1.7.2.2.1. Les outils oraux
Les moyens oraux sont les plus développés et
efficaces. Ils recouvrent un ensemble de situations de communication allant du
moins formel (bavardage) au plus formel (entretiens d'évaluation), de
l'individuel (procédure d'accueil) au collectif (groupe de travail).
L'oral est l'outil de communication interne le plus ancien. Il connaît
actuellement un profond renouvellement qui le fait apparaître comme le
plus efficace des moyens disponibles. Cette tendance s'explique d'abord par une
saturation de l'écrit, chaque salarié reçoit
quotidiennement de nombreuses informations sous forme écrite, qu'elles
soient matérielles ou virtuelles. Or, si l'écrit répond
parfaitement à cette demande d'information, il ne peut pallier les
exigences de cohésion sociale, d'identité culturelle, de
motivation. Un fossé s'élargit ainsi entre la réception de
multiples informations et l'impossibilité de les rendre
cohérentes autour d'axes directeurs. Le décalage entraîne
des effets pervers, contraires aux objectifs initiaux, puisque recevant un
nombre important d'informations, le salarié tend à réagir
en dénonçant un style de management purement linéaire et
descendant. La revendication s'exerce alors pour réclamer une
participation, un droit d'expression ailleurs que dans le cadre strictement
légal ou par la voie des organisations syndicales. Si l'écrit
procure l'information, l'oral en fournit le sens au travers du dialogue et de
l'échange. Les différents supports oraux sont ainsi
présentés :
31 Dans la dernière édition
(8ème édition) de leur ouvrage « la communication
interne des entreprises », ces auteurs ont opté pour une nouvelle
classification de ces outils. Ils parlent d'outils descendants, d'outils
ascendants, d'outils managériaux, de l'intranet et audio-visuel. En fait
il s'agit des mêmes outils organisés autrement.
a).
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La communication de proximité :
Elle est constituée par l'ensemble des échanges
qui s'opèrent localement sur le lieu de travail. Ces rencontres peuvent
s'effectuer au niveau du management direct (encadrement) mais également
par le top management de l'entreprise dans le cadre de visites
spontanées ou planifiées sur le terrain. Cette présence
physique est importante à trois titres :32 -l'écoute
: permettre au manager de mesurer le climat social sans
l'intermédiaire des études et sans le filtre de reformulation
opérée par la DRH ;
-la diffusion des messages : faciliter
l'expression des directives, celles-ci seront d'autant mieux reçues
qu'elles auront été adressées directement vers le
salarié; -Le symbole : la présence physique des
managers sur le terrain opère comme une marque de respect et de
valorisation du salarié. A défaut, l'absence risque d'engendrer
des rumeurs dont l'intensité négative varie selon le niveau de
climat social de l'entreprise. Un climat social sain autorise l'absence de
présence managériale forte, un climat négatif ne peut que
se dégrader davantage.
b). la gestion des réunions
? les réunions de service : La
réunion de service répond à un étrange paradoxe :
la quasi-totalité des salariés et plus particulièrement
des cadres se plaignent de la « réunionnite »,
c'est-à-dire du temps considéré comme perdu par la
répétition des réunions, alors que dans le même
temps, ils se montrent prêts à toutes les manoeuvres pour
intégrer une réunion à laquelle ils n'auraient pas
été conviés. La réunion est donc un lieu de travail
et d'échange, c'est aussi un lieu de pouvoir et de reconnaissance, ce
qui explique l'inertie dont elle fait l'objet.
? les réunions interservices : La
réunion interservices est une technique encore peu répandue
malgré ses avantages de simplicité et d'efficacité. Elle a
pour objectif de permettre la rencontre entre différents services de
l'entreprise sur une base de flexibilité et de décloisonnement.
Elle peut permettre aux agents dans une relation horizontale, de mieux
s'exprimer, car les barrières hiérarchiques sont
brisées.
? l'exploitation des événements internes
: En dehors des supports classiques, la réalité de la
communication interne dans l'entreprise est composée d'une multitude
32 Nicole d'Almeida, Thierry Libaert, La
communication interne des entreprises, 8ème édition,
Dunod,2018, p.28
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d'événements fréquemment
déconnectés de leurs objectifs : pot de départ à la
retraite ou mutation d'un collaborateur, obtention d'un important contrat
commercial, voeux annuels du président de l'entreprise, etc. Ces
situations constituent pourtant d'excellentes occasions pour relayer un message
ou favoriser les rencontres internes à condition de respecter certains
principes.
c). Les Relais Techniques
? Le journal téléphonique : Il
peut être utilisé comme outil d'information interne ascendante
(ligne ouverte aux questions du personnel) descendante ou horizontale
(réunion par téléphone).
? La vidéotransmission :
Système de transmission par satellite, elle permet de diffuser
en direct une information de nature télévisuelle
instantanément en de multiples points de la planète. Cette
particularité prédestine plus particulièrement la
vidéotransmission aux entreprises en réseau ou possédant
un grand nombre d'implantations. La seule condition technique est de disposer
d'une antenne satellite susceptible de recevoir les fiscaux hertziens. Son
absence n'est pas rédhibitoire puisque la plupart des palais des
congrès régionaux en disposent.
L'ensemble des salariés peut ainsi recevoir le
même message au même moment, ce qui renforce la cohésion et
la culture d'entreprise. Toutefois, en raison de sa lourdeur de mise en oeuvre
et de son caractère onéreux, elle est rarement
pratiquée.
? Les techniques au service des réunions :
c'est une information générale sur un
événement particulier. Ces techniques ont pour finalité de
faciliter la participation de toutes les parties intéressées
à la réunion.
? L'audiovisuel : Les entreprises recherchent
des outils de communication qui permettant une bonne transmission de
l'information, une compréhension simplifiée, un stockage des
données et d'utilisation aisée. Parmi les moyens audio-visuels on
peut citer :
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