Essai de la mise en place d'une comptabilité appropriée pour la gestion des fonds des partenaires dans un programme de santé

1.2.6. Comptabilité et son importance

La comptabilité répond à des besoins de plusieurs ordres.

a) Juridique : la comptabilité permet d'en garder les traces et constitue ainsi un moyen de preuve des opérations traitées avec les tiers (achats, ventes, paiements, encaissements....). Elle permet en outre à l'entrepreneur d'être renseigné sur la situation financière vis-à-vis des tiers ;

b) Fiscal : La comptabilité fournit les éléments chiffrés nécessaires au calcul des impôts : Chiffre d'affaires, loyers, rémunérations, bénéfice ou perte, autres revenus ;

c) Economique : Autrefois, la comptabilité se limitait à enregistrer les Recettes et les dépenses pour dégager en fin d'exercice un résultat global. Etant donné que la préoccupation était donc essentiellement financière. L'évolution rapide du progrès technique ainsi que les bouleversements provoqués par les crises et les

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inégalités de développement des différents secteurs, ont attiré l'attention sur l'insuffisance de plus en plus évidente de cette conception. Avant de prendre une décision économique importante, un chef d'entreprise cherche à s'informer sur les chances qu'elle a de favoriser une meilleure intégration de l'entreprise dans ce domaine et pour cela il lui faut disposer des renseignements qu'une comptabilité bien établie dans ce but est susceptible de lui fournir.

d) Social : Autrefois, les besoins de l'entrepreneur étaient les seuls pris en compte. Depuis quelques années, celui-ci voit son influence décroître et il doit de plus en plus accepter les avis et même les décisions de nombreux groupements qui sont des partenaires incontournables : l'Etat (INSS, INPP) ; les syndicats, les consommateurs ...la comptabilité est l'instrument de gestion par excellence car elle constitue le meilleur moyen de dialogue entre toutes les parties.

1.2.7. Le système comptable

Le système comptable est un ensemble qui permet d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité c'est-à-dire : enregistrer, classer, résumer et synthétiser.

- l'enregistrement des opérations : se fait dans les journaux,

- le classement des opérations : se fait dans les comptes et le grand livre,

- le résumé des opérations : se fait dans la balance ;

- la synthèse des opérations : se fait dans le bilan et le compte du résultat etc.

C'est dans cet ordre que tout système comptable doit s'organiser. a. Le système classique²⁵

Le système d'organisation comptable généralement baptisé système classique est le plus ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs de base de la comptabilité.

Ce système est décrit de la manière ci-après à partir des pièces comptables classées chronologiquement :

1. enregistrement au journal, au jour le jour, des opérations comptables ;

2. report dans le compte de chaque opération ;

3. calcul périodique du solde des comptes et établissement de la balance générale ;

4. établissement des documents de synthèse à partir de la balance.

Ce système est valable en tant que système de base d'organisation comptable. Mais il est évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il s'avère très vite insuffisant. Il s'ensuit un travail énorme et fastidieux au niveau des reports du grand livre.

25 MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit, p.88.

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Nous présenterons le schéma du système classique dans la page qui

suit.

Schéma 1 : Le système classique

Pièces justificatives

Journal central
Grand livres

Balance avant inventaires

Balance après inventaires

Bilan définitif

Source : MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit

b. Le système centralisateur²⁶

Le système classique est devenu très vite dépassé, du fait d'un seul support pour toutes les opérations de l'entreprise.

Le livre journal et le grand livre seront détaillés en autant des journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre journal et le grand-livre.

- En cas d'existence de journaux auxiliaires, le livre journal se limite, en pratique, au report mensuel des mouvements débits et crédits de chaque journal auxiliaire (avec mention de la période et identification du journal d'origine).

« Cette récapitulation mensuelle des totaux des opérations est valable à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération »27

- Comme pour le livre journal, le grand-livre est détaillé en autant de livres auxiliaires ou documents tenant lieu, que l'importance et les besoins de l'entreprise l'exigent, par exemple le grand livre des comptes « clients ». Dans ce

26 MOLYONA G. et NOGNERA R., Op. cit, p90. ²⁷OHADA, Actes Uniformes, www.ohada.org.

Journal central
Grand livres

Balance avant inventaires Balance après inventaires

Bilan définitif

Grands livres auxiliaires

Journaux auxiliaires

Pièces justificatives

Source : MOLYONA G. et NOGNERA R., op cit

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cas, les écritures portées sur les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le grand livre.

Le système centralisateur opère une division du journal unique, puis une centralisation (au moins mensuelle) sur le journal général centralisateur. Dans ce journal général n'apparaissent que les comptes collectifs.

L'organisation du système centralisateur comprend ainsi deux degrés :

- la comptabilité auxiliaire au premier degré :

les enregistrements des opérations dans les journaux auxiliaires ; les reports dans les grands-livres auxiliaires (clients-fournisseurs) ;

- la comptabilité générale ou centralisatrice ou du second degré :

l'établissement du journal général à partir des totaux ; les reports dans le grand-livre général ;

l'établissement de la balance.

L'intérêt du système centralisateur est qu'il permet de ne reporter au grand-livre que la synthèse des journaux auxiliaires.

Schéma 2 : Le système centralisateur

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c. Les systèmes informatiques²⁸

Les systèmes informatiques actuels, sur lesquels nous insisterons d'avantage, sont une évolution du système centralisateur.

Leurs caractéristiques fondamentale sont que :

? seule la première opération d'enregistrement est saisie ;

? toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la balance, établissement du bilan et du compte de résultat ; se font automatiquement, sans aucune intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.

La caractéristique de cet enregistrement est que la codification comptable est toujours unique et correspond au journal concerné. Seul le journal des opérations diverses fonctionnera comme le journal général.

Il se peut qu'une même opération concerne deux journaux auxiliaires. Dans ce cas, le système que nous venons de décrire conduirait à un double enregistrement de cette opération. Il est donc nécessaire de passer par un compte de liaison appelé compte de virement interne qui doit toujours être soldé et ce compte permet d'éviter le double enregistrement.

Dans la pratique, on créera généralement autant de comptes de virement interne qu'il y aura des comptes banques et des comptes caisses.

En effet, une opération ne peut pas concerner à la fois le (ou les) journaux d'achat et de vente. Il n'y a jamais de compte de liaison avec le journal des opérations diverses puisque celui-ci n'enregistre que les opérations qui ne concernent pas les autres journaux.

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.

Aussi, est-il indispensable qu'en cas de traitement informatique de la comptabilité, il soit notamment possible, comme en cas de traitement manuel, de contrôler la validité des écritures centralisées sur les documents comptables obligatoires à l'aide des écritures portées sur les documents non obligatoires qui peuvent se présenter sous forme de listing informatiques. Dès lors, les journaux

28 MOLYONA G. et NOGNERA R., Op cit, p96

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auxiliaires qui revêtent une belle forme doivent être tenus dans des conditions qui permettent aux personnes habilitées à effectuer des contrôles de vérifier, avec suffisamment de sécurité, la sincérité des écritures y figurant.

A cet égard, l'identification, la numérotation et la datation des listings informatiques apparaît être un des moyens permettant d'atteindre un tel objectif.

Si aucune sanction pénale ne s`attache au non-respect de cette procédure, il convient d'observer que l'entreprise qui s'y conforme s'expose moins au risque de voir mettre en doute, par les contrôleurs des comptes, la fiabilité du système de traitement de la comptabilité que celles qui ne s'y conformerait pas.