La valorisation des archives parlementaires du Sénégal: responsabilités administratives et démarches techniques

B/ L'organisation ADMINISTRATIVE

1-B/ Le Secrétariat général

Choisi parmi les agents de la hiérarchie A, le Secrétaire général dirige et coordonne l'ensemble des services de l'Assemblée.

Il veille à la bonne application des textes règlementaires et au bon fonctionnement des procédures.

Il définit les critères de performance des différents services et informe périodiquement le Président de la réalisation des missions.

Il propose au Président et aux Questeurs, après consultation des intéressés, toute décision d'ordre administratif susceptible d'améliorer les performances ou de renforcer les sécurités inhérentes à tout système de contrôle interne.

Il diffuse les instructions du Président et des Questeurs et en surveille l'exécution. Il est responsable devant le Président de la bonne marche des services.

Le Secrétaire général assiste le Président en séance. Il prépare les réunions du Bureau et de la Conférence des Présidents, auxquelles il assiste, sauf indication contraire du Président de l'Assemblée.

Il organise les réunions de coordination des Directeurs, des Chefs de service, convoquées à sa diligence pour l'examen des questions d'intérêt général, ou susceptibles d'avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement de l'Institution parlementaire.

Il veille au bon suivi des relations avec les administrations et organismes extérieurs notamment avec les services de l'Exécutif. Dans l'exécution de ses fonctions, le Secrétaire général est assisté du Secrétaire général adjoint. En cas d'empêchement ou d'absence, il est suppléé par ce dernier.

2-B/ Le Cabinet du Président

Le Président de l'Assemblée nationale est assisté d'un Cabinet placé sous l'autorité d'un Directeur de Cabinet, qui est un Haut fonctionnaire de la hiérarchie A. Il comprend outre son Directeur :

· un secrétariat particulier du président ;

· des conseillers spéciaux ;

· des conseillers techniques ;

· un chef de cabinet et un attaché de cabinet ;

· des chargés de mission ;

Le Directeur de Cabinet assure la coordination du travail de cabinet et du secrétariat particulier. Il est l'homme de confiance du Président. Il veille à la bonne exécution de toutes les directives présidentielles données au niveau du Cabinet. Il peut prendre l'initiative d'étudier ou de faire étudier, pour le compte du Président, toute affaire ou question présentant un intérêt particulier.

En cas de besoin, le Directeur de cabinet est le porte-parole du Président.

3-B/ Les services de l'Assemblée nationale

Placés sous la tutelle du Secrétaire général, les services de l'Assemblée nationale sont répartis en neuf (09) directions:

· l a Direction des Services législatifs;

· la Direction des Services de l'Administration générale;

· l a Direction de la Construction et de l'Entretien général;

· la Direction de l'Electronique et de l'Informatique;

· la Direction du Trésor;

· la Direction de la Comptabilité et du Matériel;

· la Direction des Relations interparlementaires et du Protocole;

· la Direction de la Recherche et de la Documentation;

· la Direction de la Communication.

Ces directions se subdivisent en divisions et en sections. Chaque direction est placée sous l'autorité d'un Directeur, nommé par le Président, sur proposition du Secrétaire général. Le Directeur est chargé de veiller à la bonne exécution des tâches qui relèvent de sa compétence; il est responsable auprès du Secrétaire général.

Les services financiers notamment la Direction du Trésor et la Direction de la Comptabilité appuient les questeurs dans l'exécution de leur mission.

3-B-1/ La Direction des services législatifs

Sous l'autorité de son directeur, elle réceptionne et enrôle toutes les affaires à examiner par l'Assemblée nationale, établit sur instruction du Secrétaire général les projets d'agenda de travail des commissions et des plénières de l'Assemblée nationale.

Elle exécute les décisions prises par le Bureau et les Commissions de l'Assemblée nationale, apporte son assistance aux députés dans divers domaines.

En outre, elle assure la transcription et la révision des débats en plénière de l'Assemblée nationale, assiste les rapporteurs des Commissions dans la confection de leurs rapports et en assure l'impression et la diffusion.

Elle est aussi responsable de la confection des dossiers de séance du Président de l'Assemblée nationale et des registres de lois. Elle suit les textes en examen à l'Assemblée nationale jusqu'à leur promulgation. Elle dispense, aux élèves et visiteurs, des connaissances sur l'Assemblée nationale.

La Direction est structurée autour de deux divisions : la Division des Séances et des Commissions et la Division de la Rédaction et de la Transcription.

La Division des Séances et des Commissions

Elle reçoit et enrôle dans des registres idoines, tous les projets, propositions, rapports, questions provenant soit de l'initiative des députés soit du Gouvernement et procède à leur diffusion auprès des députés.

Elle exécute, en ce qui relève de sa compétence, les décisions prises par la Conférence des Présidents.

Elle prépare et tient à jour, pour toutes les affaires inscrites à l'ordre du jour de l'Assemblée, les dossiers de séance du Président et du Secrétaire général.

Elle suit l'examen des rapports des Commissions en séance publique, dresse, à la fin de chaque séance, la liste des projets et propositions adoptés ainsi que les résolutions, recommandations, motions de l'Assemblée.

Elle assure l'impression des textes adoptés par l'Assemblée et les documents de tous les ordres rédigés par les services du Secrétariat général et, au besoin, leur diffusion.

Elle établit un «registre des lois».

Elle est chargée de la publication des débats dans le journal officiel de l'Assemblée nationale.

Elle procède au relevé nominatif en matière de scrutins.

Elle prépare, en rapport avec les différents Présidents et Rapporteurs des commissions, les séances de celles-ci.

Elle assure en rapport avec les différents Présidents et Rapports des commissions, les séances de celle-ci.

Elle assiste les députés dans l'élaboration des textes de lois et leurs amendements.

La Division de la Transcription et de la Rédaction

La transcription des interventions est faite par une équipe de secrétaires appelées «Secrétaires des Débats» pour assurer la saisie des débats enregistrés sur bandes magnétiques.

La Section de la Rédaction regroupe en son sein des Réviseurs et des Rédacteurs.

La révision consiste à reprendre et à mettre en forme les interventions, des députés et des membres du Gouvernement, en séance plénière, à la suite de la transcription par les Secrétaires de Débats.

Ces interventions mises en forme sont remises aux députés et membres du gouvernement pour correction et renvoi à la Direction des Services Législatifs.

Après la mise en forme définitive, les interventions sont envoyées à l'impression pour la confection du Journal des Débats qui sera mis en ligne prochainement.

La rédaction consiste à:

· intervenir dans la mise en forme rédactionnelle de tous les documents législatifs, des procès-verbaux, des comptes-rendus in extenso ou analytiques;

· assurer la préparation des comptes-rendus périodiques des travaux;

· assister, le cas échéant et sur le plan rédactionnel, tout Député qui en fait la demande.

3-B-2/ La Direction des services de l'Administration générale

Elle comprend trois divisions: la Division du personnel, la Division des affaires générales et la Division du Bloc médico-social.

La Division du personnel

La Section de l'Administration et de la gestion du Personnel :

Elle a pour rôle: la gestion de l'ensemble du personnel de l'Assemblée qui se traduit par la tenue, le suivi, la mise à jour d'un dossier administratif constitué par chaque agent en service à l'Assemblée nationale, la préparation des actes d'administration et de gestion (nominations, affectations, mutations, avancements, révisions de situations administratives, admissions à la retraite). Elle assure également la liaison avec les autres services de l'Administration et les organisations professionnelles de l'Assemblée nationale.

La Section du Fichier du Personnel :

Elle est chargée: de la tenue, du suivi et de la mise à jour des fiches établies pour l'ensemble du personnel. Elle dispose d'une banque de données sur la situation de ce personnel.

La Division des Affaires générales

Elle comporte: la section des affaires générales qui traite de toutes affaires générales qui lui sont confiées

La Section du courrier

Elle est chargée: de la réception du courrier «arrivée» au Secrétariat Général; de l'expédition du courrier «départ»; de la diffusion intérieure et extérieure de tous les actes officiels qui lui sont adressés par le Président, les questeurs et le Secrétaire général. La Centrale téléphonique est rattachée à cette section.

La Division du Bloc médico-social.

La Section des Affaires sociales

Elle est chargée de la délivrance des bulletins de prise en charge et de l'étude de tous les cas sociaux qui lui sont soumis par les autorités compétentes.

Le Cabinet médical

Il dispense les soins et les consultations exclusivement au personnel de l'assemblée nationale et aux membres de leurs familles.

Exceptionnellement et en cas d'urgence, il peut recevoir des malades venant de l'extérieur.

Il délivre les bulletins de consultation.

3-B-3/ La Direction de la Construction et de l'Entretien général

Les deux Divisions Entretien général et Construction composent cette direction.

La Division de l'Entretien général assure tous les travaux de nettoyage, d'entretien du Palais, des jardins, des logements de fonction mis à la disposition des membres du Bureau et des fonctionnaires y ayant droit. Elle a également en charge le fonctionnement de l'incinérateur.

La Division de la Construction a pour rôle de mener ou de faire toute étude de devis ou de travaux de construction, d'aménagement, de réfection, nécessaires pour le meilleur fonctionnement des services de l'Assemblée Nationale. Son responsable a, sous son autorité, les ouvriers relevant des différents corps de métier suivants: électricité, plomberie, menuiserie, maçonnerie et peinture.

3-B-4/ La Direction de l'Electronique et de l'Informatique

Cette direction est composée de deux Divisions: La Division de l'Electronique et la Division de l'Informatique.

La Division de l'Électronique est chargée du fonctionnement du système audiovisuel, du suivi et de l'entretien du circuit de téléphonie, de l'imprimerie et du groupe électrogène. Elle assure également, en rapport avec l'Architecte Conseil de l'Assemblée, la surveillance du fonctionnement des ascenseurs.

La Division de l'Informatique assure le fonctionnement de l'infrastructure informatique de l'Assemblée, en particulier de son réseau local, des ordinateurs qui le composent et des logiciels en exploitation.

Elle gère aussi les sauvegardes et suit le processus d'informatisation des différents services de l'Assemblée.

3-B-5/ La Direction du Trésor

Cette direction est placée sous l'autorité du Trésorier de l'Assemblée Nationale. Elle est chargée de la gestion des fonds mis à la disposition de l'Assemblée, par le Ministre des Finances. Elle assure ainsi le règlement des dépenses de personnel et de matériel. Elle gère la Caisse de Retraite des députés et des agents de l'Assemblée nationale.

Elle comprend:

La Division des Virements

Elle exécute les opérations de virement par l'émission d'un ordre de virement et d'un chèque remis par un établissement bancaire ou postal.

Les bordereaux de virement établis par l'établissement bancaire sont envoyés à la BCEAO détentrice du compte de l'Assemblée qui assurera la ventilation au niveau des autres banques.

La Division Caisse

Elle assure le règlement en espèces de la solde du personnel non titulaire d'un compte courant bancaire ou postal.

Elle paie en espèces, les dépenses de matériel établies sur bon de caisse.

Elle est chargée des opérations de dépôt et de retrait de chèques sur instructions du trésorier de l'assemblée.

3-B-6/ La Direction de la Comptabilité et du Matériel

La Direction de la Comptabilité et du matériel est constituée de trois divisions: Comptabilité, Matériel et Solde.

La Division de la Comptabilité

Elle est composée des sections Engagements, Liquidations et Ordonnancement.

La division est chargée de la préparation de l'avant-projet du budget de l'Assemblée. Elle procède à l'établissement des fiches d'engagement et des bons d'engagement destinés au Ministère des Finances pour la mise en place des crédits de l'Assemblée nationale. Elle a dans ses attributions la réception des factures définitives qu'elle enregistre en «Entrée et Sortie» sur un registre.

Elle prépare les propositions d'engagement de dépenses sur les bons de commande auxquels sont jointes les pièces justificatives. Les Bons de commande sont soumis au préalable à la signature du Questeur, Administrateur des Crédits, et ensuite à l'approbation du Président, Ordonnateur du budget de l'Assemblée.

Pour la liquidation, elle procède au calcul du montant de la créance en comparant le bon de commande et la facture jointes. Elle vérifie que la créance a fait l'objet d'un engagement régulier signé par les autorités compétentes et assure que les fournisseurs ont des droits acquis en vérifiant les factures, les décomptes, les marchés ou mémoires produits.

De plus, elle administre les deux hôtels des députés, ainsi que les restaurants et bar de l'Assemblée.

La Division Matériel

Elle assure le suivi de tous les matériels en service à l'Assemblée, leur comptabilité et leur stockage.

Elle prend les décisions quant aux renouvellements et aux mises à la réforme de ces matériels lorsque des biens, en service ou en approvisionnement, ne sont plus susceptibles d'être utilisés ou que leur degré de vétusté le justifie. Elle dresse une liste qu'il adresse à l'ordonnateur du budget de l'Assemblée.

La Section Garage assure sous l'autorité du Questeur, responsable du Parc automobile, l'affectation des véhicules mis à la disposition des Députés et agents affectataires et des cars du personnel. Elle propose à la réforme, au Questeur, les véhicules dont l'état de vétusté ne permet plus leur utilisation.

La Division Solde

Elle est chargée de la liquidation, du mandatement et de l'ordonnancement de la solde, de ses accessoires, d'indemnités diverses en faveur du personnel et des Députés de l'Assemblée Nationale. Elle tient un contrôle de solde pour pouvoir apprécier à tout moment la situation de chaque agent ou Député.

3-B-7/ La Direction des Relations interparlementaires et du Protocole

La Direction des Relations Interparlementaires et du Protocole a été réorganisée et restructurée à plusieurs reprises. Fréquemment rattachée au Cabinet, elle est devenue, depuis novembre 1989, une grande direction centrale rattachée au Secrétariat Général, chargé de l'administration de l'Assemblée nationale. Elle comprend deux divisions:

· La division des Relations Interparlementaires

· La division du Protocole

La Division des Relations interparlementaires

Elle prépare, assiste et suit toutes les participations ou contributions des Représentants de l'Assemblée Nationale aux conférences interparlementaires, telles que: l'Union Internationale des Parlements (UIP), l'Assemblée Parlementaire de la Francophonie (APF, ex AIPLF), la Conférence du dialogue afro-arabe, etc.

A cet effet, elle dispose de tous les documents, périodiques, revues, circulaires, accords, etc. pour l'élaboration des mémoires ou contributions écrites et éventuellement discours à prononcer à l'occasion. Elle suit et cordonne les activités des groupes d'Amitié et assiste leurs Présidents.

La Division du Protocole

Elle est chargée de l'ensemble des activités protocolaires de l'Assemblée nationale notamment l'organisation et la préparation des réceptions et déplacements des organes de l'Assemblée nationale.

Elle est aussi chargée d'assister les Députés dans la préparation de leurs missions à l'étranger aussi bien au départ qu'au retour. Elle participe aussi à l'organisation des cérémonies comportant une représentation de l'Assemblée nationale.

3-B-8/ La Direction de la Communication

Cette Direction est chargée d'élaborer, de mettre en oeuvre et d'assurer le suivi des stratégies de communication de l'Assemblée nationale.

Elle gère tous les services essentiellement liés à cette mission.

Elle suit toutes les questions de communication pour le Président et pour l'Administration de l'Institution.

Elle est chargée des Relations avec les professionnels de la communication.

Elle veille à ce que l'Assemblée dispose de tous les supports de communication utiles au travail parlementaire.

Elle est chargée du volet communication de la coopération avec les autres parlements et les organisations interparlementaires.

En tant que conseil du Président et de l'Administration, elle apporte assistance à toutes les structures de l'Assemblée et de son administration.

Elle suit également toutes les questions qui sont confiées par le Président ou l'Administration de l'Assemblée.

3-B-9/ La Direction de la Recherche et de la Documentation

La Direction de la Recherche et de la Documentation de l'Assemblée Nationale, un service d'information documentaire adapté aux besoins des parlementaires, est l'héritière de la Bibliothèque du Grand Conseil et certains ouvrages de son fonds actuel proviennent de cet héritage.

Elle a dans ses attributions :

· la conservation, la reliure et la classification des ouvrages;

· la confection et la tenue des catalogues (auteurs et matières) et du catalogue des périodiques ;

· la mise sur fiches de publications et débats de l'Assemblée nationale;

· la réception, l'analyse et la mise sur fiches des journaux, des périodiques et des revues

· le classement et la conservation des documents relatifs aux travaux de l'Assemblée nationale et des Commissions techniques;

· la rédaction et l'impression des tables analytiques des débats (tables nominatives et tables partielles) et par législature (tables générales);

· le classement des Journaux officiels ;

· la délivrance de certificats et d'expéditions des actes ayant fait l'objet d'un dépôt.

En outre, la Bibliothèque dispose d'un important fonds documentaire comprenant des ouvrages, rapports, périodiques, mais aussi des CD-ROM et une connexion à l'Internet.

Ainsi, grâce à une politique d'acquisition scientifique basée sur une étude des besoins exprimés par les utilisateurs et l'appui permanent de l'Assemblée Parlementaire de la Francophonie (Noria/APF), la Bibliothèque présente aujourd'hui le profil type d'une bibliothèque parlementaire.

Toute cette masse d'information est traitée suivant une méthodologie propre au réseau des services de documentation parlementaire du PARDOC. La classification adoptée permet un accès direct aux différentes disciplines signalées sur les rayons.