaires
La caution est un engagement que prend une personne physique
ou morale d'assurer un remboursement en cas de défaillance du
débiteur. On utilise aussi les termes se porter caution ou garant.
Les cautions bancaires interviennent lors des réponses aux
appels d'offres. Elles sont obtenues auprès des banques de la
société sur demande.
Lorsqu'il y a appel d'offres ou marché, il y est fait
mention de l'obligation aux soumissionnaires la présentation d'un ou
plusieurs cautions bancaires pour garantir le sérieux et la
capacité à assurer l'exécution du marché. Il s'agit
de la caution de soumission, la caution de bonne exécution, et la
caution de retenue de garantie.
L'une des tâches du comptable est de suivre toutes les
cautions bancaires.
k1. La caution de soumission (Annexe 6)
La caution de soumission est un document dans lequel la banque
de l'entreprise atteste qu'elle reste tenue à l'égard de la
structure qui lance l'avis d'appel d'offres, encore appelée maître
d'ouvrage, pour une somme déterminée par ce dernier et
généralement égal à 5% du marché s'il est
inférieur à 500 000FCFA et 10% s'il est supérieur à
500 000 FCFA. La banque s'engage donc à rembourser au maître
d'ouvrage le montant en question si :
=> Le soumissionnaire retire son offre pendant la
période de validité spécifiée par ce dernier sur le
model de soumission ou ;
=> Si le soumissionnaire, s'étant vu notifier
l'acceptation de son offre par le maître d'ouvrage pendant la
période de validité :
o Manque à signer ou refuse de signer le marché
alors qu'il est requis de le faire ;
o Manque à fournir ou refuse de fournir la garantie de
bonne exécution comme prévu dans les instructions aux
soumissionnaires de l'appel d'offres.
Le remboursement intervient dès réception de la
première demande écrite du maître d'ouvrage sans que ce
dernier ne soit tenu de justifier sa demande.
Toutefois, il mentionne dans sa demande que le montant qu'il
réclame lui est düparce que l'une ou l'autre des
situations ci-dessus, ou toutes les deux se sont
produites et il les mentionne nommément.
La garantie demeure valable jusqu'au 30ème
jour inclus suivant la fin du délai de validité des offres.
Après cette période, la banque procède à la main
levée sur la caution.
k2. La caution de bonne exécution
Elle intervient après attribution d'un marché
à l'entreprise. Dans ce document, la banque affirme se porter garant et
responsable à l'égard du maître d'ouvrage pour un montant
représentant un certain pourcentage du marché. Elle s'engage
à payer au maître d'ouvrage dès réception de la
première demande déclarant que la société ne
satisfait pas à ses engagements contractuels, sans argutie ni
discussion, le montant de la caution, sans que le maître d'ouvrage n'ait
à prouver ou à justifier les motifs de sa demande.
La garantie que constitue cette caution demeure valable
jusqu' à la date de délivrance du procès-verbal de
réception provisoire. Après cette date, la banque prononce la
main levée sur la caution.
Il est à noter que la caution, qu'elle soit de
soumission ou de bonne exécution, entraîne un blocage du montant
de la caution dans le compte en banque de la société, si ce
compte est provisionné, sinon la banque crédite le compte du
montant et fait supporter à la société les charges
occasionnées.
k3. La caution de retenue de garantie
La caution de retenue de garantie est un document
délivré par la banque et dans lequel cette dernière
déclare se porter caution solidaire de la société en
faveur du maître d'ouvrage jusqu'à concurrence du
montant de la caution. Cette caution entre en vigueur et prend effet dès
le versement du montant de la retenue de garantie sur le compte en banque de la
société par le maître d'ouvrage. Le montant de la caution
de retenue de garantie est une partie du montant de la facture que le
maître d'ouvrage ne verse pas à la société durant la
période de la garantie. Le maître d'ouvrage reverse donc ce
montant dans le compte en banque de la société. La banque bloque
le montant jusqu'à la fin de la période de garantie. Après
cette période, si la garantie n'est pas entrée en jeu, la banque
procède à la main levée sur le montant, sinon il est
reversé au maître d'ouvrage.
Exemple d'enregistrement de la commission d'engagement que la
banque retient pour une caution de soumission :
631800
445400
521120
30000
5400
35400
Autres frais bancaires
Etat, TVA récup/Services ext
Banque Atlantique
(Commission d'engagement sur caution)
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