Saisie d'articles en
complément de notice
Dans ma première semaine, je suis entré
très rapidement dans la recherche et le traitement documentaire.
Dans la base de données, on évite parfois de
créer une nouvelle notice, si un article à saisir parle de la
même chose qu'un autre article saisi récemment. C'est ainsi qu'on
procède parfois à des recherches pour ne pas créer
inutilement une notice car il est plus rapide de rattacher un article à
un autre article similaire plutôt que de créer une notice avec
toutes les rubriques que celle-ci comporte.
Voici quelques exemples d'articles associés à
d'autres articles déjà existants dans la base ou des
articles complétés après la saisie du service
communication :
· « Chantiers navals de la Ciotat :
Ascenseur pour la haute plaisance » du Journal de la
Marine Marchande du 7 décembre 2007
Associé à
« La Ciotat inaugure sa plate-forme pour
Méga Yachts » de TPBM du 14
Novembre 2007.
· « Fos 3XL et 4XL : l'appel d'Offres en
voie de lancement
Associés à
« Appels à Projets pour Fos 3XL et
4XL » de La Marseillaise du 3
décembre 2007.
· Net cacao débouté face à
Nestlé
(Rubrique Actualités Consulaires)
· La gare Saint Charles fait peau neuve
(Rubrique Economie, sous rubrique Aménagement)
· La zone des Paluds toujours attractive
(Rubrique Economie, sous rubrique Entreprises/Industries)
Saisie des articles de
Juillet en stock
En raison d'un déficit de personnel, le service avait
connu un grand retard pendant les mois de Juin et de Juillet 2007.C'est ainsi
que des dizaines d'articles n'avaient pas été saisis dans la
base.
Ainsi, un grand dossier, comportant les articles de juillet
m'ont été confiés avec la plus grande autonomie. Car je
disposais de la liberté pour juger de la pertinence ou pas de tel ou tel
article à bénéficier d'une notice mais aussi pour choisir
les descripteurs qui décrivent mieux l'article. J'ai également
pris une initiative personnelle pour modifier les titres d'articles pas assez
clairs afin de faciliter la recherche ultérieure par une tierce
personne.
Il s'agit en fait dans le champ titre de la notice de mettre
des termes pertinents qu'une tierce personne mettrait pour chercher un article
sur la question.
Voici quelques exemples permettant d'illustrer ce
travail :
· « Pardon !lavé de toute
accusation », article de Ecosud.
Une personne qui fait des recherches sur cet article ou sur
cette affaire ne pourra pas trouver des informations en faisant des recherches
sur le titre.
En général, la recherche par le titre n'est pas
efficace. Mais une personne étrangère à la base pourrait
être tentée par cette méthode d'où la
nécessité, pour moi, de mettre des termes qu'il est susceptible
d'utiliser dans le cadre de sa recherche.
Dans cet article, il était question de la
décision du tribunal de commerce de Marseille qui a rejeté
l'accusation de la Régie des transports de Marseille (RTM) concernant sa
demande de réparation du préjudice supposé causé
par la société Pardon. En effet, cette dernière avait
détourné de façon humoristique les initiales de la RTM
(Régie des Transports de Marseille) en Retarde Tout Marseille, faisant
référence à la longue grève de la compagnie des
transports ayant paralysé la ville de Marseille.
On voit donc qu'avec le titre
« Pardon ! lavé de toute
accusation », on n'en voit pas clair. D'où mon
initiative d'ajouter au titre de la notice Affaire RTM. Ainsi, le titre de la
notice devient : Affaire RTM : Pardon lavé de
Toute accusation.
Un autre fait très intéressant à
souligner réside dans le choix des descripteurs.
Dans cet exemple, j'ai eu le réflexe de regarder dans
le thésaurus, le descripteur Justice afin d'indexer
l'article. Il se trouve que ce descripteur est trop vague et ne permettait pas
une indexation précise. C'est en regardant Tribunal que j'ai vu la
rubrique Tribunal de commerce dans lequel j'ai trouvé le terme
Arbitrage commercial.
Toute la difficulté de l'indexation par un
thésaurus réside dans le fait de savoir ce que va mettre une
personne à la recherche d'un document précis. Parfois la
pertinence de tel ou tel descripteur peut être discutable.
Le même cas s'est posé dans un article de
l'Ecosud de Juillet 2007 sur les relations entre les entreprises et leurs
banques.
J'ai cherché automatiquement le descripteur Relations
et dans les sous rubriques j'ai regardé Relations Banque Entreprises
puis Relations Entreprise Clientèle. J'ai choisi ce dernier descripteur
que j'ai associé à établissement financier.
Dans cet exemple j'aurai pu être tenté de
regarder Banque mais dans ce cas je ne me serais pas tombé sur un
descripteur aussi précis qui met en évidence la relation entre
les entreprises et leurs banques.
Le choix des descripteurs se fait en se mettant à la
place de quelqu'un qui utilise rigoureusement le thésaurus. Car
jusqu'ici la base de donnée n'était pas encore public et
n'était accessible que via une vingtaine de postes.
Il est clair que sa mise à disposition publique pour
tous les autres services de la Chambre comme pour les acteurs
économiques de la région nécessiterait une bonne
explication du thésaurus aux chercheurs d'informations sur la base.
En plus de la difficulté existante dans le choix des
descripteurs matière, on est également confronté à
un problème de précision en ce qui concerne les descripteurs
géographiques.
En voici pour preuve, l'exemple de l'article de la Provence
sur la société Alpilles voyages.
L'article est intitulé : « Alpilles
Voyages étoffe son réseau d'agences en Provence ».
Dans cet article, il est mentionné que la
société va ouvrir quatre nouvelle agences en 2008 dans les villes
suivantes : Montpellier, Morières-lès-avignon, Aix et
Toulon.
Le problème est que le thésaurus
géographique n'utilise que les noms des départements
français et non ceux des villes ou des communes à l'exception des
communes du département des Bouches-du-Rhône.
Une méconnaissance des départements
français m'obligerait à faire de la recherche plus longue avant
de pouvoir indexer correctement.
Avec l'habitude, l'expérience mais aussi une bonne
culture géographique, j'ai utilisé automatiquement Hérault
pour Montpellier, Vaucluse pour Morières-lès-avignon, Var pour
Toulon et Aix-en-Provence qui est descripteur reconnu.
Au fur et à mesure que je m'habituais à
l'alimentation de la base, je découvrais chaque jour de nouvelles
astuces qui me renseignent sur la complexité de la gestion d'une base
de données mais aussi de la recherche documentaire.
Je prends l'exemple de la recherche que j'ai effectuée
sur le Tri sélectif. L'objectif était de trouver un article sur
le tri sélectif afin de l'associer à un autre article que j'avais
à indexer et qui était dans le dossier des articles de juillet
2007 non saisis.
Au début, j'ai recherché dans le
résumé avec les mots clés Tri sélectif et Eco
Emballages. Résultat : 0.
Deuxième tentative, j'ai recherché qu'avec le
titre de la notice en entrant le terme tri sélectif.
Résultat : 4 articles dont 3 avec les mots tri postal et 1 seul
avec tri sélectif.
L'article trouvé sur le tri sélectif est un
article de la Provence du 11 décembre intitulé :
« Déchets : La ville toujours en retard
pour le tri sélectif »
En cliquant sur le numéro de la notice, je
découvre paradoxalement dans le résumé le nom de la
société Eco Emballage que je cherchais en vain.
En fait, le problème est que Eco Emballage était
écrit dans le résumé de la base avec un trait d'union or
dans le résumé on ne met pas de train d'union. Il s'agissait
d'une erreur d'inattention de la part de la personne ayant indexé cet
article.
Pour éviter tout problème de cette nature dans
le futur, j'ai corrigé le résumé en enlevant le trait
d'union.
Dans le cadre de l'alimentation de la base de
donnée, j'ai été chargé d'un autre dossier
intitulé Entreprises diverses.
Dans ce dossier on trouve plus d'une centaine d'articles
concernant des entreprises de la région. Il s'agit également
d'articles qui auraient dû être dans la base mais qui n'y ont pas
été. Dans mon deuxième mois de stage, je me suis
majoritairement consacré au traitement de ce dossier comme je l'avais
fait pour le dossier du mois de juillet 2007 lors mon premier mois de stage en
Décembre.
Ces articles, comme l'indique le nom du dossier, parlent des
entreprises de la région Paca. Ma méthode de traitement
consistait d'abord à chercher dans le champ Entreprise de l'interface de
recherche le nom de l'entreprise en question dans un article.
Si je trouve des résultats, je les compare à
l'article en question pour savoir si je dois créer une nouvelle notice
ou plutôt si je dois rattacher l'article à traiter à un des
articles trouvés sur la base.
En cas de création d'une nouvelle notice je renseigne
le champ Entreprise afin que l'entreprise puisse être facilement
retrouvé sur la base en tapant simplement le nom. Car nombreuses sont
les entreprises qu'on ne pouvait retrouver que par le résumé
(Recherche avancée) ou en recherche libre via l'occurrence, ce qui exige
la clarté des documents scannés.
Dans le cas du résumé, il s'agissait souvent de
plusieurs entreprises citées et donc pas un article parlant
spécifiquement d'une entreprise particulière. Le texte libre
quant à lui est inefficace car les résultats ne sont pas souvent
pertinents.
A la fin de ma deuxième période de stage, plus
d'une centaine d'articles ont été mis dans la base avec de
nouvelles notices et à peu près autant en association avec
d'autres articles déjà existants.
Une technique particulière de classement a
été trouvée pour un traitement rapide de cette masse
d'informations. La technique est la suivante :
J'ai procédé à un classement des articles
par période et par thème.
Ainsi, j'étais à peu près sûr que
la plupart des articles de la même période (le même jour ou
la même semaine) traitent en commun les même sujets. Ainsi j'en
choisissais certains à mettre en notice et les autres en articles
rattachés donc sans création de notices. De la même
façon, je recherchais par rapport à la même période,
s'il n'y avait pas dans la base des articles similaires. Dans ce cas, je ne
crée pas de notice. Je rattache directement les articles aux notices
déjà existantes.
Sans cette technique je mettrais énormément du
temps à traiter plusieurs dizaines d'articles traitant l'affaire des
alliances Corsica Ferries, CMN et SNCM. Tantôt on trouvait des articles
parlant de l'alliance de l'une à l'autre, tantôt la
séparation. De plus le feuilleton judiciaire était tels que des
dizaines d'articles émanent de sources différentes relataient les
différentes décisions judiciaires sans un ordre chronologique.
Il s'agissait d'un véritable imbroglio judiciaire qu'il
ne fallait pas certainement reprendre intégralement dans la base. J'ai
du avertir mon responsable de l'immensité de la redondance des
informations. Et une liberté m'a été ainsi donnée
pour un traitement des articles que je juge essentiels.
Ceci m'amène à formuler un certain nombre de
propositions destinées à améliorer l'alimentation mais
aussi la recherche dans la base de donnée :
Ø Plus de rigueur dans les résumés par le
choix de plusieurs mots clés susceptibles d'être utilisés
par une tierce personne recherchant dans la base. Ce qui nécessite un
résumé assez complet avec peu de mots vides mais des termes
pertinents comme le nom de l'entreprise, le thème abordé par
l'article, le contexte etc.
Ø Plus de descripteurs car beaucoup de mots clés
manquent dans le thésaurus comme c'était le cas pour le terme
Pôle de compétitivité qui n'a été
ajouté que récemment.
Ø Plus de qualité que de la quantité. En
fait, on pouvait choisir d'être plus rigoureuse dans le choix des
articles donc en ne prenant que les articles pertinents mais en faisant bien
les notices notamment par des résumés complets.
En résumé je peux dire que mon initiative
personnelle et mon autonomie reposaient sur le choix des bons descripteurs, des
mots clés pertinents dans le résumé ainsi que le jugement
sur la nécessité ou pas de créer une nouvelle notice pour
tel ou tel article.
Avec, quotidiennement, plus d'une dizaine de notices
créées et autant d'articles rattachés pendant les deux
premiers mois de mon stage, j'ai grandement contribué à rattraper
l'énorme retard constaté dans l'alimentation de la base EDIP
devenu EcoPress.
Dans les deux pages qui suivent, je vais présenter
concrètement l'interface de saisie qui permettra de mieux
représenter ce que je viens de décrire jusqu'ici.
Cette interface de saisie est différente de l'interface
de recherche présentée dans la première partie concernant
la recherche dans la base de données.
Mode d'affichage des notices créées
(haut de l'interface de saisie)
Mode d'affichage des notices
créées (Bas de l' interface de saisie)
TROISIEME PARTIE :
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