5.2 La G .E. D. (Gestion Electronique de
Documents)
La G.E.D. gère des documents à caractère
multimédia (audio-vidéo-scripturaux) réceptionnés
sous une forme non structurée. Elle est rentrée dans les banques
pour résoudre les problèmes de conversation et de diffusion de
trois types de documents : les « listings
papier »issus des ordinateurs centraux, les fichiers d'historiques et
ceux des transactions.
La numérisation et les logiciels de gestion de
données permettent l'optimisation de la circulation et de l'archivage de
l'importance quantité de documents reçus et utilisés par
les sociétés bancaires. Grâce à cet outil,
l'état de progression d'un dossier peut être suivi à la
trace. Des utilisations courantes concernant par exemple les crédits
documentaires, les rapports d'expertise...
5.3 Le « Groupware »
Le « Groupware », collectif en
français, constitue un concept global réunissant trois
fonctions : partage de l'information, messagerie évoluée et
« workflow ». Il permet d'envisager l'extension des
bénéfices de l'informatique, qui s'appliquait jusqu'alors
à des données fortement structurées (comptabilité,
gestion administrative...), à des systèmes beaucoup plus ouverts,
accueillant des informations hétérogènes et peu
structurées. Il transcende l'organisation documentaire, en
débouchant sur une informatique communicante dont les perspectives
laissent entrevoir l'avènement d'une ère largement ouverte
à la gestion des connaissances et au partage de l'information.
La technologie du « Groupware » permet de
traiter et d'échanger messages et documents, en associant dans les
applications bureautiques des systèmes de gestion en réseau et
des agendas électriques. Elle utilise des logiciels de travail de groupe
tels Lotus Notes et Novell.
Les applications courantes concernant la coordination
commerciale dans les grandes entreprises et les groupes internationaux, les
échanges de fonds documentaires (notes, rapports,
présentations...)
5.4 Le « workflow »
Le « workflow » compose une fonction
particulière du « Groupware » qui permet
d'automatiser et de programmer des flux de documents et d'informations entre
différentes équipes. Il commence à connaître un
réel succès dans les sociétés bancaires. Il est
destiné à optimiser les processus organisationnels. Cinq
fonctions principales sont habituellement remplies par un logiciel de
« workflow » :
La formalisation des processus et des procédures des
gestions,
L'optimisation et la rationalisation des flux d'objets
informationnels,
L'optimisation de la gestion des ressources,
Des simulations à partir de la modélisation de
l'organisation,
La mise en place d'outils de suivi et de contrôle de
l'exécution des taches internes.
L'avancement des nouvelles technologies permet aux banques
à la fois d'améliorer la gestion financière mais aussi de
proposer une optimisation de la répartition du travail à travers
la simplification et l'organisation des taches.
Les évolutions conduisent à une adaptation plus
performante des institutions aux attentes de leur clientèle en
revalorisant et en facilitant les taches des personnels.
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