Audit de la communication interne de l’administration centrale du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche scientifique.

1.7.2.2.2. Les outils écrits

Les moyens écrits renvoient aux notes de service ou cahiers de consignes et de procédures. Ils constituent à la fois un des éléments centraux des difficultés de la communication interne et en même temps un des facteurs de sa réussite. Un des éléments du problème consiste dans la surcharge en moyens écrits. Ceux-ci sont alors assimilés au gaspillage de temps et d'argent, à un ciblage imparfait et, plus globalement, renvoient à l'image d'une mauvaise gestion interne. Trop d'information tue l'information dit-on³³.

A l'inverse, malgré ses remises en cause, il n'y a pas de solution à un problème de communication interne qui ne passe par l'écrit. Celui-ci présente les avantages de sa souplesse, de la rapidité de mise en oeuvre, de sa capacité de conservation, de son traitement individuel, de sa faculté de relecture. Celle-ci consiste dans un efficient de crédibilité plus important qu'à l'oral.

Comme outils écrits de communication interne pour l'organisation, il existe les outils suivants :

a). Le journal d'entreprise : Le journal d'entreprise a une « image marketing » difficile à établir à l'intérieur d'entreprise. Le but d'un tel media est de susciter un sentiment d'appartenance et de solidarité à l'intérieur de l'organisation où les différents services s'ignorent parfois.

b). Les outils traditionnels :

- La note de service : la note de service est un document de communication interne à l'entreprise qui contient des prescriptions d'un chef à ses subordonnés en vue de l'application d'une décision. La note de service est un instrument important au sein de l'entreprise.

- La documentation : faire circuler à l'intérieur de l'entreprise les documents qui la représentent à l'extérieur : Le personnel qui compose l'entreprise doit être mis au courant de l'existence de documents écrits qui la représente à l'extérieur de leur structure. Il s'agit essentiellement des écarts publicitaires et des petites annonces que l'entreprise peut

33 Des auteurs comme Caroline SAUVAJOL-RIALLAND parlent d'infobésité pour qualifier l'excès d'information. Elle en parle dans son article SURCHARGE INFORMATIONNELLE EN ENTREPRISE disponible en ligne à partir du lien https://www.abd-bvd.be/wp-content/uploads/2014-1_Sauvajol-Rialland.pdf (consulté le 20/12/2018 à 15 h 00 ).

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émettre.

-Le livret d'accueil : le livret d'accueil permet à tout nouvel arrivant dans l'entreprise d'avoir une présentation de cette dernière : structure, organigramme, organisation, fonctionnement, éventuellement évolution des carrières...

-La fiche de paie : la fiche de paie est un des moyens les plus importants de communication écrite incidente au sein de l'entreprise. Il n'est qu'à constater avec quelle religiosité les personnes ouvrent, enfin de mois, les enveloppes qui contiennent ces précieux documents pour être persuadé de leur importance. -Le rapport écrit : Dans le cadre de la vie professionnelle, le rapport est un média privilégié de communication interne, dans la mesure où il a pour objet l'étude approfondie d'une question pour préparer une décision de la part de l'autorité responsable.

- La lettre au personnel : Un chef d'entreprise fait passer un message sous forme de lettre sans aucune contrainte de contenu, il peut faire le point sur l'état de l'entreprise évoquant un thème de réussite, motiver son personnel (félicitation adressée au personnel).

-Le panneau d'affichage :

Outre les informations légales (informations syndicales, horaires, adresse de l'inspection du travail...) que doit exposer le tableau d'affichage, ce dernier a généralement une partie réservée à la communication entre les membres du personnel : petites annonces, évènement heureux et malheureux, informations relatives aux loisirs... - La boîte à idées :

Pendant longtemps et notamment dans les grandes structures, la « boite à idées » permettait à quiconque dans l'entreprise d'émettre une critique ou une suggestion concernant tel ou tel fonctionnement afin d'améliorer le résultat final. c) Les tendances récentes :

- Le journal électronique : Il se compose en deux techniques, celle du panneau lumineux d'information, spécialement conçu pour les messages de l'entreprise et celle de vidéotex dont les messages se déroulent sur les moniteurs de télévision. Il s'agit de délivrer des informations brèves.

- L'agence d'information : Elle est née au début des années 80 dans les entreprises possédant de multiples importations. Elle procède de la nécessité d'améliorer la

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rapidité de diffuser des informations et des coordonnées autour des axes. - Les communications électroniques : Elles sont définies comme constituant l'ensemble des informations diffusables informatiquement. Elles compriment les formules internet, les messages électroniques, les forums de discussions de travail de groupe et l'intranet.