En cas de facture non payée à
échéance, on engage ce que l'on appelle une procédure de
recouvrement d'impayés.
1.1 - Processus de recouvrement de créances et
niveaux de relance client
Le processus de recouvrement en zone OHADA s'articule autour
de la date d'échéance. Il définit un cadre temporel dans
lequel est effectuée la relance amiable. Il a un début et une fin
qui intervient lorsque la facture est payée où en cas
d'impayé après l'envoi de la mise en demeure.
Chaque entreprises dans la zone OHADA établie son
processus de relance en fonction de sa politique commerciale et de sa relation
avec sa clientèle.
Selon le système français, ce processus est
décomposé en une succession de phases : préventif, niveau
1, niveau 2, niveau 3, qui sont de plus en plus fermes et formalisées au
fur et à mesure que le temps passe.7
Figure 2 : Processus de relances type selon le
système français(
www.etrepaye.fr)
En cas d'impayé non justifié au-delà du
niveau 3, l'action amiable prend fin pour devenir contentieuse.
7http://www.etrepaye.fr/ Recouvrement de
créances.php
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Analyse des impayés au sein d'une PME : Cas
de GAB-NET SERVICE
Il existe deux techniques de procédure de recouvrement
des créances à savoir :
· Les Techniques non juridiques de gestion de recouvrement
des créances
· Les Techniques juridiques de recouvrement tiré du
droit OHADA
1.1.1- Les Techniques non juridiques de gestion de
recouvrement des créances
Les Techniques non juridiques de gestion de recouvrement des
créances sont des techniques relatives au recouvrement à
l'amiable visant essentiellement à récupérer les
impayés par l'encaissement des créances en retard de paiement par
la négociation dès lors que l'échéance
contractuelle est dépassée.
1.1.1.1 - Les différentes techniques de
relance-clients
1.1.1.1a - La relance
téléphonique
La relance téléphonique est un contact direct
avec le client pour instaurer un dialogue afin de comprendre les raisons du
non-paiement et aboutir à un accord.
1.1.1.1b - La relance-courrier (Lettre de
relance)
Une lettre de relance est une lettre envoyée par un
créancier, qui vise à rappeler à son destinataire qu'il a
une dette. Lorsque le créancier transmet un document ou une lettre
recommandée avec demande d'avis de réception, il pourra :
· soit conserver la preuve de son envoi, même en
l'absence de retour de l'avis de réception,
· soit établir juridiquement l'envoi de la lettre
: la charge de la preuve de non réception incombe alors au
destinataire.
1.1.1.1c - La relance « face à face
»
La relance « face à face »ou visite à
domicile a pour but de créer une communication directe avec son
débiteur. Il sera question au préalable de bien préparer
la rencontre, les questions à poser pour que le client s'engage à
octroyer ce qui est dû dans les meilleurs délais.
1.1.1.1d -Les relances « mixtes » : appels
téléphoniques et courriers
Pour optimiser la relance amiable et encaisser plus
rapidement tout en gardant intacte la relation commerciale, on pourrait opter
pour des relances mixtes. La relance varie suivant les
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Analyse des impayés au sein d'une PME : Cas
de GAB-NET SERVICE
différents profils de payeurs. Lorsqu'on se retrouve
face à un impayé, il importe d'essayer de catégoriser le
client afin de sélectionner les relances appropriées à son
cas.
Les différents profils
payeurs
· Payeur négligent : Il
prend toujours ou parfois quelques jours, attend d'être relancé, a
égaré la facture, vous répond que le chèque est
« à la signature », il faut le relancer très
commercialement, mais rapidement, avec un suivi plutôt serré sur
la transmission et la réception de la facture, et sur les délais
de paiement.
· Mauvais payeur : qui a les
moyens de vous payer, connait la valeur de l'argent et sait l'employer à
son profit : il veut vous payer le plus tard possible voire jamais si vous lui
en laissez l'occasion. Usez d'au moins deux types de relances (relance mixte)
à l'instar des rappels téléphoniques et correspondances
fermes pour qu'il ressente la pression d'honorer à ses engagements.
Recourir sans tarder au contentieux.
· Insolvable : il ne peut pas
vous payer, du moins pour le moment si ses difficultés de
trésorerie ne sont que passagères. Faire monter la pression s'il
s'agit d'une petite somme. Les relances doivent être multipliées
pour obtenir rapidement un paiement partiel et tenter de mettre en place un
échelonnement.
· Payeur administratif : il paie
toujours très lentement, en raison de la complexité de ses
circuits ou d'une hypertrophie de paperasse : comprendre ses circuits et nouer
de bonnes relations avec les personnes chargées de l'ordonnancement pour
parvenir de manière astucieuse à mieux aligner votre paiement.
1.1.1.1e - La mise en demeure
Elle constitue une sommation de payer et permet souvent
d'éviter un contentieux. Aucune mention obligatoire n'est exigée.
Toutefois, elle doit être rédigée dans des termes
suffisamment clairs et formels permettant d'établir une véritable
interpellation.8
Une sommation de payer est un acte délivré par
un huissier de justice, mettant en demeure une personne de s'acquitter de la
dette qu'elle a contracté et l'informant des poursuites judiciaires
auxquelles elle s'expose en cas d'inexécution.9
8STERNA Emilie, Le recouvrement des
impayés, les fiches infos de la cci,31/03/2014 9
www.droit.fr/lexiqque/index.php/term/Juridico,1683-sommation-de-payer.xhtml
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Analyse des impayés au sein d'une PME : Cas
de GAB-NET SERVICE
1.1.2 - Les Techniques juridiques de recouvrement
tiré du droit OHADA
Le recouvrement judiciaire consiste à saisir le tribunal
compétent afin d'obtenir la condamnation du mauvais payeur dès
lors que toutes les relances amiables et tentatives de négociations ont
échouées.
Selon la juridiction OHADA, il existe plusieurs
procédures judiciaires de recouvrement:
· L'Injonction de Payer
· L'Assignation à comparaitre
L'injonction de Payer
L'injonction de Payer est une procédure judiciaire rapide
et peu onéreuse, qui permet à un créancier de contraindre
son débiteur à honorer ses engagements.
La procédure d'injonction de payer peut être
introduite lorsque :
· la créance à une cause contractuelle ;
· l'engagement résulte de l'émission ou de
l'acceptation de tout effet de commerce, ou d'un chèque dont la
provision s'est révélée inexistante ou
insuffisante10.
L'assignation est un acte de procédure adressé
par le demandeur au défendeur par l'intermédiaire d'un huissier
de justice, pour l'inviter à comparaitre devant une juridiction. 11
