Analyse de l'efficacité de la gestion de tresorerie des sociétés Brakina et Sodibo

CHAPITRE 2 : NOTRE ANALYSE DE L'EFFICACITE DE LA GESTION DE

TRESORERIE DES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO

Ce chapitre fait ressortir les forces et faiblesses que nous avons pu constater au cours de

notre stage dans la gestion de la tresorerie.

Comme annonce dans l'introduction de la seconde partie, nous nous sommes interesse au système de contrôle interne en matière de tresorerie (tresorerie recettes ; tresorerie depenses) mis en place, dans le but de s'assurer de la separation des tâches et des fonctions et de l'autorisation des paiements effectuees.

Les objectifs du contrôle interne en matière de tresorerie sont :

- paiements effectues a des fins autorises et par un nombre limite de personnes ;

- suivi rigoureux des encaissements ;

- protections des actifs liquides contre la fraude ;

- enregistrement correct des operations ;

- gestion efficace de la tresorerie.

D'où un ensemble de contrôle a envisager pour atteindre ces objectifs.

Pour notre analyse, nous nous limiterons au contrôle des paiements, des encaissements de la protection et conservation des valeurs et de l'enregistrement comptable des operations de tresorerie ; et pour se faire, nous nous sommes servi des questionnaires du contrôle interne⁸ (voir l'exemplaire de l'annexe I) en matière de tresorerie et du guide operatoire du contrôle interne : cycle tresorerie⁹.

1 ETATS DES LIEUX DES FORCES

Notre stage au sein de la BRAKINA et de la SODIBO nous a permis d'apprecier la manière

dont les flux de tresorerie sont securises.

C'est pourquoi nous avons voulu au niveau de cette partie nous appesantir sur la securisation des flux de tresorerie qui ont pour objet de limiter les risques d'erreur et de fraudes qui sont

au coeur de l'activite de la gestion de la tresorerie.

⁸ Il s'agit de questionnaires elabores par certains professionnels de la comptabilite. On en trouve dans le livre « Les outils de l'audit : Guides,... », ATH Guides, serie Audit financier, ed.Dunod, 1991

⁹ Voir annexe II

1.1 AU NIVEAU DES REGLEMENTS

Les societe BRAKINA et SODIBO effectuent des paiements par banque (cheques ou virements) ou par traite. Ce mode de reglement assure plus de securite aux mouvements des fonds et son contrôle par les deux societes est assez aise. Des paiements en especes sont aussi effectues.

1.1.1-Règlcmcnts par chèquc ou par vircmcnt

Même si toutes les operations de reglement sont effectuees par banque, des procedures¹⁰

complementaires ont ete mises en place pour avoir plus de securite. Au titre des procedures donc on retient que :

V le Chef Comptable reçoit toutes les factures a payer (seules les originales doivent servir de justificatifs de paiement) et procede aux verifications suivantes :

· il s'assure que les factures portent le « bon a payer », et que les liasses sont completes (facture, bon de commande, bon de livraison, bon de reception) , rapproche le releve des factures fournisseurs arrivees a echeance (etabli par le comptable) aux factures interessees, et les vise ;

· indique au(x) comptable(s) les montants a affecter par banque, apres verification par le DAF ou le chef d'exploitation de l'ensemble des pieces comptables et avec son accord.

V le support de paiement peut être un cheque ordinaire ou un cheque-lettre :

· Lorsque le reglement s'effectue par cheque ordinaire, le comptable doit l'accompagner d'une lettre mentionnant les references du cheque et de la facture correspondante ;

· La lettre est redigee en quatre (4) exemplaires : l'original avec l'en-tête de la societe (BRAKINA ou SODIBO) accompagne le cheque, une copie pour la « tresorerie », une copie pour le secretariat (DAF), et la derniere pour le comptable (comptable « fournisseurs BRAKINA » ou comptable

« fournisseurs SODIBO »),

¹⁰ Voir procedure de reglement par cheque a l'Annexe VIII

· Le cheque-lettre est rempli en trois (3) exemplaires : l'original pour le reglement, un exemplaire pour le « comptable tresorerie », la souche est classee dans un chrono.

Le comptable etablit le support de paiement, le joint a la facture et a l'echeance il le transmet pour signature au DG.

Celui-ci appose le tampon sec « Nom du Dircctcur Général - SODIBO » sur le support de paiement, le signe et met le cachet « payé DG » sur la facture.

En l'absence du DG, le support est conjointement signe par le DAF et le DT.

V les cheques doivent être signes uniquement par des personnes autorisees en l'occurrence le DG, le DAF et le Chef comptable ;

V il doit exister des pieces justificatives attestant leurs bien fonde ;

V leur enregistrement et leur expedition doivent être faits correctement et dans les meilleurs delais.

A cet effet un nombre limite de personnes disposent de la signature des cheques et sont agrees aupres des banques (le DG, le DAF, le DT et le CC). Dans la pratique on procede souvent par double signature et les signataires n'ont pas acces a la preparation et a l'enregistrement des cheques.

Pour ce qui est de l'examen et de l'annulation des pièces justificatives,

Le contrôle interne mis en place permet d'eviter les doubles paiements ou des paiements indus. Les signataires examinent les pieces justificatives jointes qui doivent être des originaux.

Les signataires verifient que la procedure d'approbation par les services responsables est appliquee de maniere claire. A l'emission du cheque correspondant aux pieces justificatives, ces dernieres sont annulees par une mention « paye » inscrite manuellement a l'aide d'un tampon.

Des mesures specifiques et speciales pour les cheques sont prises telles que :

V la redaction « anti-fraude » des cheques a travers la repetition du montant en chiffres et en lettres et du nom des beneficiaires en evitant les sigles.

V L'utilisation du cachet sec, infalsifiable.

1.1.2-Règlcmcnt cn cspèccs

Un principe fondamental d'un bon contrôle interne est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectes directement au paiement des depenses. L'application de ce principe permet un meilleur contrôle des decaissements et encaissements mais en plus de stabiliser le fonds de caisse des besoins de l'entreprise.

Au cours de notre passage a la BRAKINA et a la SODIBO nous avons pu constater l'application de ce principe.

En effet, la SODIBO compte deux (02) types de caisse :

Une « caisse-recettes »destinee a recevoir les reglements des clients ;

Une « caisse-depenses » destinee a recevoir les divers reglements et a effectuer les menus-depenses.

Les « caissiers recettes » sont dotes chacun d'un fonds dc caissc de cent cinquante mille francs (150000) FCFA pour pouvoir rendre la monnaie aux premiers clients du matin.

La caisse-depenses enregistre tous les mouvements de sortie de fonds.

Une sortie de fonds ne peut se faire que sur la base d'un bon dc caissc pre-numerote.

Le caissier etablit le bon de caisse jusqu'a concurrence de cent cinquante mille francs

(150000) FCFA

Tout bon de caisse etabli doit être consigne par le Directeur General, il est le seul qui autorise les sorties d'argent et en son absence par le DAF et le DT.

Nous avons par ailleurs remarque aussi des correspondances attestant l'approvisionnement

de la caisse depenses et l'effectivite du depôt journalier des especes en banque. Toutes choses attestant l'application de ce principe.

Les autorisations de depenses sont le fait de plusieurs personnes ; ainsi nous avons pu constater l'existence d'un systeme d'organisation stricte d'autorisations de decaissements¹¹ devolues a des personnes limitees.

Pour ce qui est de l'examen et de l'annulation des pièces justificatives

V le caissier verifie que les pieces justificatives sont dûment autorisees en comparant les signatures y figurant avec les modeles dont il dispose.

V Le caissier s'assure de l'identite du beneficiaire ; ce dernier signe

obligatoirement un reçu que lui presente le caissier et que lui même conservera ;

¹¹ Voir procedure de decaissement en especes Annexe VII

ou le beneficiaire doit contre signer des pieces justificatives lui faisant reconnaître qu'il a reçu les sommes demandees. Avant l'enregistrement comptable des depenses, le caissier annote les pieces justificatives afin d'empêcher leur reutilisation a l'aide d'une mention « paye par caisse le... » et une numerotation. Il les comptabilise et les classe ensuite selon leur ordre numerique. Cette methode permet d'eviter les omissions et doubles enregistrements.