7.2. Recommandations
Les recommandations sont des voies et moyens proposés
à la suite de l'enquête de terrain dans l'optique de voir
améliorer l'état de la communication interne de l'administration
centrale du MESRS. Ces recommandations s'appuient également sur les
suggestions faites par tous les acteurs, animateurs du système de
communication interne dudit Ministère.
83Valérie CARAYOL,
L'impossible audit de communication interne, communication et organisation
N°5,1994 P.1
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L'audit de la communication interne relève les
écarts observés entre la situation telle que vécue sur le
terrain et le plan de communication qui indique les bonnes pratiques à
réaliser sur une certaine durée. Ces bonnes pratiques ne sont pas
toujours visibles au sein du MESRS et des actions méritent d'être
entreprises pour leur prise en compte par tous les acteurs du MESRS, car aussi
bien les directeurs que les agents sont chacun à son niveau un animateur
de la communication interne dont l'un des rôles essentiels est de
faciliter la circulation de l'information et de faire naître ainsi une
culture de l'entreprise.
La nécessité de se parler de plus en plus est
réelle. Ainsi l'accroissement d'espace et de cadre d'échange a
été préconisé. Les agents souhaitent que le partage
des informations soit effectif à tous les niveaux. On devrait même
leur partager dans la limite du possible, les informations en provenance du
Cabinet. Les cadres dirigeants devraient veiller à transmettre les
informations au cours des réunions de chaque direction. Une plus grande
ouverture de chacune des directions est aussi nécessaire pour renforcer
la collaboration entre directions. A cet effet, un bulletin de liaison qui
permettra de partager des informations est-il important et devrait compter
parmi les documents importants au sein du MESRS. Aussi est-il
préconisé de définir des cahiers de charge pour chaque
acteur et rédiger un véritable manuel de procédures
administratives. Il serait aussi intéressant que chaque direction
dispose d'une cellule interne de communication qui pourrait être en
liaison avec la direction de la communication mais également avec la
Direction des Ressources Humaines.
Les cadres dirigeants ont également fait des
suggestions pour rendre efficace le système de communication interne de
l'administration centrale du MESRS. Elles se résument comme ce qui suit
:
- Associer davantage les collaborateurs pour mieux les
impliquer et espérer un meilleur rendement dans l'intérêt
du service.
- Régularité des réunions. L'importance
des réunions au sein d'une administration n'est plus à
démontrer. Ce cadre permet aussi une bonne circulation de l'information
et aide chaque acteur à développer l'esprit d'appartenance au
service.
- Renforcer l'usage des TIC pour une meilleure circulation de
l'information. L'enquête de terrain a montré que des agents
consultent très peu leur messagerie électronique, car en manque
de formation pour mieux utiliser l'outil informatique mis à leur
disposition.
- Formalisation des processus de communication interne. Il
s'agit ici d'édicter des manuels qi précisent à chacun le
circuit de l'information dans son service.
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- Formation du personnel. Il s'agit ici de la formation
continue qu'il faut assurer aux agents comme le préconise d'ailleurs le
statut général de la fonction publique ivoirienne. Des agents
formés, sont des agents qui font la mise à jour de leur
connaissance
- Améliorer les conditions de travail et de vie. Un
environnement motivant est source d'un épanouissement du personnel. Un
personnel épanoui est un personnel qui communique de mieux en mieux et
participe à la communication interne.
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