Chapitre IV : Evaluation de l'organisation interne du
service comptable et la mise en place d'une comptabilité
appropriée au sein du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA
Dans ce dernier chapitre qui constitue l'approche pratique de
notre étude, nous allons d'abord analyser l'organisation interne du
service comptable du PNLS d'une part et essayer de mettre en place une
comptabilité appropriée d'autre part.
4.1 : Analyse de l'organisation interne du service
financier du Programme National de Lutte contre le VIH/SIDA.
En abordant cette section nous allons considérer deux
points sensés de nous donner les informations nécessaire à
la comptabilité. Le point lié à la finance et le point
lié à la logistique qui, renseigne tous les inventaires du
programme.
4.1.1. Gestion financière
La comptabilité tenue au sein de la coordination
provinciale du PNLS, précisément dans la cellule administrative
et financière est essentiellement basée sur deux grandes
opérations : la comptabilisation des entrées et de sortie des
fonds.
Il convient tout de même de noter au passage que le PNLS
en tant que programme philanthropique ne génère aucune recette,
par conséquent, tous les fonds qu'il gère et qui sont
destinés à la réalisation des activités sur terrain
(formation d'acteurs, mission de suivi & supervision, dispatching des
intrants dans les différentes structures disséminées
à travers la province, motivation du personnel,...) proviennent des
partenaires multilatéraux tant nationaux qu'internationaux
impliqués dans la lutte contre le VIH-SIDA (Gouvernement Congolais,
Fonds Mondial, Unicef, USAID, MAP, CTB, Organisations caritatives ...).
L'accès au domaine de gestion financière dans
cette structure n'était pas un tabou à cause du fait que le PNLS
est un programme de l'Etat et donc la comptabilité est publique.
Les documents comptables ci-après sont utilisés
:
le journal de caisse ;
le bon d'entrée caisse ;
le bon de sortie caisse ;
les pièces comptables justificatives (factures,
reçus, décharges, ...).
Après les avoir pénétré, nous nous
sommes rendus compte que ces différents documents sont proprement tenus,
c'est-à-dire, sans surcharges ni ratures mais aussi ils sont constamment
tenus à jour au gré de mouvements des opérations.
Essaie d e l a mise e n place d'une comptabilité
appropriée a u sein d u P N L S / K o n g o Central
N T U N A M U K I E S E |
61
4.1.2. La logistique
La cellule administrative et financière qui est
chapotée par un assistant administratif et financier ayant reçu
la formation d'administrateur-gestionnaire des institutions de santé a,
dans ses attributions, la gestion des ressources tant humaines,
financières que matérielles.
Elle prend aussi en charge la gestion des médicaments
et autres commodités de lutte contre les IST/VIH-SIDA dont les
anti-rétroviraux.
Pour cela le responsable de ce service procède à
l'élaboration de :
du bon de commande des médicaments et autres intrants ;
du bon de réception de médicaments ;
du P.V. de déballage de médicaments ;
des fiches de stock des médicaments et autres intrants
;
du P.V. de constat de médicaments et autres intrants
périmés.
En dehors de ces aspects, et dans le soucis de se mettre
à l'abri des aléas liés à la gestion mais
considérant également le fait qu'un bon manager est aussi celui
qui sait anticiper les événements, le PNLS calcule le stock selon
les méthodes de la consommation moyenne mensuelle des médicaments
et autres intrants (CMM), le stock de sécurité (SS), le stock
d'alerte (SA), le stock total à commander (SC),le remplissage d'une
fiche de stock et le coût global par rapport aux besoins
exprimés.
Bref des pures notions pratiques de budgétisation et
planification susceptibles d'aider un gestionnaire de commander à temps
voulu et au coût précis ce dont il a besoin.
| 
