Audit de la communication interne de l’administration centrale du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique.

TROISIEME PARTIE :

RAPPORT D'AUDIT: RESULTATS DES

ENQUETES

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CHAPITRE 6 : PRESENTATION, ANALYSE ET INTERPRETATION DES RESULTATS DE L'ENQUETE

6.1. Présentation et analyse des résultats

Pour la présentation et l'analyse des résultats, nous commençons par traiter les résultats des guides d'entretien, car ils permettent de fixer le cadre dans lequel le Ministère, et plus particulièrement, la communication interne se trouve. En effet, l'objectif des entretiens auprès des cadres dirigeants était d'obtenir une appréciation globale de la communication interne au sein de l'administration centrale du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique.

Le guide d'entretien s'articule autour des points suivants :

- Identification

- Outils et moyens de communication

- Climat social et image interne

- Suggestions

6.1.1 Présentation et analyse des résultats du guide d'entretien

Après l'analyse du contenu des différents entretiens, nous pouvons présenter les tableaux ci-dessous :

Répartition au niveau des cadres dirigeants

Graphique 2 : Relatifs au nombre de cadres dirigeants interviewés

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

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Ce graphique révèle que 10% de nos enquêtés représente le seul directeur général rencontré. 4 directeurs centraux font partir des interviewés et constitue 40%. La moitié des personnes rencontrées soit 5 sont les sous-directeurs avec 50%. Plus les responsabilités augmentent, moins les cadres dirigeants sont disponibles et deviennent exigeants dans la gestion de leur temps. On ne peut les rencontrer que sur RDV souvent fixé des jours auparavant. C'est ce qui peut expliquer le chiffre 1 de directeur général rencontré. A contrario, moins on a des responsabilités et plus on peut être disponible. C'est le cas des sous directeurs plus disposés à recevoir même sans RDV préalable. Ils constituent le nombre le plus élevé à hauteur de 50% ayant accepté notre entretien.

Par ailleurs, en tant qu'observateur participant, nous pouvions observer la dynamique qui se passe dans les directions. Aussi pouvons-nous faire l'économie de toutes les visiter.

Connaissance de la communication interne

Tableau 11 : définition de la communication interne par les cadres dirigeants

Réponses principales		Réponses secondaires	? Relations verticales entre la
		hiérarchie et les agents ;
? Le Respect mutuelle entre la		? Ensemble de moyens
hiérarchie et le personnel		communicationnels mise en place
? Des canaux de diffusions pour		pour la transmission et la diffusion
permettre l'accès à		de l'information entre les agents au
l'information en temps réel		sein de la structure.

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Graphique 3 Existence d'une communication interne au sein des Directions

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

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Cette partie de l'entretien visait à sonder la connaissance des dirigeants sur la notion même de la communication interne. Le tableau montre des réponses pertinentes et situe mieux sur le niveau de connaissance voire de l'importance de cette forme de communication au sein des directions du MESRS par les directeurs généraux, centraux et les sous directeurs.

Quant à la question de savoir si la communication interne existe dans leur direction respective, tous les 10 directeurs et sous directeurs sont unanimes (100%) de l'existence de cette forme de communication.

Moyens de la communication interne

Tableau 12 : tableau présentant les moyens de communication interne utilisés par les cadres dirigeants

Réponses principales		Réponses secondaires	Utilisations des nouvelles Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Réunions, séminaires, Les tableaux d'affichages, des annonces, directives, instructions, Internet, Téléphone portable, Réseaux sociaux
Panneaux publicitaires Conférences,

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Une panoplie d'outils a été citée par les dirigeants comme étant utilisés par eux pour communiquer avec leurs agents. Au compte de ces outils, on peut citer l'utilisation des nouvelles Technologies de l'informations et de la communication (NTIC), l'organisation des réunions, des séminaires, les tableaux d'affichage, des annonces, des directives, instruction, internet, le téléphone portable et les réseaux sociaux.

En réponse secondaire, les panneaux publicitaires et les conférences sont plus destinés à la communication externe.

Enquête d'image en interne

Graphique 4 : tableau présentant les moyens de communication interne utilisés par les cadres dirigeants

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La question suivante a été posée aux dirigeants : « réalisez-vous des enquêtes au sein de votre direction pour mesurer l'opinion du personnel sur vous ? ». Et comme le graphique le présente en termes de fréquence et de pourcentage. Aucun Directeur ne réalise une telle enquête.

Le directeur s'informe t'-il auprès des personnels de la direction ?

Tableau 13 : tableau présentant les efforts d'information des cadres dirigeants sur leurs agents

Fréquences			Pourcentage	Oui
5		50%	Non
5		50%

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

A la question de savoir si les directeurs s'informent auprès des agents, les réponses « oui » l'emportent à 50%, les réponses « non » également à 50%. 5 directeurs sur la dizaine interrogée s'informent auprès des personnels. L'autre moitié n'a pas cette pratique.

Etes-vous accessibles aux agents ?

Tableau 14 : tableau présentant le niveau d'accessibilité des dirigeants

Fréquences		Pourcentage		Comment se manifeste cette accessibilité ? Pas de RDV pour l'agent s'il désire rencontrer le Directeur Salutation de tous les agents à leur poste chaque matin Partage d'information, surtout aux nouveaux arrivés en termes de conseils Pas de rétention de l'information, Envoi de SMS à l'occasion des fêtes Partage de repas Se faire accompagner par des agents à des rencontres Délégation pour des représentations à des activités	Oui
10	100%
0

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Tous les directeurs interrogés affirment être accessibles vis-à-vis de leurs agents, ce qui équivaut à un pourcentage de 100%. Et comment se manifeste cette accessibilité ? Les Directeurs ont évoqué plusieurs manifestations contenues dans le tableau ci-dessus. Parmi ces manifestations, des directeurs affirment que leurs collaborateurs n'ont pas besoin de RDV pour

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les rencontrer. Au niveau de l'information, ils affirment veiller au partage, surtout des informations en direction des nouveaux arrivés pour faciliter leur intégration. Ils soutiennent qu'il n'y a pas de rétention de l'information et même qu'ils envoient des SMS aux agents à l'occasion des fêtes de fin d'année par exemple. Il y a aussi des délégations pour se faire représenter à des activités. Des outils d'ordre social sont aussi utilisés notamment les salutations de tous les agents à leur poste chaque matin et des partages de repas avec les collaborateurs pendant les pauses de la mi-journée.

Consulter vous vos collaborateurs dans une prise de décision ?

Graphique 5 : tableau présentant le niveau de collaboration dans la prise de décision

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Graphique 6 : Consultation des agents

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Tous les directeurs affirment consulter leurs collaborateurs dans la prise de décision à hauteur de 100% de réponses. En revanche, concernant leur consultation pour ce qui concerne des décisions stratégiques, 02 cadres dirigeants ne consultent pas leurs agents contre 08 que le font.

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A quel moment tenez-vous des réunions de direction ? Tableau 15 : tableau présentant les occasions de réunion

			Fréquence	Pour la préparation d'une grande activité
Réponse 1	3		Faire un bilan des activités qui ont été menées durant une période
Réponse 2	7		Pour améliorer la condition de vies des agents
Réponse 3	2

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

A cette question, trois (03) réponses ont été fournies disant que les réunions se tiennent pour préparer une grande activité. L'occasion la plus fréquente d'organisation de réunion semble être pour faire un bilan des activités qui ont été menées. Sept (07) personnes se sont prononcées à cet effet. Seuls deux (02) personnes ont affirmé que les réunions se tiennent lorsque des questions relatives aux conditions de vie des agents sont posées.

Pensez-vous que les agents prennent suffisamment d'initiative pour s'informer des activités de la direction et de façon générale du MESRS ?

Graphique 7 : Graphique présentant le niveau de collaboration entre agents et directeurs

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

La majorité des directeurs ne trouve pas les agents assez entreprenants dans la recherche de l'information concernant les activités du Ministère. 60% des directeurs interrogés répondent par la négative, quand 20% répondent par l'affirmative. Les 20% restants sont partagés entre ceux

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qui reconnaissent cette initiative de la part des agents et ceux qui ne la reconnaissent pas. Ces 20% sont classés dans la catégorie « réponses mitigés ».

Les avantages de la communication interne selon les Directeurs ?

Tableau 16 : tableau présentant les avantages de la communication interne selon les Directeurs

Réponses principales		Réponses secondaires	· Amélioration de l'organisation des activités et réduction des erreurs
		· Faire naitre l'enthousiasme au travail
		· Se sentir à l'aise au point que la Direction devient une seconde famille
· Satisfaction des usagers		· Atteinte des objectifs de chaque direction et partant de tous le MESRS
		· Meilleur fonctionnement des directions

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Les Directeurs ont été sollicités pour savoir selon eux, les avantages de la communication interne. Ainsi, il ressort des entretiens qu'une bonne communication interne peut favoriser un meilleur fonctionnement des directions et améliorer l'organisation des activités et minimiser les erreurs. Cette communication peut faire naitre l'enthousiasme au travail et conduire les agents à se sentir à l'aise dans leur lieu de service. In fine, la communication interne va aider à l'atteinte des objectifs de chaque direction et partant de tout le Ministère. La satisfaction des usagers a été dégagée comme réponse secondaire.

Qu'attendez-vous de vos agents ?

Tableau 17 : tableau présentant les attentes des directeurs

Rang	Suggestions
1er	Maitrise des tâches et des missions
2ème	Ethique
3ème	Conscience professionnelle
4ème	Respect de la hiérarchie
5ème	Aimer le travail pour lequel l'on est là
6ème	Engagement au travail
7ème	Loyauté des agents

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

Les attentes des directeurs vis-à-vis de leurs agents ont été classées par ordre de dominance et non d'importance. La maîtrise des tâches et des missions des services occupe le premier rang et la loyauté des agents vient en dernière position, donc n'a pas beaucoup retenu l'attention des

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dirigeants. Ils mettent respectivement l'accent sur l'éthique, la conscience professionnelle et le respect de la hiérarchie. L'engagement au travail est cité en 6^ème position et « aimer son travail » vient en 5^ème position.

Suggestions des directeurs pour améliorer les insuffisances de la communication interne

Tableau 18 : tableau présentant les suggestions des directeurs

Rang	Suggestions
1er	Associer davantage les collaborateurs
2ème	Régularité des réunions
3ème	Renforcer l'usage des TIC pour une meilleure circulation de l'information
4ème	Formalisation des processus de communication interne
5ème	Formation du personnel
6ème	Améliorer les conditions de travail et de vie
7ème	Organisation d'activités récréatives par trimestre ou par an
8ème	Lutter contre l'absentéisme et les retards
9ème	Avoir un manuel de procédure administratif pour plus d'efficacité
10ème	Briser le mur de méfiance entre la hiérarchie et les agents

Source : Amao Nouridine, enquête réalisée en Septembre 2018

En termes de suggestions pour améliorer les insuffisances de la communication interne du MESRS, les directeurs ont fait des propositions par ordre de dominance. Ils reconnaissent ainsi qu'il faut associer davantage leurs collaborateurs et régulariser les réunions. Ils estiment en troisième position que le renforcement de l'usage des TIC peut apporter une meilleure circulation de l'information. Une formalisation des processus de communication interne citée en 4 ème position, la formation des agents (5^ème) et l'amélioration des conditions de travail et de vie (6^ème) sont des facteurs pouvant maintenir une bonne communication interne au sein du MESRS. En 7^ème position, l'organisation d'activités récréatives, la lutte contre l'absentéisme et les retards ainsi que disposer d'un manuel de procédure administrative peuvent donner plus d'efficacité à la gouvernance du MESRS.