4.2. Critique du
service comptable du PNLS/KC
4.2.1. Sur le plan logistique
Nous avons relevé l'absence quasi-totale des
inventaires des médicaments et autres commodités. Voilà
pourquoi, nous avons suggéré et conseillé au responsable
l'observance de cet exercice de façon intermittente ou permanente car,
non seulement la réalisation de ces inventaires lui permettra de
maîtriser ses stocks en vue d'un suivi adéquat et d'une
planification objective et rationnelle, mais aussi compte-tenu du fait que le
PNLS, en tant que structure de l'Etat pourra toujours à l'avenir subir
un audit. Or, il est sans conteste que le recollement des stocks en
quantité aussi bien qu'en valeur est un déterminant majeur dans
la mission d'audit ; son absence serait interprétée par les
auditeurs comme un signe alarmant d'une gestion calamiteuse. En sus,
l'inventaire permet au gestionnaire de connaître le stock restant et la
quantité dont on a besoin pour passer la commande
de:
Essaie d e l a mise e n place d'une comptabilité
appropriée a u sein d u P N L S / K o n g o Central
N T U N A M U K I E S E |
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au risque de tomber en rupture de certains intrants pendant le
fonctionnement normal du service. Outre les inventaires des médicaments
et autres intrants, il n'y a pas aussi l'inventaire sur les matériels et
équipements du bureau, mais aussi la codification de tous les stocks et
les matériels et équipements.
4.2.2. Sur le plan financier
Du point de vue financier, nous avons fustigé deux faits
:
Primo : l'absence d'un grand livre
centralisateur, de livre de banque, des livres des caisses auxiliaires ou par
bailleurs, car la structure se contente du seul journal de caisse. En effet, le
grand-livre en matière comptable est d'une importante capitale puisqu'il
permet de visualiser de façon globale et concentrée les
mouvements des comptes au cours d'une période donnée alors que le
journal de caisse lui, s'appesanti sur les détails quotidiens. En outre,
les fonds sont décaissés sur simple demande verbale sans un bon
de demande de fonds comme sous-bassement. Nous avons trouvés aucun
compte de produit et de charge, ni même les états financiers sauf
un tableau de synthèse qui décrive les dépenses
engagées après avoir réalisé une activité,
le livre de caisse et le bons de sortie et d'entrée n'ont pas
l'entête du programme et ne sont pas
pré-numérotés.
Secundo : la concentration de
responsabilités sensibles par un individu. En effet, le
secrétaire-comptable est lui-même caissier. Il rend directement
compte à l'assistant administratif et financier sous les ordres duquel
il est placé. Nous avons considéré ceci comme dangereux en
vertu du principe de « séparation des tâches » mieux, la
séparation des fonctions. Car le secrétaire comptable caissier
est à la fois juge et partie. En référant aux notions
apprises, que ce cumul mettait en péril les intérêts de
l'institution car une personne qui est à la fois au four et au moulin
peut tripatouiller les écritures comme bon lui semble, mais qu'il
fallait plutôt opter pour « l'opposition des intérêts
» afin que tout le monde contrôle tout le monde.
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