4L'entreprise s'acquitte normalement des charges
sociales.
La comptabilité (ou service de paie ou le service du
personnel) doit être organisée pour connaître : la
liste des déclarations à effectuer (CGRAE ou CNPS, etc.) ;
les délais de paiement ; le taux à appliquer aux
salaires.
Les éléments de base du contrôle interne sont
à cet égard essentiellement la compétence du personnel et
la supervision par un responsable du respect des conditions propres à
l'établissement des déclarations (forme, délais, taux,
etc.)
5L'entreprise s'acquitte normalement des impôts assis
sur les salaires.
Ce sont principalement : la taxe sur le traitement des
salaires (ITS) ; la taxe d'apprentissage ; la participation des
employeurs à la formation professionnelle continue (FDFP) ;
contribution nationale à la reconstruction (CNR).
On mentionnera également :
Que la taxe professionnelle est assise en partie sur les
salaires ;
Que certaines taxes sont ; parfois temporairement,
instituées pour des motifs propres à la Nation (par par exemple
taxe pour la contribution nationale de reconstruction, cause de guerre.)
PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER
Elles se regroupent autour de trois questions
essentielles :
Toutes les charges et dettes de personnel ont-elles
été enregistrées ?
Toutes les charges et dettes enregistrées
concernent-elles bien l'entreprise ?
Les charges de personnel sont-elles enregistrées dans le
bon exercice ?
Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se
réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre
à chaque entreprise devant permettre de répondre :
- Soit non cela ne peut pas se produire, parce
que telle procédure existe ;
- Soit oui cela peut se produire, parce que pas
de procédures, procédure inadaptée, etc.
1Toutes les charges et dettes de personnel sont-elles
enregistrées ?
(Exhaustivité des
enregistrements)
a) Les risques pouvant exister
Non enregistrement de salaires et / ou de
rémunérations dues au personnel.
Non enregistrement des charges sociales sur les
rémunérations du personnel.
Ce dernier risque est particulièrement grave car il peut
entraîner le non-paiement de charges sociales et par suite des
pénalités.
Mentionnons également que le non-paiement de charges
sociales peut, dans certains cas particuliers, être assimilé
à une cessation des paiements. Il peut en résulter des risques
spécifiques sur la continuité de l'entreprise ou des obligations
de signaler la situation anormale (déclaration de cessation de
paiements)
b) Exemples de dispositifs à
examiner :
- Conditions de comptabilisation des
rémunérations ;
- Prise en compte de tous les éléments des contrats
(en particulier : primes, indemnités) ;
- Procédure de constitution des charges à payer en
fin d'exercice pour les frais de personnel ;
- Liaisons entre les services du personnel, de la paie et de la
comptabilité ;
- Procédure d'établissement des déclarations
suivie pour s'assurer qu'aucune n'est oubliée et que le
dépôt en est effectué en temps utile ;
- Procédure d'information du service
« comptabilité » pour les charges sociales à
enregistrer, provisionner et payer.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
- Sélectionner les dossiers de personnel et s'assurer que
toutes les rémunérations prévues sont
enregistrées ;
- Sélectionner certains avantages accordés au
personnel (primes, indemnités, etc.) et s'assurer qu'ils sont
enregistrés en temps utile :
- Vérifier pour plusieurs mois l'enregistrement effectif
des charges sociales.
2Toutes les charges et dettes
enregistrées concernent-elles bien l'entreprise ?
(Réalité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister
Paiement de personnel fictif ;
Paiement de salaires pour des travaux non
effectués ;
Paiement de salaires à des conditions non
autorisées ;
Erreur dans le calcul ou l'enregistrement de la paie.
b) Exemples de dispositifs à
examiner :
- Séparation des taches entre l'embauche,
l'établissement de la paie, l'enregistrement des charges, le paiement et
l'enregistrement des opérations de trésorerie ;
- Rotation du personnel dans le service de paie ;
- Existence de dossiers individuels et de lettres d'engagement ou
de contrats comprenant les rémunérations
autorisées ;
- Notification systématique au service
« paie » des engagements et des licenciements ;
- Contrôle des salaires non
réclamés ;
- Contrôle sur les différents lieux ou les paies
sont effectuées ;
- Rapprochements avec les paies des mois
précédents ;
- Procédures de contrôle des effectifs ;
- Impression des noms sur les journaux de paie et contrôles
effectués avec les dossiers ;
- Conditions de paiement de la paie (signature des chèques
ou virements, comparaison de la liste des chèques et virements avec le
journal de paie et rapprochements de banque par des personnes
indépendantes de la paie ;
- Procédure d'octroi de primes ;
- Suivi des heures supplémentaire ;
- Suivi des absences ;
- Contrôle des commissions ;
- Procédure retenue pour les déductions à
opérer ;
- Contrôles sur les paies au service
« paie » ;
- Contrôles éventuels par les chefs de service avant
distribution de la paie ;
- Vérification des paies avec les informations
détenues au service du personnel.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
- Sélectionner des personnes figurant sur les listes de
paie mensuelle (ou hebdomadaires) et se faire confirmer par un responsable la
présence effective de chacune des personnes choisies ; la cas
échéant, utiliser des moyens de recoupement divers pour
contrôler l'existence de ces personnes (relevés d'effectifs,
signature éventuelle des reçus de paie, etc.) ;
- Assister à la remise de la paie ;
- Sélectionner, à partir d'informations
détenues dans certains services, des personnes ayant quitté
l'entreprise et vérifier qu'elles ne figurent plus sur les listes de
paie mensuelles ;
- Contrôler la concordance entre la date de départ
des employés et la date portée sur le dernier bulletin de
paie ;
- Contrôler les temps enregistrés avec les
relevés d'horloge, les temps standards, les contrats, les absences et
les vacances ;
- Contrôler les heures supplémentaires payées
avec les relevés d'horloge et les autorisations
nécessaires ;
- Contrôler les salaires à la pièce avec les
approbations des contremaîtres ;
- Rapprocher les commissions payées et les ventes
effectuées ;
- Sélectionner des dossiers de personnel et
vérifier que toutes les autorisations de modifications y figurent pour
justifier le dernier salaire apparaissant sur la liste de paie ;
- Relever les conditions de salaire figurant dans certains
dossiers et les faire certifier par les personnes compétentes (chef de
service, directeur, etc.) ;
- Contrôler des fiches de paie, vérifier ou refaire
les calculs concernant : la rémunération brute à
partir du contrat ; les heures supplémentaires ; les
primes ; les déductions (taux, base, plafond, CNPS, etc.) ;
les totaux et sous totaux ;
- Contrôler le récapitulatif des paies : selon
leur importance, vérifier soit quelques pages et le
récapitulatif, soit l'ensemble ;
- Contrôler les reports des journaux de paie ;
- Contrôler l'enregistrement comptable avec le
récapitulatif des journaux de paie.
Remarque : Les
rémunérations des dirigeants doivent faire l'objet d'une
autorisation par le conseil d'administration.
3La coupure des charges est-elle faite
correctement? (Coupure des enregistrements)
Les travaux effectués (examen théorique et
pratique) pour obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes de
personnel ont bien été enregistrées (exhaustivité
des enregistrements) sont normalement suffisants pour obtenir l'assurance que
la coupure des enregistrements est correcte.
Toutefois, une assurance complémentaire peut
être obtenue par la recherche de dettes salariales non
enregistrées.
A cet égard, de manière usuelle, la
procédure la plus importante pour leur recherche consiste en un examen
des opérations enregistrées après la fin de l'exercice. En
effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par un
paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de trésorerie, les
journaux de paie ainsi que les pièces justificatives de l'exercice
suivant constitueront la base des recherches.
De manière complémentaire, une relecture
rapide des contrats importants du personnel et des litiges en cours avec le
personnel est susceptible de détecter des engagements auraient
déjà dû être comptabilisés.
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