3.3 LE GUIDE D'ENTRETIEN
1) Acheteur : Quelle est la nature de vos Achats (HA) ?
Qualiticien : Quel est votre périmètre
Qualité-Hygiène (QH) ?
2) Décrivez le processus achat/qualité au sein de
votre service.
3) Quels sont les intervenants (clients internes,
fournisseurs etc.) de chaque étape de ce processus ?
4) Acheteurs : quel est le niveau d'intervention de
la Cellule Hygiène lors d'un référencement
produit/fournisseur
Qualiticien : à quelle étape du
référencement produit/fournisseur intervenez-vous ?
5) Considérez-vous que l'interaction HA/OH soit
suffisante au sein de votre entreprise ?
6) Acheteur : Quel est votre degré de
connaissance de la législation alimentaire en vigueur et de son
évolution ? Etes-vous, ou votre service, abonné aux revues sur le
sujet et celles répertoriant ces évolutions ?
Qualiticien : d'où vient votre information
concernant l'évolution règlementaire alimentaire ? Lorsque vous
apprenez un changement règlementaire, communiquez-vous ces informations
aux acheteurs de votre entreprise dont les périmètres sont
concernés ?
7)
56
Acheteur : Vous est-il déjà arrivé
un problème de référencement fournisseur ou produit par
manque d'informations liées à réglementation actuelle ? Si
oui, pouvez-vous nous expliquer la nature du produit et du problème ?
8) Comment verriez-vous une intégration de ces deux
cellules au sein de leur processus respectif ?
9) Quels conseils donneriez-vous, ou moyens mettriez-vous en
place, pour augmenter cette intégration dans votre entreprise
(expérience passée dans différentes entreprises par
exemple) ?
10) Cela vous semble-t-il implémentable au vu du
fonctionnement actuel (ou au vu de vos connaissances concernant des changements
de votre entreprise opérés par le passé) ?
11) Trouvez-vous pertinent une telle cohésion entre la
cellule HA et la cellule QH ?
12) Commentaires, remarques ou points à aborder ?
3.4 L'ANALYSE DES REPONSES
L'analyse des entretiens adressés aux acheteurs et
responsables Qualité/Hygiène alimentaires révèle un
état de fait commun : il n'y a - à date - pas ou peu
d'interactions entres ces deux cellules pourtant liées. La
première explication semble être la distance géographique.
Ces deux équipes ne travaillent pas ensemble car elles ne sont pas dans
les mêmes locaux. Seconde explication qui découle des
réponses reçues : malgré l'existence d'une cellule QH, le
positionnement hiérarchique ou du moins le rattachement de ces personnes
au pôle Achats des Gourmets n'est pas clair. Les acheteurs ne savent pas
à qu'ils doivent s'adresser lorsqu'ils ont une interrogation concernant
un référencement. Le résultat qui en découle est
que, soit la demande est faite au service juridique qui se trouve
géographiquement proche de la cellule Achats mais ne possède pas
l'expertise alimentaire, soit la demande est omise et le
référencement a tout de même lieu. Cela nous amène
au fait que lorsqu'il y a un risque fournisseur ou produit, il n'est jamais
traité en amont mais en aval une fois que la DGCCRF - ou autres
autorités compétentes - soient finalement intervenues. Le risque
pour l'entreprise et les acheteurs est élevé,
particulièrement lorsque l'on sait que ce risque aurait pu être
maitrisé en amont et qu'il est donc inutile.
Un second constat est fait, sept des huit interrogés
considèrent cette interaction utile voire indispensable. Qualiticiens
comme acheteurs sont d'accord sur le fait qu'ils doivent participer à
leurs processus respectifs pour assurer un référencement qui
répond aux normes réglementaires et aux exigences des parties
prenantes. Le manque de connaissance des acheteurs sur les
périmètres d'expertise des qualiticiens est un argument en faveur
de cette intégration. Tout comme le manque de visibilité de la
cellule Qualité sur les contrats négociés par les
acheteurs alimentaires.
57
Plusieurs solutions sont apportées.
Premièrement, l'intégration physique de la cellule
Qualité/Hygiène qui existe aujourd'hui. Cela va évidemment
avec une réorganisation du rôle à jouer de chacun (quel
périmètre achats pour quel qualiticien ?). A cela s'ajouterait
une redéfinition des processus Achats et Qualité/Hygiène
qui viendraient se greffer à certaines étapes, une politique
Achats/Qualité commune qui intégrerait impérativement des
audits ou (auto-)évaluations fournisseurs. Au moment des
négociations, le fournisseur devrait prendre part à la charte
Qualité définie préalablement et s'engager à la
respecter. Celle-ci serait intégrée au contrat.
Deuxième solution : la formation d'un juriste aux
spécificités de l'alimentaire et de la réglementation
afférente. Cela éviterait de déplacer la cellule QH et
permettrait d'ajouter l'expertise juridique nécessaire à la
contractualisation. Cependant, cette solution peut ne pas être
sélectionnée car la veille règlementaire liée
à l'alimentaire fait partie de la mission quotidienne du qualiticien. On
peut alors se demander s'il est nécessaire qu'un juriste se voie
également attribuer cette mission.
En finalité, ce que l'on peut extraire de ces
entretiens est le fait que malgré l'absence d'interactions fortes entre
une cellule Qualité/Hygiène - qui s'occupe à date
principalement du secteur restauration et non du secteur distribution - et la
cellule Achats distribution, nous remarquons une volonté commune de
changement.
Plusieurs raisons motivent ce choix :
- la prise de risque trop importante lors des
référencements actuels ;
- les problèmes sanitaires rencontrés par le
passé et l'intervention des autorités ministérielles ;
- la nécessité de conformité face aux
exigences des autorités, des clients et autres parties prenantes ;
- la responsabilité de l'entreprise quant aux fournisseurs
qu'elle référence (RSE).
Des solutions à la portée de la Direction
Alimentation et Restauration sont implémentables sans pour autant
changer foncièrement le système actuel (utilisation des
ressources humaines disponibles). Il reste cependant un travail important
à faire sur la clarification du rôle de chacun et sur la
définition de nouveaux processus et d'une nouvelle politique commune, ce
qui est impératif pour une bonne intégration des deux
cellules.
Tableau 4 : proposition d'un processus de
référencement commun aux cellules Achats et
Qualité/Hygiène
58
|
N°
|
ETAPE
|
SERVICES
CONCERNES
|
DOCUMENTS / MOYENS
D'INFORMATION
|
|
1
|
Définition et expression
du ou des besoins
|
Qualité/Achats
|
Cahier des charges
fonctionnel
|
|
2
|
Rédaction de la
demande d'achats puis
validation
par hiérarchie
|
Demandeur + Responsable
service du
demandeur
|
Formulaire ou demande
écrite validée par
la
hiérarchie
|
|
3
|
Prospection et
détermination des
fournisseurs
potentiels à
consulter
|
Achats
|
Annuaires et salons
professionnels, Internet,
panel
fournisseurs actifs
|
|
4
|
Visites fournisseurs
|
Achats/Qualité
|
Audit/Questionnaire
d'auto-évaluation
|
|
5
|
Appel d'offres
|
Achats
|
Appel d'offres + Cahier
des charges +
Conditions
Générales d'Achat
|
|
6
|
Analyse et Comparaison
des offres
|
Achats/Qualité
|
Tableau avec critères :
coûts, qualité, délai,
services, Conditions Générales de Vente...
|
|
7
|
Négociation
|
Achats
|
Comptes rendus des
différentes étapes de
négociation, Contrat cadre
intégrant de la
Charte
Qualité
|
|
8
|
Choix final du
fournisseur
|
Achats
|
Note d'information
adressée entre autres
au
demandeur et la Cellule
Qualité
|
|
9
|
Rédaction de la
commande
|
Achats et/ou
Approvisionnement
|
Bon de commande
|
59
|
10
|
Confirmation de livraison
de la commande
|
Entrepôt et/ou
magasin +
Approvisionnement
|
Prise de RDV pour
livraison entrepôt ou
magasin
|
|
11
|
Réception quantitative et
qualitative de
la
marchandise
|
Réception
alimentaire avec
retour aux
cellules
Achats et Qualité si
nécessaire
|
Bon de livraison émargé
|
|
12
|
Enregistrement facture
|
Comptabilité
fournisseurs
|
Facture
|
|
13
|
Validation de la facture
et paiement
|
Comptabilité
fournisseurs+
Achats si litige
|
Avis de paiement
|
|
14
|
Retour sur performance
des fournisseurs
|
Achats/Qualité
|
Evaluation annuelle du
fournisseur, fiches
anomalies,
ressenti et
retours des demandeurs
|
En conclusion, nous pouvons dire que les guides d'entretien
réalisés ont permis de valider nos trois hypothèses
à savoir :
Hypothèse 1 : La nature des achats impacte la mission de
l'acheteur.
Hypothèse 2 : Une interaction forte entre les fonctions
Qualité & Hygiène et Achats garantira un achat conforme aux
exigences.
Hypothèse 3 : L'innovation produits ou processus est un
risque pour l'acheteur alimentaire.
En effet, les spécificités règlementaires
liées à l'achat alimentaire ont un impact sur la mission de
l'acheteur, rendant le référencement des fournisseurs et des
produits plus contraignant et plus difficile à gérer. C'est par
ailleurs grâce à une interaction forte Achats/Qualité que
ces référencements peuvent être facilités et
répondre aux exigences qu'elles soient juridiques ou émanant des
clients. Pour finir, la volonté d'innover et de proposer aux clients des
aliments hors du commun ou nouveaux sur le marché (cas de la Novel Food
et des insectes) font encourir un risque important pour l'acheteur et son
entreprise. Risques qui peuvent être anticipés et
maîtrisés en amont si les processus Achats et Qualité sont
communs sur certaines étapes comme proposées dans le tableau
3.
60
| 
