I.2. NATURE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Les pièces justificatives qui circulent dans la
comptabilité sont de deux (02) ordres ; on distingue les pièces
d'origine externe et celles d'origine interne.
I.2.1. Les pièces d'origine externe
Ce sont :
> Les factures fournisseurs qui permettent de constater les
dettes de l'entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs. Elles
comprennent:
o Les factures de consommations d'eau,
d'électricité, de téléphone ; o Les factures
d'achats de fournitures de bureau ;
o Les factures d'achats de petits matériels et outillages
;
o Les factures de transports sur plis ;
o Les factures d'achat de matériaux de construction ;
o Les factures de locations de matériels et de locaux;
o Les factures des consultants en partenariat avec
l'entreprise.
> Les reçues de consommation du carburant
utilisé par le personnel dans l'exécution de leurs tâches
;
> Les chèques de règlement des clients : Ces
chèques sont établis par les clients en guise de règlement
de leurs dettes ;
> Les documents en provenance de la banque : Ce sont
essentiellement :
o les avis de débit qui informent Ed.PA.Sarl des
prélèvements opérés sur son compte soit au profit
des tiers, soit au profit de la banque elle-même (frais bancaires, agios,
commissions) ;
o les avis de crédit qui informent Ed.PA. Sarl de
l'encaissement d'un
chèque remis par le service comptable ou d'un virement
reçu ;
o les relevés bancaires qui récapitulent les
opérations réalisées par le
biais de la banque, ces relevés servent à
l'établissement des états de
rapprochements bancaires ;
o Les cautions bancaires ;
o Les bordereaux de versement.
> Les documents en provenance de l'administration fiscale et
sociale tels que :
o Les certificats de non engagement ;
o Les copies d'attestation de la CNSS ;
o Les copies d'attestation de la Direction Régionale du
Travail et des Lois sociales (DRTLS) ;
o Les certificats de non faillite ;
o Les attestations de situation fiscale, etc.
> Les quittances de règlement;
> Les factures pro forma qui sont des documents
établis par les fournisseurs à partir des demandes de prix. Elle
permet de connaître les renseignements sur le prix des articles, les
différents modes de paiement, et les délais de livraison
éventuels ;
> Les bons de livraison qui sont des documents
établis par les fournisseurs indiquant les références de
la commande, la désignation et la quantité des articles
livrés, la date et le numéro du document.
I.2.2. Les pièces d'origine interne
> Les factures à la clientèle (Annexe 3) qui
sont des factures fournies aux clients à la fin des prestations rendues
à ceux-ci. Ces factures permettent de faire le point des créances
de l'entreprise. Chaque facture définitive porte les mentions suivantes
: les nom et références de Ed.PA, la date d'établissement
de la facture, les nom et références du client, le numéro
de la facture, la désignation des travaux ou services, les
quantités et les prix. Enfin, la facture établie est conclue par
la fameuse formule « Arrêtée la présente facture
à la somme de (montant de la facture) » ;
> Les décomptes des travaux effectués (Annexe
4) : Ce sont des documents qui permettent à l'entreprise de
réclamer des paiements intermédiaires sur les travaux ou
prestations en cours d'exécution en fonction de leur état
d'avancement ;
> Les devis ou factures pro forma ;
> Les chèques de règlement des fournisseurs :
Ces chèques sont émis en
règlement de toute facture
dont le montant est supérieur à 50 000 FCFA ;
> Les pièces de caisse : Elles servent de
pièces comptables et justifient les entrées et sorties de
liquidités de la caisse de menu dépenses. Elles sont de deux
types :
o Les pièces de caisse dépense : ce sont des
pièces justificatives de sortie de liquidité au
bénéfice d'une personne soit pour effectuer
une opération au compte de la société, soit
pour régler une dette de la société ;
o Les pièces de caisse recette : elles justifient tout
approvisionnement de la caisse de menues dépenses. Sur ces
pièces, le comptable appose sa signature en certifiant avoir
reçu, soit un certain montant pour approvisionner la caisse, ou en cas
règlement d'un client
> Les pièces de banque : Elles sont utilisées
pour l'émission des chèques et portent les mentions suivantes :
la date, la banque, le N° du chèque, le
bénéficière, le montant et le motif du chèque. La
pièce est agrafée à la copie du chèque et
classée dans le chrono de banque concerné ;
> Les déclarations Fiscales ou sociales (Annexe 5) qui
sont établis et adressés au service des impôts ou à
la CNSS. Ce sont des modèles conçus par l'Administration fiscale
ou sociale que Ed.PA se contente de remplir ;
> Les bons de commande : toute commande doit être
autorisée par le Directeur Général et fait l'objet d'un
bon de commande valorisé. Ce document donne les caractéristiques
principales des articles, précise les quantités et les prix
auxquels ils seront livrés ;
> Les bons de réception qui sont les doubles des bons
de livraison signés par le comptable après contrôle des
achats ;
> Les bulletins de paie du personnel ; > Les factures des
frais de mission.
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