1.1.5 La comptabilité financière à la
Gécamines
Dans le cas où l'organisation comptable est bien faite,
même la comptabilisation et la récolte des données devient
très aisées.
La classification pour une grande entreprise et pour une
entreprise qui a plusieurs opérations devient une classification tout
à fait classique. De nos jours, avec l'évolution technologique,
il y a quelques années les concepteurs ont fait de sorte à rendre
plus facile le travail d'enregistrement d'opérations comptables au
système informatique.
1.1.5.1 Fonctionnement du système comptable
Tous par des engagements, alors une entreprise qui veut
naitre, à ses grandes rubriques. D'abords elle amène les fonds
propres qui financeront l'équipement qu'elle utilisera ; mais cet
équipement qui ne fonctionnera pas de soi, auront besoins des
matières premières qui ces matières seront achetées
chez un fournisseur.
D'où les fonds propres financent les équipements
des biens qui resteront plus longtemps dans le cycle d'exploitation, nous
voyons les cours cycliques qui font que nous allons dans l'achat des
matières premières dans la transformation puis la vente ; cela
devient les fonds qui tournent dans l'entreprise. Ainsi, nous flairons face
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à deux rubriques : le haut et le bas du bilan (qui
tourne plus rapidement et ramène des fonds à l'entreprise)
Alors, pour matérialiser tout cela dans un
système comptable, nous partirons du système de l'organisation
comptable. Quand on regarde les deux rubriques, celui du bas du bilan
d'exploitation joue plus avec les fonds qui entrainent la naissance des dettes
car les plus souvent dans le domaine réel, les achats se font par
crédit (création des dettes). Alors les matières
premières sont achetées au près du fournisseur qui suppose
la dette et sont transformées et vendues au client, sont
négociées à court terme et ceux du fournisseur à
long terme afin d'entrainer les besoins des fonds de roulement fluide et bon.
Eu égard à ce cycle d'exploitation, on aura d'une part la
naissance des dettes et d'autre part la naissance des créances qui est
le gros même qui fonctionne dans l'entreprise (GCM).
Maintenant, comment faudra-t-il gérer ces deux fluides
qui sont les dettes supposons de délai de paiement tout comme les
créances. Or, le système comptable utilisé à la GCM
et qui est utilisé couramment et le débit-crédit. Cela
nous amènera à circonscrire le fonctionnement du système
comptable. Le système utilisé à la GCM dit
général leadger (GL ou encore grand livre) ne connait que le
débit-crédit.
Tout passe par les différents modules de gestion
ci-après :
1) L'A.P (account payable) : c'est un module de
comptabilisation de la dette.
Au sein de l'entreprise, le besoin en tel autre matière
est exprimé par les exploitants qui font appel au service de
l'approvisionnement qui, avant de passer commande fera l'étude du
marché parce que le principe étant « d'acheter la meilleure
qualité au bon prix » et sélectionnera le client qui offrira
mieux.
Une fois que le service des approvisionnements passe commande,
les écritures se retrouveront en pourchasing order (P.O : module qui
gère les approvisionnements) qui seront envoyés en account
payable (A.P ou effet à payer : module gérant la dette).
Après l'envoi de la commande chez le fournisseur, le module A.P
enregistrera toutes les négociations ainsi que le délai de
paiement.
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Après livraison dans le stock magasin (I.N.V :
Inventory) par le fournisseur, nous aurons ce qui suit :
P.O. (commande et approvisionnement)
A.P (fournisseur compte G)
(2)
(3)
INV
(1)
P.O : saisi la commande (1)
A.P : gère la dette, saisi la facture (règlement
avec le fournisseur) qu'il envoi à P.O
(1)
INV : la réception des marchandises en stock magasin (3)
et reçoit les informations sur la commande départ et d'autres
afin de savoir :
- Si la quantité facturée égale
quantité commandée : il y a première approbation ;
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- Si la quantité facturée égale à la
quantité commandée égale quantité livrée :
il y a deuxième approbation.
Ainsi la facture devient payable.
Comme nous l'avons dit dans la situation réelle, tous
la plupart des achats se font à crédit ce qui occasionne des
délais de paiements.
Dans ce système à partir du moment où la
commande est approuvée, qu'il y ait eu livraison et que la
réception avait été saisie et qu'elle corresponde à
la quantité commandée et facturée, le délai des
échéances commence à être compté, cela veut
dire qu'a partir de cet instant on évalue le délai de paiement de
la facture (30-60 ou 90 jours) et dans lequel les échus (à 30-60
ou 90 et plus jours) seront mis.
Toutes les transactions sont traduites en écriture
comptable se présentant comme suit :
à courir ses échéances
P.O
INV
A.P
La facture commence
(Central)
G.L
En INV, des réceptions qui sont directement
envoyées aux consommables et celles-ci sont des articles de
clôture qui les envoient en G .L soit sous forme de stocks avec le compte
31 fournitures, soit comme les matières consommables et fait
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le compte de la classe 6, la classe des comptes de charges et
pertes par nature. Lorsqu'il y a réception d'une facture, A.P la saisie
et l'envoie à INV. Qui mènera les écritures en G.L soit de
stockage des déstockages selon les pièces. C'est en G.L que les
écritures se greffent, ainsi par exemple, le système pourrait
rappeler en cas des restants des jours par les échus afin de
préparer la trésorerie. Annoncé à la fin de
l'échéance, toutes les factures qui étaient en attente
deviennent des factures payables. Le paiement se fera en A.P (règlement
fournisseur) afin d'apurer la dette (qui se font par opération avec la
banque ou à la caisse) et les écritures seront envoyées en
G.L.
Comptabilisation Fournisseur-client
A.P
A.R
Gestion échéance
Gestion échéance
G.L
2) Nous avons aussi le F.A ( ou gestion des immobilisations) :
qui en
général est complexe.
Tout comme l'achat, tout comme les ventes A.R (Account
recevable ou effet à recevoir) gère les échéances,
selon le paramétrage que l'on peut y mettre. Le système A.R
pourra rappeler lorsque l'échéance d'un client sera proche. C'est
pourquoi il est autonome. Dans les multiples transactions de l'entreprise, un
fournisseur peut être en même temps clients. D'où au lieu de
payer ce fournisseur, client peut demander une compensation fournisseur-client
et le module A.R passera cette opération automatique. Donc, A.R joue le
même rôle qu'A.P or les opérations des commandes et des
stocks.
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G.L
M.O
Nous avons à titre illustratif des compagnies
aériennes qui tiennent toujours leur comptabilité sur des
immobilisations qui si on tenait compte de délai d'amortissement
réel, ces avances ne valeraient pas. Tout comme aussi, on peut avoir des
immobilisations qui ont d'autres immobilisations en leur sein. Prenons le cas
des véhicules automobiles qui ont un moteur qui est une immobilisation
avec une durée de vie, la climatisation aussi même les phares, les
sièges... ainsi chaque immobilisé se fait amortir en fonction de
sa durée de vie.
Donc, le module F.A soit géré les sous
immobilisations selon leur vie. Après l'avoir programmé, F.A soit
suivie tel ou tel immobilisé et lorsque son délai est à
terme, il faudrait changer l'immobilisé et dès lors que cela est
effectué, automatiquement et y remplace le nouveau immobilisé et
commence à y pratiquer les annuités (selon le programme mis).
Le module F.A est complexe dans ce sens qu'à partir des
instructions données du système, il peut faire la
réévaluation, dégager les plus-values ou les moins-values
de réévaluation, peut faire les cessions (en calculant la valeur
du bilan y sortir les amortissements...) le module le fait automatiquement et
évite les oublies liées à la nature de l'homme car
considère les accroissements, les destructions, les
désaffectations,... ensuite le module dresse les écritures qu'il
enverra en G.L.
F.A A.P
Facture d'immobilisées
G.L
F.A est alimenté par A.P. lorsque les factures des
immobilisés sont A.P il envoie les éléments en F.A
dès que c'est réceptionné, les éléments sont
mis en F.A qui commenceront à courir les échéances. Donc,
il y a corrélation des modules. A tout cela, on peut associer la gestion
de la main d'oeuvre (MO)
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La gestion commence par le pointage qui entraine plusieurs
mouvements ainsi transmis sous forme d'écriture en G.L (exemple : la
feuille de paie, les retenus, les avantages, les congés...)
La GCM utilise le module DELTA pour calculer la
rémunération de son personnel.
Ce module est différent du module (GL) qui ne traite
que la comptabilité générale. DELTA est un module
auxiliaire du G.L, il utilise les codes rémunérations qui ont
pour objectif principal générer la feuille de pair de chaque
agent. Ces codes de rémunération sont même
générés par le pointage. Voyons quelques exemples :
1. Le pointage (P) présence donne droit à : -
La rémunération journalière
- L'indemnité de transport
2. Le pointage (A) absent enlève le droit à : - La
rémunération de ce jour d'absence - L'indemnité de
transport
3. Les heures supplémentaires donnent droit à :
- Un supplément de rémunération
- Selon le nombre à une indemnité de transport
supplémentaire
- Et /ou l'augmentation de l'impôt à payer selon le
changement de la
fourchette
4. Si un agent est codifié (C) célibataire,
cela n'entraine pas l'indemnisation de famille, alors que (M) marié avec
enfants ou sans enfants et le (C) célibataire avec enfant entraine des
rémunérations familiales selon le cas.
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En définitive, nous aurons la situation comme suit :
A.P
P.O
INV G.L A.R
M.O
F.A
P.O : module qui gère les approvisionnements (saisie la
commande)
A.P : module qui gère les opérations concernant
le fournisseur (saisie les factures fournisseurs)
INV : module qui gère les stocks (saisie
réception marchandises)
A.R : module qui gère les opérations avec les
clients (saisie les amortissements, les affectations et désaffectations,
les destructions, bref tout ce qui a trait à l'immobilisation)
M.O : module qui gère le personnel et saisie les
absents, congés, les feuilles de paie, les licenciements, bref tout ce
découle du comportement du personnel dans l'entreprise.
G.L : module où se déversent toutes les
écritures des autres modules, les centralisent afin de sortir les
états financiers.
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