2 Déclenchement de la commande
a) Objectifs du contrôle Interne
Le contrôle interne sur les opérations
relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes
d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des
besoins de l'entreprise,pour des quantités optimales et par des
personnes autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de
marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion
des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de
répondre de manière satisfaisant aux questions
suivantes :
Qui peut déclencher la commande ?
Quand passer la commande ?
Quelle quantité faut-il commander ?
A quel fournisseur doit-on s'adresser ?
b) Organisation correspondant à ces
objectifs
Les éléments suivants constituent, en
général, les bases d'une organisation satisfaisante :
Une demande d'achat est
établie par les services utilisateurs et transmise au
service »Achats » ;
Un bon de commande est
systématiquement établi, si possible sur des exemplaires
standards et pré numérotés,à partir des demandes
d'achats par le service « Achats » ;
Les fonctions ayant trait aux
commandes doivent être distinctes de celles de réception, de
stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du règlement des factures.
Les personnes autorisées
à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini ;
Les quantités à
commander sont déterminées en fonction des besoins de
l'entreprise ;
Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par
exemple, être déterminées par le magasinier en fonction
d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à
l'avance, ou par le service « Approvisionnement » en
fonction des besoins de production.
La date de passation de la commande et les qualités
à commander dépendent essentiellement des quantités en
stocks, des consommations et des délais de livraison. Une
procédure particulière doit être envisagée afin de
procéder à la relance des marchandises non livrées
à la date prévue.
Le non respect de telles procédures peut
conduire :
Soit à des achats excessifs par
rapport aux besoins normaux,pouvant se traduire par des frais financiers ou des
coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes
dues au vieillissement ou à la détérioration des
produits ;
Soit à des achats insuffisants ou
à contretemps, pouvant se traduire par des retards de
production, des pertes de vente, des frais excessifs de
réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux
prix.
La Signature des personnes autorisées
doit apparaître clairement sur le bon de commande ;
ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de
vérifier le bon de commande avant son envoie. Dans les
sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de
signatures reproduise un fac-similé des signatures
autorisées ;
Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par
comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard
à la qualité exigée. Généralement, il existe
une liste de fournisseurs agréés pour les différents
produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs
délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en
cause et d'une mise à jour périodiques.
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