Audit de la communication interne de l’administration centrale du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique.

4.2. Les outils de communication interne dans les directions

Tableau 10 : tableau présentant les outils de la communication utilisés dans les directions

Directions	Outils classiques		Outils sociaux	La Direction Générale de l'Enseignement Supérieur et de l'Insertion Professionnelle
			La Direction Générale de la Recherche et de l'Innovation
			La Direction Générale de la Qualité et des Evaluations
			L'Inspection Générale de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
			La Direction des Finances et du Patrimoine
	Visites		La Direction de la Planification
Les réunions de coordination	Communication de		La Direction des Bourses
Le tableau d'affichage	proximité		La Direction de la Règlementation, de la Coopération et
Téléphone	Célébration des		des Relations avec les autres Ministères
Note de service	évènements annuels (fête		La Direction des Systèmes d'Information de
Internet	du travail, fête des		l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique
Compte rendu	mères, nouvel an...)		La Direction de la Communication et des Relations
Rapport d'activité	Causerie de couloirs		Publiques
Procès-Verbaux	entre collègue		La Direction de l'Orientation, des Examens et des
Sms	Partage de repas aux		Concours
Note d'information	heures de pause		La Direction de l'Enseignement Supérieur
Convocation	Célébration et voeux		La Direction de l'Insertion Professionnelle
Entretien	d'anniversaire		La Direction des OEuvres Universitaires, de la vie associative et du Genre
Courrier			La Direction de la Recherche
			La Direction de la Valorisation et de l'Innovation
			La Direction de l'Assurance Qualité et des Normes
			La Direction des Evaluations, Certifications et
			Accréditation

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L'ensemble des Directions font usage des mêmes outils de communication qui participent à l'instauration d'un cadre de travail adéquat et d'une cohésion sociale.

Dans le cadre du travail, on peut noter l'usage des outils classique tels que présentés dans le tableau. Des outils dits classiques tels les réunions de coordination, le tableau d'affichage, les notes de service et le téléphone sont utilisés de façon quotidienne dans un sens ascendant comme descendant ou même de façon horizontale. On pourra noter que des outils sont particulièrement utilisés dans le sens ascendant. Ce sont des outils à la disposition des agents pour s'adresser aux directeurs. On pourra citer parmi ceux-ci téléphone, internet et des comptes rendu de réunion. A l'opposé et dans le sens descendant, les directeurs utilisent aussi le téléphone, des notes de service, des convocations mais aussi des entretiens pour s'adresser et communiquer avec les agents. Enfin, de façon latérale ou horizontale, les outils tels que les sms, l'Internet, note d'information sont utilisés pour communiquer entre pairs.

A côté des outils classiques, il y a aussi l'usage d'outils dits sociaux pour communiquer dans les directions.

Les agents peuvent se rendre visite entre eux dans un esprit de confraternité. Lorsque ces visites interviennent dans un cadre plus solennel, elles se font avec le directeur ou des sous directeurs dans la délégation. Ce genre de visite a lieu en cas d'évènement heureux ou malheureux survenu au domicile d'un agent. Les directeurs peuvent aussi être l'objet de ces visites. Elles s'observent notamment au cours des décès où des convois funèbres sont organisés pour prendre part aux obsèques du parent du supérieur hiérarchique. Des agents peuvent aussi être objet de ses visites et de ces déplacements.

D'autres faits sociaux occasionnent des célébrations d'évènements annuels. C'est le cas de la fête du travail, de la fête des mères ou encore du nouvel an. Il n'est pas rare de voir des agents bénéficier de présents de la part du supérieur hiérarchique pendant la fête des mères pour les femmes et en retour pendant la fête des pères pour les hommes. Le nouvel an donne souvent lieu à des sorties détentes dans certaines directions comme la DEXCO et la DESUP. Mais depuis quelques années, le rythme de ces activités a baissé en raison des contraintes budgétaires. Au lieu de travail, on peut observer des causeries de couloirs entre collègues. Ce sont des causeries informelles au cours desquelles les collègues évoquent divers sujets relatifs au service ou non. Ces causeries se poursuivent parfois au cours des partages de repas. Quelle est l'efficacité de l'ensemble des outils évoqués dans la communication interne des directions ?