Memoire Online - Contrôle de gestion bancaire dans un établissement de crédit: cas de commercial Bank-centrafrique (CBCA)

Cette phase constitue la formalisation des options retenues lors de la démarche stratégique. Elle consiste en une quantification de la démarche globale de planification. Le contrôle de gestion doit veiller à associer le maximum de responsables à cette formalisation des besoins de l'activité à moyens terme. La procédure devrait si possible être standardisée dans l'entreprise. Un format de base commun peut être mis en place qui se présenterait comme suit²⁸:

Réel N-2	Réel N-1	Prévu N	Objectifs N+1	Objectifs N+2	Objectifs N+3	Commentaires

Un tel document contiendra un certain nombre de rubriques qui devront nécessairement être remplies par les responsables de centre de responsabilités.

L'avantage pratique du plan opérationnel est de permettre le pilotage financier de la

banque. Car le plan permet d'anticiper sur les besoins éventuels de financement de l'activité et ainsi de mieux les gérer. Ceci revêt une importance capitale dans la banque car comme nous l'avons dit plutôt ; celle ci doit respecter des ratios financier très strict. Il est donc primordial que des mesures soit prises assez tôt pour éviter d'être prise de court. D'où l'importance d'un planning opérationnel bien quantifié.

Cependant selon nous, il demeure important dans la mise en place du plan d'éviter deux écueils :

Le premier de ces écueils concerne le non formalisation effective des priorités, objectifs de plan. S'il n'y a pas un objectif clair en terme de PNB²⁹, de résultats net sur fonds propres à assigner a chaque responsables de centre de responsabilité ; il y'a fort à craindre que personne ne pourra être indexé de manière précise en cas de difficultés. Le second écueil selon nous concerne les plans glissant qu'il faudra éviter. En effet il est facile lorsqu'on à établit les plans sur les trois prochaine années de procéder chaque année qui passe à un simple réajustement pour l'année suivante. Ce réajustement tiendrait par exemple compte des données sur l'inflation, le taux de base, les prix des biens... etc. Il faudrait qu'à chaque année le processus d'interrogation sur l'évolution de la conjoncture ait lieu. Une telle pratique certes répétitive aura le mérite de prendre en compte les changements survenus dans l'économie. Une fois le plan élaboré, on passe à la prochaine phase qui est le budget.

Le budget s'inscrit dans le cadre défini par la planification stratégique et opérationnelle : il décline le plan selon un horizon annuel et un échéancier comptable

Mémoire rédigé par KAGUENDO Ulrich Vianney Elisée, Master II professionnel B-A-B. Page 48

financier précis. Il constitue également un instrument de coordination des unités décentralisées de l'entreprise. A cet effet il ne doit pas être statique. Par là nous voulons dire que le budget ne saurait pas s'établir à travers le recalcule des données antérieures. Le budget devrait être dynamique c'est-à-dire qu'il serait la résultante d'une remise en cause des choix antérieurs prenant en compte l'état d'une réflexion sur l'orientation des activités. Cette dynamisation du budget à pour avantage de nécessité une implication des dirigeants de l'entreprise à tous les niveaux. Le budget à une nature contractuelle intrinsèque et chacune des personnes censés réaliser des objectifs budgétaires devraient au moins avoir leur point de vue à donner quant à son élaboration. Ainsi chacun sera mieux à même de faire face à ses résultats et de les justifier.

Face à ces différents aspects du budget, on comprend aisément qu'il soit nécessaire d'établir une procédure budgétaire afin que celui ci soit établit à temps et dans les règles.

La procédure budgétaire est une tache qui incombe au contrôle de gestion .En effet dans une entreprise c'est le service qui est chargé d'élaborer les documents nécessaires à l'établissement du budget, de veiller au respect du planning et d'en assurer le suivis. On identifie en règle générale deux types de budgets :

les budgets d'activités qui concernent les services opérationnels. Ils sont présentés en quantités et en valeurs ;

les budgets de fonctionnement qui intéressent l'ensemble des activités de l'entreprise. Ce budget donne la liste des dépenses nécessaires à la marche des services correspondant.

Une fois les prévisions et le plan établit le contrôle de gestion établit les pré- budgets qui est diffusé aux différents centre de responsabilités. Une fois ceux-ci remplis ; ils sont transmis à la Direction Générale. Celle-ci va émettre son avis quand aux objectifs proposés par les responsables de centre de responsabilité. Ceci va être l'occasion d'une véritable négociation entre les deux parties. Négociation qui aura lieu en général entre septembre et décembre date à laquelle le budget pour la nouvelle année est finalement établit. On le comprend la mise en place du budget est un des temps fort de l'entreprise au cours duquel un véritable contrat relatif aux performances des gestionnaires est établit.

L'articulation plan-budget repose sur l'intégration des procédures et l'organisation et le suivi d'un planning rigoureux. Le déroulement type d'une procédure est représenté par le schéma suivant :

Mémoire rédigé par KAGUENDO Ulrich Vianney Elisée, Master II professionnel B-A-B. Page 49

DG: Direction Général; CG : Contrôle de Gestion ; CR : Centre de Responsabilité. Source: construit par l'auteur/ CGBDF de (M. Rouach & G. Naulleau)

- la 1^ère phase est initiée à la fin du premier semestre par la direction générale. Il s'agit de la diffusion des axes stratégiques et des objectifs généraux à retenir pour l'élaboration du budget N + 1. L'envoi de cette « lettre de cadrage » ou « lettre d'intention » permet aux centre de responsabilité d'initier leur prébudgets N+1. pareillement, le contrôle de gestion transmet les hypothèses et monétaires à retenir comme référence de valorisation pour l'ensemble des interlocuteurs de la banque.

- La 2^ème phase se déroule ;e au niveau de troisième trimestre et est prise en charge par les centres de responsabilité chargé d'élaborer le « prébudgets ». Ainsi, sur le plan de la forme, le document synthétique relatif à l'activité ou aux revenus peut se présenté de la façon suivant :

Mémoire rédigé par KAGUENDO Ulrich Vianney Elisée, Master II professionnel B-A-B. Page 50

Figure 3 : Modèle type de document budgétaire (voir annexe le cas pratique)

PNB ou
Indicateurs
d'activité

Rappel
réalisé

N-1

Objectif
N

Estimé
N

Proposition du
budget N+1

Variation
N+1 /
Estimé N

Dans ce tableau ci-dessus, ces prébudgets concernent les élément clés de prévision tel qu'il apparaissent au milieu de l'année en cours :

Effectif et charge d'exploitation liés aux objectifs d'activité et de revenus ;

Projet d'investissement et e développent (formation, action commerciales lourdes, etc.) classé par ordre de priorité.

- La 3^ème phase est prise en charge par les services de contrôle de gestion d'analyser les cohérences de ces prébudgets.

- La 4^ème phase est une phase de négociations entre directeur générale et centres de responsabilités lors de réunions ou de comités budgétaires afin d'aboutir à un accord sur les objectifs d'activité, de revenus, de charges et d'investissement retenus au niveau de chaque centre de responsabilité (en octobre/ Novembre).

- La 5^ème et dernière phase correspond à l'établissement du budget par métier ou par fonction. elle donne lieu aux derniers arbitrages entre les différentes directions. Le contrôleur de gestion peut utiliser pour cela des documents normalisés de « notification budgétaire », accompagnés d'une note éventuelle signée par la direction générale afin de bien marquer le caractère contractuel de l'engagement pris par les responsables concerné du centre de responsabilité.

Une fois le budget établit il doit être suivit sur une base mensuelle par le contrôle de gestion à travers les systèmes de reporting mis en place. Mais en quoi consistent les centres de responsabilités dont il est ici question.

Contrôle de gestion bancaire dans un établissement de crédit: cas de commercial Bank-centrafrique (CBCA)

II.3.1.2. Le plan opérationnel