3 Acceptation des livraisons (ou services rendus)
a) Les objectifs du contrôle interne
en ce domaine sont de garantir principalement que :
Les délais de livraison prévus sont
respectés ;
Les livraisons (ou services rendus) ne peuvent être
acceptées que si elles correspondent à une commande ;
Les Livraisons sont faites selon les spécifications de
la commande.
b) Organisation correspondante
Les éléments suivants constituent, en
général, les bases d'une organisation satisfaisante :
Un bon d'entrée (ou de
réception) est établi pour chaque
réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient
pré-numerotés.
Dans les petites entreprises, un double du bon de
commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre
dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais
à la condition que celui-ci soit numéroté des son
arrivée.
Un contrôle des réceptions est
prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées
que dans la mesure ou la réception correspond à un bon de
commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service
chargé de la réception possède une copie de l'ordre
d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises.
Un certain nombre de vérifications doivent être
effectuées ;
Elles sont généralement faites en deux
temps :
Contrôle de spécification et de
quantité par rapprochement entre le bon de commande et le bon
de réception ;
Contrôle de qualité de la
marchandises reçue ; il ne peut être fait que par une
compétente (en général un technicien) qui procèdera
soit de manière exhaustive, soit par sondages.
Les vérifications de qualité et de
quantité doivent être matérialisées sur le bon de
réception.
Les défauts de procédures quant aux
quantités et qualités reçues peuvent conduire, l'or de la
réception des marchandises :
à la non détection de quantités
reçues inférieurs à la commande ;
à l'acceptation de quantités ou de
qualités non commandées pouvant entraîner des
difficultés de production ou des coûts de retour de
marchandises.
Une fois ces contrôles effectués,
l'acceptation de la livraison doit être signifiée par
l'envoi de doubles du bon de réception au service
« achats »,à la comptabilité et,s'il s'agit
de marchandises à stocker,au magasin.
Pour le magasin, le bon de réception accompagne la
marchandise et sert de « prise en charge ».
Pour le service achats, cela lui permet d'être
informé de la livraison et de surveiller les délais de
livraison.
Quant à la comptabilité, nous verrons que le bon
de réception lui sert en attente de la facture.
Le service « achats » surveille les
délais de livraison à partir de bon de commande
expédiés et effectue les relances nécessaires.
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