3. APPROCHE PRAGMATIQUE
DE L'OUTSOURCING
Dans le cadre de ma formation en alternance au sein du FIPA,
j'ai
participé à un projet d'externalisation
d'une activité. De cette mise en situation est née l'envie
d'étudier le thème de l'outsourcing. Le mémoire
était donc l'occasion d'aborder ce thème en une double
approche "étudiant- apprenti", ou "université-entreprise".
À l'aide de mes notes prises durant ce projet, ainsi que l'aide de
collègues et de leurs comptes-rendus, en voici un rapport
détaillé.
3.1) Étude de cas : Organisation des A.G. au
F.I.P.A.
3.1.1 Description de la mission
Le projet Externalisation du traitement
pré-assemblées générales
s'inscrit comme l'un des trois sous jacents d'un projet
dénommé
« Assemblées Générales
Centralisées ». La mission de l'équipe est
complémentaire aux deux autres ateliers, qui se soucient
davantage de la logistique (atelier structuration) et du suivi,
tableau de bord et contrôle (atelier
pilotage).
Comité de Pilotage
Projet
"A.G. Centralisées"
Atelier
"Externalisation"
Atelier
"Structuration des travaux"
Atelier
"Pilotage"
L'externalisation est donc davantage ici un choix
stratégique qu'un
choix tactique. En effet, l'objectif est défini sur
le long terme. De plus, le
projet entre dans le cadre de la création d'un nouveau
service aux émetteurs
(sorte de package pour l'organisation des A.G., notamment avec
l`utilisation
du boîtier électronique pour le vote,
l'envoi de documents personnalisés, etc.) complété par
une maîtrise et une réduction des coûts (en allégeant
les charges fixes et en ayant la possibilité d'adaptation des
coûts en fonction des besoins à Court et Moyen Terme).
Enfin, ce projet permet aux services concernés de se recentrer sur
leur métier bancaire.
Dans le cadre du traitement pré A.G., la prestation
souhaitée peut se décomposer globalement en deux parties :
 Une partie « éditique » :
o Création, édition, assemblage,
diffusion, réception des formulaires VPC* et des
enveloppes.
 Une partie « traitement des retours » :
o Réception, ouverture et pré
analyse des courriers, numérisation et interprétation des
formulaires VPC, Génération et transfert des fichiers,
stockage et
restitution des documents pour le jour J.
3.1.2 Diagnostic d'environnement
Pour vous présenter un état des lieux d' «
avant projet », remarquons tout d'abord le pic d'activité en
juin.
Calendrier de la tenue d'A.G.
Janvier Mars Mai Juillet Septembre Novembre
* Cf. Glossaire : sigles utilisés
Ce pic entraîne dès lors une inadéquation
ponctuelle entre la charge
de travail et les ressources disponibles.
Le traitement des retours de votes par correspondance
peut alors étre qualifié de « consommateur » de
temps et l'activité aux nombreuses tâches administratives
devient dès lors « améliorable ». C'est
pourquoi l'externalisation des assemblées générales est la
solution.
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