Automatisation de la gestion de la centralisation des côtes des étudiants dans une institution d'enseignement supérieur et universitaire cas de l'institution supérieur de buta (isc-buta)

SECTION 2 : PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE

Dans cette section, il est question de faire la présentation de notre champ d'investigation qui n'est rien d'autre que l'Institut Supérieur de Commerce de Buta, ICS/Buta en sigle ainsi, nous abordons son historique, sa situation géographique ainsi que son organisation fonctionnelle.

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I.2. HISTORIQUE

L'Institut Supérieur de Commerce de Buta, « ISC/Buta » en sigle, a été créé sous l'initiative des filles et fils de la Province du Bas- Uélé vu l'absence des Institutions appropriées pour la formation des experts comptables, des bons managers et accès difficile aux technologies de l'information et de la communication dans cette entité.

Il est à signaler que c'est depuis 2012 que les démarches pour l'implantation de cette Institution ont démarré. Tout a commencé avec les étudiants ressortissants de territoire de Buta à Kisangani réunis autour d'une mutualité dénommée collectif des étudiants ressortissants de territoire de Buta à Kisangani en sigle « CERTBUKIS ». Plusieurs démarches ont été faites en collaboration avec la Direction générale de l'ISC-Kisangani pour l'ouverture d'une extension a Buta. Fort malheureusement, une décision du Ministre de tutelle était sortie, interdisant les extensions et les auditoires délocalisés sur toute l'étendue de la République.

C'est en date du 15 Octobre 2017 que l'Institut Supérieur de Commerce de Buta ouvrira officiellement comme une institution autonome la première année académique 20172018.²⁰

Le but de la création de l'Institut Supérieur de Commerce de Buta était de doter la Province des Experts Comptables, des Informaticiens et des bons Managers qui seront capables de booster son économie.

I.3. SITUATION GEOGRAPHIQUE

L'Institut Supérieur de Commerce de Buta se situe en République Démocratique du Congo dans la Province du Bas -Uélé, ville de Buta dans la commune Finant, quartier Rubi, avenue Losambo n°2, dans la concession de l'Eglise catholique.

Il est limité comme suit :

? A l'Est par l'Institut Supérieur des Techniques Médicales de Buta (ISTM/BUTA) ; ? A l'Ouest par la RawBank ;

? Au Nord par l'Institut Technique et Professionnel Mbota ;

? Au Sud, par la rivière RUBI.

²⁰ Archives ISC-Buta. (Demande d'ouverture) de l'ISC-Buta.

? Suivre au jour le jour les activités de tout le secteur académique de l'établissement ;

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I.4. SUBDIVISION ADMINISTRATIVE DE L'ISC-BUTA

L'institution fonctionne avec les autorités académiques ci-après :

? Un Directeur Général ;

? Un Secrétaire Général Académique ;

? Un Secrétaire Général Administratif et, ? Un Directeur des Finances.

I.5. FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS I.5.1. Le Directeur Général

Il est le chef de l'établissement. Et est le mandataire de l'Etat, il jouit des pouvoirs qui sont attachés à sa fonction. Il représente le ministre de l'Enseignement Supérieur et Universitaire au sein de l'ISC-Buta ; il veille au bon fonctionnement de l'institution ; il engage le ministère de l'Enseignement Supérieur et Universitaire en recrutant le personnel académique, scientifique et administratif oeuvrant au sein de l'institution.

Il prend, pour le bien de l'institution, toute décision compatible avec sa fonction ; il préside des réunions du Conseil de l'Institut ; il coordonne toutes les activités académiques et administratives sur le plan hiérarchique ; il participe et représente l'Institut aux réunions qui se tiennent chaque année et d'autres activités par le Ministre de tutelle. Il dirige le comité de gestion et gère avec ses membres les fonds alloués à l'entité dont il a la charge. Il s'attache à remplir les tâches qui sont liées à sa fonction. Il préside les réunions de délibération des sessions. Il engage l'Institut envers les tiers et dans toutes les relations à l'extérieur de l'organisation. Il est à la tête du Secrétaire Académique, du Secrétaire Administratif et du Directeur des Finances.

I.5.2. Le Secrétaire Général Académique

Il est membre du comité de gestion de l'institut. Ses fonctions sont essentiellement scientifiques et académiques. Il coordonne les activités des services relevant de son ressort au sein de l'Institut. Il fait rapport des activités de ses services au chef d'établissement dans les conditions prévues par le règlement organique. A ce titre, il est chargé de :

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· Assister d'une façon régulière aux réunions des sections et à toutes les réunions d'une

certaine importance pour la vie académique. Certes, il n'est pas possible d'assister à toutes les réunions, mais il doit avoir une participation programmée et en faire un rapport à la hiérarchie ;

· Tenir à jour la documentation complète de tous les règlements, instructions, circulaires, etc. d'ordre académique ;

· Veiller personnellement à l'introduction des candidatures à un poste académique et scientifique (respect de procédure, consultation des instances concernées, présentation des dossiers) ;

· Vérifier attentivement l'exécution des programmes de cours dans toutes les sections ;

· Organiser le recrutement du personnel ;

· Il prend des contacts avec les professeurs visiteurs pour des cours dont les enseignements ne sont pas engagés.

En son sein, on trouve le bureau de contrôle des scolarités, services qui gère les étudiants quant à leurs dossiers à partir du premier graduat jusqu'au sommet. On y trouve aussi la Division des services des inscriptions qui comprend en son sein un appariteur, un attaché de cet office qu'on appelle apparitorat.

I.5.3. Le Secrétaire Général Administratif (SGA)

Le Secrétaire Général Administratif est aussi Membre du Comité de Gestion de l'Institut. Cette fonction est celle qui est essentiellement administrative et financière. Il Supervise et coordonne les activités des services suivants relevant de son ressort, à savoir :

· La gestion des ressources humaines de l'institut ;

· Il répond à toutes les questions administratives envers l'autorité de tutelle ;

· Il gère les contrats que l'institut a signé avec le tiers ;

· La gestion du personnel ;

· Les oeuvres estudiantines ;

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I.5.4. Le Directeur des Finances

Lui aussi est Membre du comité de gestion de l'institut, sa fonction est financière. Il a comme tâche :

? De répondre à toutes les questions financières envers l'autorité de tutelle ;

? De s'occuper de la paie du personnel au sein de l'institut ;

? De veiller à ce que les objectifs de l'institut soient atteints en disposant, s'il le faut les moyens financiers ;

I.6. FILIERES ORGANISEES

L'Institut Supérieur de Commerce de Buta organise deux sections à savoir;/jour et soir avec deux départements dont Sciences Commerciales et Financières, qui a trois options à savoir : Marketing, Fiscalité et Comptabilité et, les Sciences informatiques avec les options : Informatique de Gestion, la Conception et le Réseau Informatique. La vacation jour, va de 8h à 14h et la vacation soir, de 15h⁰⁰ à 20h00.

GM

C.F

TRES

I.7. ORGANIGRAMME DE L'ISC-BUTA

D.C.I.I

D.R.P.C

D.A.I

CABIN

S.G.AC

SECTIONS

BIBLIOT

Fig N°1 : Organigramme de l'ISC/Buta

Source : Archives ISC/BUTA.

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A.C.S

S.G.A

S.S.G.A

SCL

BOU RS

I.E

DIRAC

G.P.A.S

RECHE RCH

D.P.AC

G.E.A

A.S.S

UP

B.INSCRIP

BCS

DIR.PERS

DIR PATR

DOE

D.E.R

GP

REM

INF.

M

S.T

DBC

DIR
INTEND

C.I

C.G

D.G

DIRFIN

DUP

DIRECAB

D.G.S

D.E.P

A.B

S.A.B

ORDO

B.C

A.A

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Legende

·	A.A		: Achats et Approvisionnements ;	·
A.B	: Administrateur du Budget ;		·
A.C.S	: Administration des Centres des Santé;		·
A.S.S	: Affaire Sociale et Santés;		·
APPARIT	: Appariteur ;		·
B.C	: Budget Contrôle ;		·
B.C.S	: Bureau et Contrôle de Scolarité ;

· B.INSCRIPT : Bureau d'Inscription;

·	BIBLIOT		: Bibliothèque ;		·
BOURS	: Bourse (étudiants);		·
C.F	: Comptabilité et Facturation ;		·
C.G	: Comité de Gestion;		·
C.I	: Conseil de l'Institut;		·
D.A.I	: Direction d'Audit Interne;		· ·
D.B.C : Direction du Budget Contrôle; D.C.I.I : Direction des Coopération Internationale et Interuniversitaire;	·
D.E.P	: Direction d'Etudes et Recherches;			·
D.ENS.REC	: Bureau d'Enseignement et Recherche;			·
D.G	: Directeur Général;			·
D.G.S	: Direction de Garde et Sécurité;			·
D.P.A	: Direction Para Académique;			·
D.R.P.C	: Direction des Relations Publiques et Communications;			·
DIR.PAT	: Direction du Patrimoine;			·
DIR.PERS	: Direction du Personnel;			·
DIRAC	: Directeur des affaires Académiques;			·
DIRECAB	: Directeur du Cabinet;			·
DIREFIN	: Direction de Finance;

· DIRINTEND : Direction de l'Intendance;

· DIV.AFF.SOC : Division des Affaires Sociales;

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· DIV.GES.PER : Division de la Gestion et Personnelle;

·	DOE		: Direction des OEuvres Estudiantines;	·
DUP	: Direction des Unités des Productions;		·
ESU	: Enseignement Supérieur et Universitaire;		·
G.P.A.S	: Gestion du Personnel Académique et Scientifique;		·
G.P	: Gestion du Personnel;		·
INF.M	: Infrastructures et Matériels;		·
REM	: Rémunération;		·
S.AB	: Secrétaire de l'Administrateur du Budget;		·
S.G.AD	: Secrétaire Générale Administratif ;		·
S.G.AC	: Secrétaire Générale Académique ;		·
S.S.G.AD	: Secrétaire du Secrétaire Administratif ;		·
S.T	: Service Technique;		·
SCL	: Sports, Cultures et Loisirs ;		·
SGAC	: Secrétaire Générale Académique ;		·
SGAD	: Secrétaire Générale Administratif ;		·
TRES	: Trésorerie.