1.2.5. Les méthodes de la comptabilité
général
Il existe deux méthodes de comptabilisation : la
comptabilité simple et la comptabilité en partie double.
Précisons que dans toutes les deux méthodes, on
passe des écritures datées, chiffrées (montant)
allouées à un compte, explicitées par un libellé et
correspondant à un document répertorié qui doit toujours
en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un
relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt à payer,
etc). Une écriture comptable ainsi justifiée peut alors
être opposable à des tiers (Etats, les actionnaires, organismes
sociaux, justice, etc).
On subdivise généralement les opérations
en catégories correspondant à des comptes numérotés
et libellés que détermine le plan comptable. On distingue les
« comptes de bilan » et les « comptes de résultat
»
Les comptes de bilan correspondant à ce que
l'entité possède (les bâtiments, les machines, les comptes
clients, les liquidités, les avoir divers) et ce qu'elle doit (les
capitaux propres, les dettes envers les fournisseurs, les organismes sociaux,
les salariés, les établissements financiers, etc). Les comptes de
résultat correspondent à l'activité de l'entité
pour produire les richesses inscrites au bilan. On distingue les produits
(vente de produits finis ou des services, de marchandises ou production
immobilisée) et les charges engagées pour atteindre ces produits
(achat des fournitures, frais généraux, cotisations
d'adhésion, etc).
1.2.5.1. La comptabilité simple
Elle est basée sur la distinction des recettes et des
dépenses et la détermination d'un solde entre le total des
dépenses et le total des recettes telles qu'elles apparaissent dans le
journal de banque et le journal de caisse.
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appropriée a u sein d u P N L S / K o n g o Central
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mettre son montant, en plus ou en moins selon qu'il s'agit
d'un encaissement ou d'une dépense pour celui qui tient la
comptabilité.
Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne
permet pas de faire apparaître les variations de stock « et, plus
généralement, du patrimoine), de sorte qu'elle peut laisser
penser que tout va bien alors qu'on est en train de vendre les « bijoux de
famille » (et investissement, faire croire que la situation est difficile,
alors que c'est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que
pour gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible,
c'est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont
les évènements économiques sont très simples (par
exemple un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la
monnaie).
Néanmoins, la comptabilité de caisse peut
être perfectionnée par l'usage du plan comptable, permettant de
déterminer des sous- totaux et des soldes par catégories. Le
solde général peut alors être subdivisé entre le
solde des comptes du bilan à celui des comptes de résultat.
2.5.2. La comptabilité en partie
double24
La partie double est une technique qui fonctionne sur la
correspondance entre des ressources et leurs emplois, entre une origine et une
destination. Elle est basée sur un postulat bien connu des scientifiques
: rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme. En terme
économique, cela se traduit par deux règles : toute la valeur qui
circule dans une entreprise ne fait que se déplacer : l'enrichissement
d'une entreprise résulte de sa capacité à prélever
cette richesse sur des tiers. C'est donc une technique basée sur un
enregistrement réciproque et simultané de deux
évènements : un débit et un crédit.
Conventionnellement, le débit représente un enrichissement
financier ou un accroissement du patrimoine, le crédit
représentant l'inverse.
Exemple de l'achat d'un camion : une entreprise qui
achète un camion pour 100000 unités monétaires augmente
son patrimoine puisqu'elle a un camion. C'est un débit. En contrepartie,
elle doit payer ce véhicule (camion) donc faire diminuer sa
trésorerie, évènement qui va s'inscrire au
crédit.
Cette technique est bien supérieure à la
comptabilité simple. En effet, elle permet d'enregistrer non seulement
les opérations financières immédiates, mais aussi les
réserves ou provisions pour des questions envisagées de
façon certaine et juste.
De même, elle permet à tout instant d'assurer que
la richesse et les avoirs (ce que l'entreprise possède et qui est au
débit sont égaux aux dettes (ce que l'entreprise doit et qui est
inscrit au crédit) : si de la richesse est créée
(supposons la vente des services), le résultat de l'opération
sera comptabilisé au
24 MOLYONA G.et NOGNERA R., Comptabilité
Général, édit ESKA, Paris, 2001, pp.62-63.
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bilan comme une dette envers l'actionnaire. On fait ainsi
toujours correspondre une opération de recette ou de dépense avec
un moyen de la réaliser.
Ceci donne une image la plus fidèle possible de
l'état des richesses, d'un organisme à tout moment et de ses
interactions avec les différents acteurs dont il dépend.
Certaines opérations (avec taxes par exemple) font entrer en jeu
plusieurs débits et plusieurs crédits dont les sommes des
débits doivent êtres égales aux sommes de crédits.
Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser les
opérations, mais chaque compte peut être débité ou
crédité et dispose donc d'au moins deux colonnes.
L'histoire des écritures reflète ainsi à
chaque date, la photographie de la situation financière de l'entreprise,
avec ses acquis, l'état de la situation de sa trésorerie,
évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette
technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus
grandes que celle d'une comptabilité simple. L'égalité
entre les débits et les crédits permet en effet des
contrôles sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité.
Le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent
notamment être égaux d'une part et d'autre part
s'équilibrer : l'un créditeur (somme des crédits
supérieure à celle des débits) et l'autre débiteur
(somme des débits supérieure à celle des crédits).
Ce système ne garantit pas complètement contre la fraude :
généralement les opérations sont techniquement correctes
(débits=crédits), mais la fraude provient de pièces
comptables inventées ou trafiquées et/ou d'affectations de
comptes erronées pour une même opération par exemple).
Parfois ce sont des systèmes virtuels très sophistiqué qui
sont employés. Le terme « partie double » est parfois pris au
sens de la comptabilité générale. Cette association est
impropre car il existe des comptabilités analytiques tenues en partie
double. Il est important de noter que la comptabilité est une technique
multiforme c'est- à- dire susceptible de prendre diverses formes ou d'en
changer fréquemment selon les besoins des utilisateurs.
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