I. 1. 3. FONCTIONNEMENT
Le travail à
l'O.ZA.C Kisangani s'effectue au moyen de plusieurs services coordonnés
par une Direction.
a) LA DIRECTION
Le Département
Régional du Haut - Zaïre est dirigé par un Chef de
Département Régional (C.D.R), secondé par un Chef de
Département Régional Adjoint (C.D.A) résidant à
BUNIA en ITURI.
Dans ces attributions :
- Il gère les affaires courantes de l'Office dans les
limites des pouvoirs lui conférés par la Délégation
Générale ;
- Il dirige, coordonne et contrôle le bon fonctionnement
des services du siège et des organes ;
- Il représente le P.D.G auprès des
Autorités Régionales ;
- Il veille à l'application des directives et instructions
émanant de la Délégation Générale.
La Direction dispose d'un
Secrétariat du Département qui sert de courroie de transmission
entre la Direction et les différents services de l'Office et entre la
Direction et les tiers.
Ce Secrétariat assure la réception des courriers et
s'occupe aussi de la liaison phonique.
La Direction utilise
différents services pour l'accomplissement de la mission qui lui est
reconnue : - le service de coordination ;
- le service
d'exploitation et finance ;
- le service
d'exploitation et émission des documents ;
- le service des
statistiques
et - le service de
laboratoire.
b) LA DIVISION COORDINATION
Cette division de
création récente pour permettre à l'O.ZA.C,
Département Régional du Haut - Zaïre, d'être à
la hauteur de sa mission de contrôle. Cette création est
motivée par le fait que le Chef de Département Adjoint
réside à Bunia, et compte tenu de l'intensification des
activités du Département due à la réhabilitation de
l'agence d'AKETI et certains postes notamment à MOMBONGO, IMBOLO et
LOKUTU.
Le service de coordination a pour mission de :
- superviser tous les services du siège et du
département ;
- centraliser les activités des agences ;
- proposer au chef de département régional des
solutions aux divers problèmes qui peuvent se poser à l'O.ZA.C,
département régional du Haut Zaïre, Siège de
Kisangani aussi en matière financière qu'en matière
administrative ;
- rédiger les procès - verbaux et les comptes -
rendus des réunions ;
- saisir les correspondances de toutes les agences.
c) LE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
Le service administratif
s'occupe de la gestion du personnel et de la politique de réglementation
des obligations réciproques conformément au code du travail
Zaïrois et à la convention collective de l'Office. Il à en
sa charge la gestion de la propriété de l'O.ZA.C et veille
à son entretien et à sa réparation.
Outre l'aspect
administratif, ce service s'occupe de la bonne gestion financière du
département en général et de la direction en particulier.
Il veille à ce que la facturation se fasse à temps et que la
caisse soit tenue. Pour atteindre cet objectif, ce service doit être en
mesure de :
- facturer toutes les prestations et les différentes
interventions réalisées par l'O.ZA.C ;
-distribuer rapidement les notes de débit, enregistrer les
données sur les fiches - client et sur les carnets de registre de notes
de débit locales ou en provenance d'autres bureaux de l'O.ZA.C ;
- passer les écritures des opérations comptables en
insistant sur le fait que les dépenses journalières soient
rationnelles ;
- veille à la bonne exécution du budget du
département et de la direction.
Bref, ce service s'occupe
de tous les problèmes ayant tr ait à l'administration et aux
finances au sein de l'Office.
d) LE SERVICE D'EXPLOITATION ET EMISSION DES
DOCUMENTS
Placé sous la
conduite d'une seule personne, ce service a deux volets : l'exploitation
et l'émission des documents.
1°) L'EXPLOITATION
Ce service constitue
l'essence même de l'O.ZA.C, le contrôle.
Il réalise le contrôle à l'importation,
à l'exportation, à la production et aux transactions locales.
Il a pour mission de :
- veiller à la parfaite exécution des
opérations de contrôle ;
- assurer l'exécution optimale de toutes les
opérations de contrôle de la qualité et de la
conformité ; c'est la raison pour laquelle le législateur
lui assigne les tâches suivantes pour l'accomplissement de ses deux
missions principales ;
- veiller à l'établissement régulier de tous
les documents relatifs au contrôle (rapports journaliers, certificats
d'avaries...) ;
- veiller au prélèvement des échantillons au
fur et à mesure que se font les analyses en laboratoire ;
- programmer et repartir les tâches de différentes
sections de service, et veiller à l'exécution d'instructions
données.
2°) L'EMISSION DES DOCUMENTS
Il a pour mission de
veiller à la finalisation de différents rapports de
contrôle relatifs aux importations, aux exportations, à la
production et transactions locales.
Parmi ses tâches, il doit :
- veiller à la réception des rapports et à
la constitution des dossiers ;
- signer conjointement avec le Chef de Département les
documents émis ;
- superviser et coordonner les activités de ses
collaborateurs ;
- exécuter toutes les tâches relatives à son
emploi.
Donc, par ces postes
dispersés à travers la ville, ce service se charge de
l'accomplissement de toutes les opérations de contrôle.
e) LE SERVICE STATISTIQUES
Son rôle est
d'établir les statistiques mensuelles, trimestrielles ou annuelles du
contrôle quantitatif de la production locale, du contrôle
quantitatif des transactions locales sur les produits locaux, importés
et des échantillons prélevés pour examen au laboratoire.
Il constitue le centre
des données de la direction et de toutes les agences du
département régional du Haut Zaïre.
f) LE SERVICE LABORATOIRE
A l'aide des
méthodes d'analyse mises au point par la société
générale de surveillance, le service de laboratoire a pour
rôle de certifier la conformité des produits aux normes de
consommation admises.
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