La valorisation des archives parlementaires du Sénégal: responsabilités administratives et démarches techniques

II-4/ LA PLACE DES ARCHIVES DANS L'ORGANIGRAMME ET SON EVOLUTION

II-4-1 HISTORIQUE DU SERVICE

L'année 1956 consacre en effet la naissance de la bibliothèque du Grand Conseil de l'AOF qui allait devenir au fil du temps, le principal organe de collecte, de traitement, de stockage et de diffusion de l'information parlementaire. Les mutations qui ont fortement marqué le Parlement ont en grande partie influencé l'organisation et le fonctionnement de la bibliothèque.

Tout au début, la structure n'apparaissait pas clairement dans les organigrammes antérieurs s'il y'en avait.

Ce n'est qu'en 1985 qu'un projet d'organigramme fut élaboré pour l'Assemblée nationale lequel laissait apparaitre une Division de la Documentation rattaché à la Direction des Services législatifs.

Cette Division comportait deux Sections: la Section de la Bibliothèque ayant en charge le fonds du défunt Grand Conseil et du fonds acquis sous l'ère de l'Assemblée nationale et la Section des Archives qui avait en charge la conservation et la sauvegarde des fonds coloniaux n'ayant jamais suscité une attention mais aussi la collecte, le traitement, le stockage et la diffusion des archives générées sous l'Assemblée nationale.

En 1992, la Division Documentation reçoit un appui conséquent de l'AIPLF (Association Internationale des Parlements de Langue Française), devenue APF (Assemblée Parlementaire de la Francophonie) et ce à travers un programme de renforcement des capacités en matière d'acquisition, de stockage et de diffusion de l'information parlementaire. Les crédits dégagés par l'AIPLF ont permis la dotation en matériels informatique et bureautique, en ouvrages et en périodique. Ceci a eu comme conséquence l'augmentation du patrimoine documentaire de la bibliothèque en quantité et en qualité, et la disponibilité d'un équipement moderne pour le travail administratif et technique de la structure.

L'engagement de l'Administration parlementaire dans le programme PARDOC^11(*) (Programme d'Appui et de Restructuration de la Documentation dans les Parlements du Sud) et la signature de la convention de partenariat élaborée à cet effet, ont entrainé le démarrage d'un vaste programme de restructuration de la Division de la Documentation.

La volonté de l'Administration se manifeste par le recrutement de professionnels diplômés de l'université et l'érection de la Division en Direction en 1994 notamment la Direction de la Recherche et de la Documentation, placée sous l'autorité du Secrétariat général.

Aussitôt créée, le nouvel organigramme lui rattache deux divisions:

- La Division de la Documentation ayant sous sa tutelle deux Sections (la Section de la Bibliothèque et la Section des Archives),

- La Division de la Recherche et de l'Information avec une Section sous sa tutelle, la Section Questions-Réponses.

La place des Archives dans le nouveau département se trouve être une Section.

En 2010, dans un souci d'efficacité, l'Administration apporte à nouveau un réaménagement à l'organigramme et transforme la Division de la Documentation en une Division de la Documentation et des Archives.

Aujourd'hui, les archives occupent une place de choix dans l'organigramme et cela dénote de l'intérêt que voue l'Administration à cet organe au plan structurel et organique

II-4-2 ORGANISATION DU SERVICE (voir organigramme)

Jadis dirigée par un directeur conservateur en Documentation (parti à la retraite), la Direction de la Recherche et de la Documentation est gérée conjointement par deux professionnels: un bibliothécaire titulaire du DAFB, chef de la Division de la Recherche et de l'Information et un archiviste titulaire d'une LIPSID, chef de la Division de la Documentation et des Archives.

Ils sont assistés par cinq (05) autres agents dont: la secrétaire de direction, un agent administratif, un aide-archiviste, un aide-documentaliste et un agent d'entretien.

La Division de la Recherche et de l'Information s'occupe des procédures de recherche et d'information (mécanique, informatisées, etc.) à travers les instruments de recherches, les bases et banques de données, les portails, etc.

La Division de la Documentation et des Archives est chargée des acquisitions, de la collecte, du traitement, du stockage, de la conservation, de la conception et de la création des bases de données et des dispositifs de communication de la documentation et des archives.

Les sections vacantes, une fois pourvues, devront permettre de se partager les missions dévolues à la Direction.

ORGANIGRAMME

Fig.1 : Organigramme de la DRD

* ¹¹ Le PARDOC était le Programme mis en place par l'AIPLF pour s'occuper spécifiquement du renforcement des capacités dans les parlements du Sud pour une bonne organisation de la Documentation et de l'information parlementaire.