2.6.1. Organisation comptable externe
Elle est la mise en place, dans le cadre de la structure
organisationnelle de l'entreprise, du circuit de transmissions des informations
sur les faits économiques et juridiques qui ont lieu dans d'autres
services de l'entreprise aux fins de leur enregistrement dans leurs services
comptables.
Une telle organisation doit assurer la coordination entre,
d'une part, les services comptables et, d'autre part, les trois principaux
services de l'entreprise, en l'occurrence le service commercial, le service
administratif et le service technique.
1. Rapport avec le service commercial
Le service commercial est chargé des achats, des
ventes, des expéditions, de publicité, de promotion ; en plus ce
service a pour tâche de chercher des renseignements sur l'environnement
dans lequel l'entreprise se trouve plus précisément la position
de l'entreprise dans le marché face à ses concurrents en amont et
en aval.
35FOKO TOMENA A., Du système comptable
congolais au système comptable OHADA, Kinshasa, p.71.
36 KAMBALE KALONDERO A, mémoire :
Organisation Comptable d'une Entreprise Hôtelière Face à la
Réalité Plurimonéaire, Sciences Commerciales et
Financières, ISC/Gombe, 2011, Inédit.
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appropriée a u sein d u P N L S / K o n g o Central
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Toutes les entrées et les sorties de matières et
marchandises sont vérifiées et appuyées par des
pièces justificatives.
Les magasins doivent être groupés en tenant
compte des nécessités de distribution active et économique
des matières, de l'emploi méthodique des emplacements et des
dispositions du plan comptable, en :
- magasin marchandise ;
- magasin matières à transformer
;
- magasin matières accessoires ;
- magasin matières auxiliaires à consommer
;
- magasin des emballages ;
- magasin des produits semi-ouvrés
- magasin des produits finis
Le chef magasinier doit connaître le plan comptable au
même titre que tous les employés de la comptabilité, il
doit :
1' être au courant du processus de réception et
de la distribution des matières ;
1' tenir les documents qui constituent la «
comptabilité-matière » (fiche quantitative de stock par
article, livre des entrées en magasin, en quantité et par ordre
chronologique, bons de retour ou de réintégration établis
en trois exemplaires destinés au service émetteur, au magasin et
à la comptabilité, bon de réception, etc.) ;
1' contrôler les entrées en confrontant les
indications mentionnées sur les bons de commande, factures, lettre de
transport ;
1' contrôler les sorties ;
1' répondre de l'exactitude des existants comme de leur
concordance avec les chiffres accusés par la comptabilité
matière.
Le comptable, après vérification des
stipulations matérielles de la facture du fournisseur accompagnée
du procès-verbal de la réception transmis par l'agent
réceptionnaire du service des achats, mentionne ensuite les indices des
comptes à débiter et à créditer.
2. Rapport avec le service technique
L'organisation comptable à ce sujet se traduit par la
mise en place des moyens nécessaires devant permettre à la
comptabilité de saisir les informations quantitatives relatives :
1' au prélèvement des matières de
consommation, ou des matières premières ;
' à la fabrication ;
1' au stockage des produits fabriqués et leur sortie ;
' à la rémunération des machines de
production et autres équipements y afférents.
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3. Rapport avec le service administratif
La comptabilité doit être aussi organisée de
manière à permettre la
saisie :
? des charges administratives ; ? des opérations
financières.
Tous ces rapports constituent le réseau de la
circulation des informations comptables dans l'entreprise quand on
considère l'organisation comptable externe.
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