Essai de la mise en place d'une comptabilité appropriée pour la gestion des fonds des partenaires dans un programme de santé

4.2.8. Proposition des documents à utiliser au service comptables

Plusieurs documents qui servent des preuves dans un programme. Ainsi nous citerons les documents de gestion et les documents comptables.

4.2.8.1. Les documents comptables

Les documents comptables sont des documents d'enregistrements et des synthèses subdivisés en deux branches en l'occurrence les documents journaliers et des synthèses.

Pour résumer ce point nous allons proposer et résoudre une application.

Illustration 1 :

Au début du mois de février la coordination a reçu de fonds de fonctionnement et supervision premier trimestre 2015 avec le projet SANRU d'un montant respectif de 1290$ et 5037$ logé dans le sous compte PNLS de la BPS bordereau de versement n°53. Le 07 février 2015 la coordination en collaboration avec la DPS établit un chèque pour le décaissement de ce fonds pour approvisionner la caisse du programme bordereau de retrait n°97, le 12 février après évaluation des états de besoin, l'AG établi un ordre de sortie caisse pour l'achat des fournitures de bureau d'un montant de 650$ facture n°89 de la Maison la Nature.

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4.2.8.1.1. Les documents journaliers

Les documents journaliers sont ceux qui sont effectuent chaque jour et qui fait une évaluation quotidienne.

i' Les bons d'entrée et des sorties caisse ;

Le bon d'entrée caisse enregistre les fonds des partenaires logés au sous compte bancaire PNLS de la division provinciale de la santé moyennant un bordereau de retrait. Le bon de sortie caisse enregistre toutes sorties caisse moyennant un ordre de paiement.

$ 650

En-tête

Bon de Sortie Caisse N°...001...

Montant

En-tête Date 07./02/2015..

Bon de Entrée Caisse N°...001...

Montant

Reçu de Projet SANRU via BIAC (BPS) ou BSB001

Somme en lettres Dollars Américains Mille Deux Cents Nonante

Motif :...Frais de Fonctionnement T1 2015

Imputation Comptable :...7151 Budgétaire :...4415...

Signature du caissier

$ 1290

Bénéficiaire NTUNA MUKIESE (OSC 001)

Somme en lettres ...Dollars Américains Six Cents Cinquante...

Motif :...Achat Fournitures de Bureau

Imputation Comptable :...6011

Budgétaire :...4451

Date...12.../02/.2015...

Bénéficiaire visa du comptable Signature du caissier

i' Les bons d'entrée et sorties banque ;

Le bon d'entrée banque enregistre les fonds des partenaires logés au sous compte bancaire PNLS de la division provinciale de la santé moyennant un bordereau de versement. Le bon de sortie banque enregistre toutes sorties banque moyennant un chèque ou bon de retrait.

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$ 1290

En-tête

Bon de Sortie Banque N°...001...

Montant

? Journal

En-tête Date...02.../02/2015..

Bon de Entrée Banque N°...001...

Montant

Reçu de...Projet SANRU via Standard Bank ...(BV n°53)...

Somme en lettres :..Dollars Américains Six Mille Trois Cents Vingt Sept...

Motif :...Frais de Fonctionnement et supervisionT1 2015...

Imputation Comptable...7151/7113... Budgétaire....4415/4418...

Signature du caissier

$ 6327

Bénéficiaire....PNLS Kongo Central....(BR n°97 BIAC )...

Somme en lettres ...Dollars Américains Mille Deux Cents Nonante...

Motif :...Frais de Fonctionnement T1 2015...

Imputation Comptable :...7151...

Budgétaire....4415...

Date 07.../02/2015...

Bénéficiaire visa du comptable Signature du caissier

Ce journal enregistre les opérations avec les fournisseurs ou prestataires à travers l'enregistrement des factures et des avoirs, s'il y a lieu.

1. Livre de projet SANRU 31/12/2015

Dates	Code	Début	Crédit	Libellés	Début	Crédit
2/2/2015	4415	52	7151	Frais de fonctionnement T1 2015 Bordereau de versement n°53	1 290 $	1 290$
	4418	52	71	Frais de supervision T1 2015 bordereau de versement n°53	5 037$	5 037$
7/2/2015	4415	57	52	Retrait de frais de fonctionnement en banque pour approvisionnement de la	1 290 $	1 290$

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				caisse. Bordereau de retrait n°97
12/2/2015	4415	6011	57	Achat fournitures de bureau facture n°89	650$	650$
				Total	8 267$	8 267$

i' Livre de banque (brouillard banque)

Ce journal enregistre les mouvements sur le compte spécial.

En recettes (entrées) :

· les chèques remis en banque ;

· les virements reçus ;

· les sommes en espèces portées en banque ;

En dépenses (sorties) :

· les approvisionnements de la caisse ;

· les règlements par chèque des fournisseurs ;

· les frais de banque.

Le brouillard de banque est ouvert en indiquant en en-tête, le nom du projet partenaire, l'exercice et le mois concerné. On inscrit uniquement le jour de paiement de la dépense relative à la pièce, le mois étant indiqué en en-tête. On inscrit le N° de l'activité tel que précisé dans le contrat entre le programme et le projet.

On mentionne la nature de l'opération :

> Pour les recettes :

On précise la nature de l'encaissement et son objet (chèque d'approvisionnement N°xxx, remise en espèces, virement)

> Pour les dépenses :

On inscrit le numéro du chèque réglant la dépense, en précisant le nom du bénéficiaire et la nature de la dépense.

S'il s'agit d'un règlement à un fournisseur, préciser le numéro de la

facture.

S'il s'agit d'un prélèvement bancaire, on précise l'objet de ce prélèvement (frais financiers...).

Les libellés doivent être clairs et explicites. En fin de mois, le brouillard de banque est arrêté.

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Le brouillard de banque est établi mensuellement. Dans le cas où aucune opération par banque n'a été effectuée, il est tout de même établi, en y faisant figurer les sommes reportées et à reporter.

Toute somme inscrite en recette doit être appuyée par une pièce justificative (avis de crédit, remise d'espèces).

Pour chaque dépense, une pièce justificative doit être produite (factures fournisseurs, avis de débit, copie du chèque de paiement, ordre de virement). Il est indispensable de préciser sur chaque pièce de dépenses le code de l'activité concernée.

Les frais prélevés par la banque (frais financiers, services bancaires) doivent être inscrits dans la colonne `'Dépenses» du brouillard en mentionnant la date de valeur du prélèvement dans la colonne `'Date». L'avis de débit de la banque sert de pièce justificative.

Le relevé bancaire reçu mensuellement de la banque fera l'objet d'un rapprochement bancaire qui sera joint au rapport financier du programme.

Lorsque toutes les opérations du mois ont été enregistrées et vérifiées, l'original du brouillard est détaché et le comptable procède immédiatement à l'ouverture du brouillard du mois suivant en inscrivant :

· l'exercice concerné

· le mois

· les sommes reportées : recettes, dépenses et solde du mois précédent

En-tête N° Folio.001... Livre des Banques Février 2015									Dates
Libellés		n° Pièces	Imput. Cpble.	Imput. Budgét.	Entrées	Sorties	Solde s	02/02/201 5
Frais de sup et fonct.		BE001	7151 7113	4415 4418	6327 $	-	6327 $	07/02/201 5
Frais de fonct		BS001	7151	4415	-	1290 $	5037 $	28/02/201 5
Total Folio		6327 $				1290 $	5037 $	Visa du Comptable Approuvé par l'AG Signature du caissier

i' Livre de caisse (brouillard caisse);

Ce journal enregistre les opérations (sorties et entrées) par caisse :

· les dépenses payées en espèces (sorties)

· les approvisionnements de la caisse (entrées)

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Le brouillard de caisse est ouvert en indiquant en en-tête, le nom projet partenaire, l'exercice et le mois concerné.

Le brouillard de caisse comporte sept colonnes dont les intitulés sont les

suivants :

- numéro d'ordre/N° de pièce

- date

- imputation comptable

- imputation budgétaire

- libellé des opérations

- recettes

- dépenses

- solde

On inscrit uniquement le jour de paiement de dépense relative à la pièce, le mois étant indiqué en en-tête. On inscrit l'imputation budgétaire telle que précisée dans le contrat entre le programme et le projet. On inscrit aussi l'imputation comptable des comptes de charge et produit. On mentionne également la nature de l'opération (approvisionnement de caisse, nature de la dépense avec le nom et le numéro de facture du fournisseur).

Les libellés devront être clairs, explicite et concis, pour la nature des

dépenses.

Notons que si le nombre d'écriture est important, le brouillard du mois pourra comporter plusieurs pages ; dans ce cas, on inscrit sur la ligne `'Report» le montant figurant sur la ligne `'à reporter» de la page précédente :

Sur les lignes suivantes, on porte les sommes qui entrent en caisse (approvisionnements, remboursements) ;

Sur la ligne `'A reporter», on calcule le montant qui sera porté sur la ligne `'Report» de la page suivante du brouillard du mois ou sur la ligne `'Report» du brouillard du mois suivant ;

Sur la ligne `'Report», on inscrit le montant figurant sur la ligne `'A reporter» de la page précédente du brouillard du mois, ou sur la ligne `'A reporter» du brouillard du mois suivant ;

Sur les lignes suivantes, on enregistre les dépenses effectuées par caisse ;

Sur la ligne `'A reporter», on calcule le montant qui sera reporté sur la ligne `'Report» de la page suivante du brouillard de caisse du mois ou sur la ligne `'Report» du brouillard du mois suivant.

En-tête N° Folio.001... Livre de caisse Mois et Années									Dates
Libellés		n° Pièces	Imput. Cpble.	Imput. Budgét.	Entrées	Sorties	Soldes	07/02/2015
Frais de sup		BE001	7151	4415	1290 $	-	1290 $

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12/02/2015	Achat F.Bur BS001 6011	4415	-	650	$	640		$	28/02/2015
Total Folio		1290 $	650	$	640	$		Visa du Comptable Approuvé par l'AG
Signature du caissier

Source : Nous-mêmes

? Carnet des chèques ;

Etablissement du chèque pour approvisionnement Le comptable :

- Etablit le chèque et le fait signé par l'administrateur gestionnaire et contre signé par le Coordonnateur,

- Remet le chèque au caissier contre décharge sur la copie.

Comptabilisation du chèque Le comptable :

- joint l'état d'approvisionnement à la copie du chèque ;

- procède aux imputations comptables ;

- classe l'état d'approvisionnement et la copie du chèque dans le dossier approprié.

Entrée des espèces en caisse Le caissier :

- établit une pièce d'entrée de caisse en deux exemplaires ; - signe la pièce conjointement avec le comptable ;

- laisse un exemplaire de la pièce d'entrée de caisse pour la Comptabilité ;

- enregistre l'entrée dans le livre de caisse ;

- archive la pièce.

4.2.8.1.2. Les documents périodiques

? La fiche de suivi budgétaire par activité

Cette fiche permet de connaître le budget disponible sur chaque activité en temps réel. Elle explicite toutes les dépenses ayant conduit à ce résultat. Cette fiche est différente des relevés des dépenses réglées parce qu'elle prend en compte les dépenses non encore réglées et tous les engagements.

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Cette fiche, comme les autres éléments de suivi budgétaire, peut être tenue sur tableur (Excel, etc.).

Description

1- Une entête

Dans cette partie, les renseignements suivants sont donnés :

· le nom du SB concerné

· l'exercice concerné

· le n° de l'activité

· l'intitulé de l'activité

· le montant du budget de l'activité

· le montant cumulé des dépenses

· le solde disponible à la date du rapport

1' Etat récapitulatif des dépenses engagées ;

L'état récapitulatif des dépenses engagées d'effectuera par activité pour permettre à dégager les différentes rubriques de dépenses.

En-tête Tableau récapitulatif de dépenses engagées (activité, période)
Rubriques	Montant	N° pièce
Total
Date Noms et Signature du responsable

1' Grand livre des comptes généraux ;

Le grand livre s'effectuera d'ordre individuel c'est-à-dire par projet enfin une centralisation sera faite pour établir un grand livre central du programme.

2. Grand livres au 31/12/2015

D 52 Banque C 1290 1290 5037 SD 5037	D 7151 Fonct. C	D 7113 Superv. C	D 6011 Fourn B. C
	SC1290 1290	SC5037 5037	650 SD 650

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D 571 Caisse San C

1290 650

SD 640

i' Balance des comptes généraux ;

La balance des comptes s'effectuera de la même façon que le grand livre et pour le même objectif.

3. BALANCE AU 31/12/2015

N°Cptes	Libellés	Début	Crédit
52	Banque	5037
571	Caisse	640
6011	Achat	650
7113	Supervision		5037
7151	Fonctionnement		1290
	Total balance	6327	6327

i' Etat des ressources et emplois (encaissements et décaissements) ;

Les états des ressources et emplois présente à la fin de l'exercice les fonds reçus des partenaires et son imputation dans les activités planifiées et dégage un solde, lesdits états financiers seront pratiqués dans la même logique que le grand livre et la balance.

i' Etat des performances financières (charges et produits) ;

De la même logique que les états des ressources et emplois, les états des performances détermines les soldes à travers les comptes de charges et produits

4.2.8.2. Documents de gestion

Ces documents permettent de faire le suivi des matériels et fournitures de la coordination.

i' La fiche de consommation des stocks fournitures de bureau ;

Tous les biens (matériels et fournitures diverses de consommation) doivent être enregistrés à leur entrée comme à leur sortie au magasin. La gestion des stocks suppose le suivi des transactions, la tenue des documents nécessaires à la bonne gestion des biens en stock entre le moment d'entrée des fournitures et autres matériels au magasin, pendant qu'ils s'y trouvent, au moment de leur sortie pour utilisation ainsi que lors des inventaires physiques périodiques.

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Les biens les plus utilisés tels que le papier duplicateur, les registres, les stylos et correcteurs, les classeurs et intercalaires, les fardes chemises etc,... constituent les biens de consommation courante ; ils sont connus à l'avance et devront être achetés en gros pour être stockés au magasin. Certaines fournitures seront acquises par le projet.

Le comptable a la responsabilité des achats et de la gestion des stocks au niveau du programme. Pour ce faire, il doit:

connaître les besoins des différents utilisateurs ;

trouver les fournisseurs ;

passer les commandes et suivre leur exécution en s'assurant les meilleures conditions de qualité, de délai de livraison, de prix et de paiement.

NB : Les achats à effectuer par le programme sont limités aux dépenses relatives aux activités prévues dans leur plan d'actions.

Le choix d'un fournisseur découle de la comparaison des offres (le moins et mieux disant), après débats en comité de sélection selon la valeur des biens à acquérir.

Les règles minimum à respecter sont :

Pour tout achat de montant inférieur à 200 $, la décision d'attribution est du ressort du comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs) ;

Pour tout achat de montant supérieur ou égal à 200$ mais inférieur à 500$, la décision d'attribution est du ressort du Responsable des opérations financier et du comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs) ;

Pour tout achat supérieur ou égal à 500$, la décision d'attribution est du choix du comité de sélection présidé par le Coordonnateur et qui comprend le Responsable des opérations financier et le comptable. doit faire l'objet d'une consultation d'au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas où il existe plusieurs fournisseurs).

Le comptable doit s'assurer de la qualité de la pièce justificative

? La fiche de déplacement véhicule et moto ou carnet de bord;

Il s'agira de contrôler et de suivre l'utilisation des matériels roulants affectés aux Sous Récipiendaires pour les besoins du service, de suivre la consommation du carburant et surtout, l'entretien de ces engins. A cet effet, les règles minimales de gestion suivantes doivent être observées :

? assurer le véhicule : L'assurance est prise par le Principal Récipiendaire et transmise au Sous Récipiendaire. Le SR doit s'assurer que la police d'assurance est effectivement disponible et à jour ;

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? les véhicules et autres moyens de déplacement doivent être utilisés, exclusivement, dans le cadre strict des activités du Projet ;

? chaque véhicule doit être muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant.

Dans la page qui suit nous présenterons un modèle de fiche de déplacement de matériel roulant.

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Ente-tête fiche de déplacement de matériel roulant

Mois de Marque N° fiche

Immatriculation Responsable de l'institution

Carburant Titulaire

DATE	HEURE		TRAJET		MOTIF DE DEPLACEMENT	KM		KM parcou rus	Carb. Reçu/L	Chauffeur
	Départ	Arrivée	De	A		Départ	Arrivée

Entretien effectué à : Km Signature du Titulaire

Prochain entretien à : ..Km

OBSERVATION :

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? Fiche d'inventaire des matériels et équipements de la coordination. Principe d'application

Un fichier des immobilisations sera mis en place pour assurer le suivi du patrimoine. Il permet d'identifier pour chaque immobilisation :

Le code d'identification et l'emplacement géographique ;

La désignation ;

La valeur d'acquisition ;

La date de mise en service ;

La durée de vie ;

Un modèle de fiche d'inventaire présenté dans la page suivante.

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En-tête

FICHE D'INVENTAIRE DES MATERIELS ET EQUIPEMENTS DU BPC/PNLS (période et année)

N °

DESIGNATION

QT E

DONATE UR

ANNEE D'ACQU IS.

TYP E

N° CHASS IS

ANNE E DE FABRI C.

Situa t° Réell e

Situat ° Actuel le

LIEU D'AFFECTATION/LOCA LISAT°

VALEU R D'ACQU IS.

Eca rt

I. MATERIEL ROULANT ET ACCESSOIRES

III. MATERIEL INFORMATIQUE

IV. MOBILIER

V. MATERIELS, REACTIFS ET EQUIPEMENT DE LABO

Date / /20 Préparé par le Logisticien de la Coordination Vérifié par l'Assistant Administratif et Financier Vu et Approuvé par le Médecin Coordonnateur Provincial

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