I.2 AU NIVEAU DES ENCAISSEMENTS
Les encaissements12 sont realises par banque ou
par caisse. Les encaissements en especes concernent essentiellement les
ventes qui sont importantes.
1.2.1-Lcs cncaisscmcnts par chèquc
Le courrier parvient non decachete a un service «
reception du courrier » qui est souvent le standard dont les employes
n'ont pas acces a la tresorerie et aux comptes « clients » ils sont
ensuite achemines a la tresorerie pour les diverses formalites a remplir.
Ensuite les personnes disposant de la signature en banque
sont autorisees a endosser les cheques par signature où a l'aide
d'un tampon.
1.2.2- lcs cncaisscmcnts par cspèccs
Le principe est le même que celui des decaissements. Les
recettes de la caisse ne doivent pas être affectees directement au
reglement des depenses. Comme mentionne plus haut ce principe est suivi
au niveau des societes BRAKINA et SODIBO.
Ce principe permet un contrôle plus efficace des
recettes ; l'envoi des recettes est presque evite car une banque de la
place est chargee de recuperer quotidiennement les especes au sein de
l'entreprise.
On distingue entre autres les encaissements provenant
de la realisation des recettes. A ce niveau le contrôle interne mis
en place assure a l'entreprise qu'elle a un systeme de contrôle des
recettes provenant des ventes au comptant. Tous les points de ventes
sont recenses et listes. Lors de la recuperation des fonds, on
s'assure par comparaison avec la liste prealablement etablie que toutes
les recettes ont ete collectees et remises en banque.
Pour la securisation des flux de tresorerie :
12 Voir procedure d'encaissement a l'Annexe VI
un accord a ete passe entre la SODIBO et la SGBB ; la SGBB
fait le deplacement pour la collecte des fonds :
· les recettes de la matinee sont remises le même
jour dans l'apres-midi a la banque,
· celles de l'apres-midi sont remises a la banque le
lendemain matin.
Pour chaque versement, la banque doit etablir un reçu
et remettre un exemplaire au caissier. Le reçu doit faire mention :
· de la date,
· du nom du client (SODIBO),
· du numero du compte,
· du libelle et du montant.
Apres chaque versement a la banque, le caissier doit
transmettre les originaux des reçus de versements a la tresorerie et
conserver les photocopies pour son classement.
1.3 PROTECTION ET CONSERVATION DES VALEURS
On note l'effectivite du depôt rapide des cheques
et des especes en banque et la tenue et conservation des valeurs en
caisse.
1.3.1 Dépôt rapidc dcs cspèccs ct dcs
chèqucs cn banquc
Le contrôle interne mis en place prevoit une
remise en banque aussi rapide que possible (remise journaliere). On note
egalement l'independance de la personne chargee du depôt des cheques en
banque (l'agent de liaison) de celles chargees de l'enregistrement des
comptes
« clients ».
1.3.2 Tcnuc ct conscrvation dcs valcurs cn
caissc
Les fonds et les valeurs comprennent entre autre les especes. On
note l'existence de deux caisses, chacune placee sous la responsabilite de deux
personnes distinctes.
Ces caissiers n'ont pas acces a d'autres fonds et ne
participe pas a l'approbation des justificatifs de reglement et pour
toutes sorties de fonds la « caisse depense » reçoit
l'autorisation de la depense.
Les fonds et les valeurs sont gardes dans un lieu sûr en
l'occurrence dans un coffre-fort non accessible a tous.
1.4 Enrcgistrcmcnt comptablc dcs opérations dc
trésorcric
Il s'agit essentiellement de la separation des
tâches, du contrôle des enregistrements et verifications.
1.4.1 Séparations dcs tâchcs ct
supcrvision
Les responsables de l'etablissement des journaux de
tresorerie n'effectuent pas seuls les rapprochements bancaires. Le chef
comptable et le DAF sont charges de verifier et d'apposer leur
visa.
Precisons que les rapprochements bancaires sont regulierement
etablis et que les soldes des comptes de banque sont regulierement rapproches
des montants apparaissant sur les releves bancaires afin de determiner les
erreurs commises par la banque ou par la societe.
1.4.2 Ics vérifications dc caissc
Les caisses sont verifiees periodiquement par un
responsable n'ayant pas acces aux operations d'encaissements et de
decaissements par especes. Ces verifications sont operees
de maniere inopinee.
Au niveau des ecritures comptables, les recettes sont
encaissees des que possible, même si elles ne sont pas encore
enregistrees et imputees. Les ecritures passees sont libellees avec
precision. A chaque compte bancaire correspond un compte comptable
specifique.
Au regard de la taille des deux societes et l'importance des flux
de tresoreries, les interfaces entre la comptabilite et la tresorerie sont
informatises, afin de limiter les risques d'erreurs.
L'acces aux fichiers comptables est reglemente et limite
aux seules personnes qui sont autorisees d'où l'utilisation des
« mots de passe » et le verrouillage automatique.
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