Essai de la mise en place d'une comptabilité appropriée pour la gestion des fonds des partenaires dans un programme de santé

2.4. L'organisation de la comptabilité dans l'entreprise

L'article 14 du plan comptable OHADA stipule que l'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l'authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion.

Il relève dans son article 15 les responsabilités d'une organisation comptable dans une entreprise. Pour ainsi dire l'organisation comptable doit assurer :

i' un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ;

i' le traitement en temps opportun des données enregistrées ; i' la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

Pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables.

Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états financiers successifs auxquels elle se rapporte.

34 Comptabilité, www.wikipedia.org/wiki/comptabilité, le 28/02/2015.

Les données d'inventaire sont organisées et conservées de manière à justifier le contenu de chacun des éléments recensés du patrimoine ;

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2.4.1. Les conditions susceptibles d'une organisation comptable d'une entreprise

L'organisation comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et de sécurité suivantes :

1°) la tenue de la comptabilité dans la langue officielle et dans l'unité monétaire légale du pays ;

2°) l'emploi de la technique de la partie double, qui se traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un étant débité et l'autre crédité. Lorsqu'une opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au débit de comptes doit être égal au total des sommes inscrites au crédit d'autres comptes ;

3°) la justification des écritures par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l'organisation comptables, susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

4°) le respect de l'enregistrement chronologique des opérations.

Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de l'opération, ou celle de la réception des pièces d'origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Les mouvements sont récapitulés par période préalablement déterminée qui ne peut excéder un mois.

Une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement de ces mouvements devra être mise en oeuvre ;

5°) l'identification de chacun de ces enregistrements précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie ;

6°) le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise. L'opération d'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la

valeur de chacun d'eux à la date de l'inventaire.

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7°) le recours, pour la tenue de la comptabilité de l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure dans le Système comptable OHADA ;

8°) la tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédures de traitement agréées, permettant d'établir les états financiers annuels visés à l'article 8 ci-dessus.

2.5. But assigné à une organisation comptable³⁵ L'organisation comptable doit assurer :

? Un enregistrement exhaustif, au jour le jour ; et sans retard des informations de base ;

? Le traitement en temps opportun des données enregistrées ;

? La mise ç la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

2.6. L'organisation fonctionnelle de la comptabilité³⁶ Cette organisation comprend deux parties qui sont :

? l'organisation externe qui s'intéresse à la structure organique de l'entreprise ;

? l'organisation interne qui s'intéresse à la structure du service comptable.