Section 3 : Dispositif de la surveillance
permanente
A la SGM, plusieurs procédures ont étés
mise en place afin qu'il y'ait une souplesse au niveau des risques.
Le but étant de situer les enjeux et les étapes
pour mettre en oeuvre la surveillance permanente et d'identifier le rôle
de chacun dans la maitrise des risques au quotidien et la surveillance
permanente.
§ Les procédures sensibles :
Les procédures sensibles sont des procédures
qui, si elles ne sont pas respecter font courir à la banque des pertes
financières, de dysfonctionnements etc.
§ Les comptes sensibles :
Les comptes sensibles sont des comptes qui, s'ils ne sont pas
surveiller entrainent des pertes ou peuvent utiliser pour y affecter des
fraudes.
1. Exemple de procédure
Pour une procédure, il y'a des acteurs qui sont
impliqués et chacun a son propre rôle à jouer, et ce comme
suit :
2. Supérieur hiérarchique
1. Le responsable de service
Celui-ci procède à une vérification et
valide la liste des procédures et comptes sensibles et l'organigramme
détaillé de la surveillance permanente et l'envoie au responsable
de la surveillance permanente.
Le responsable de service établit une liste des
procédures sensibles et une liste de comptes sensibles par
échantillonnage. Il établit l'organigramme détaillé
et le transmet au supérieur hiérarchique.
Le responsable de la surveillance permanente procède
à une validation au deuxième niveau des procédures et
comptes sensibles ainsi que l'organigramme.
Il crée souvent des organigrammes de la surveillance
permanente définissant le rôle de chacun pour chaque service.
Il joue aussi le rôle de formateur pour les acteurs.
Jadis, les contrôles se faisaient sur papiers. Mais, de
nos jours, avec l'évolution de la technologie, SGM utilise un logiciel
très performant pour réaliser les contrôles.
3. Le responsable de la surveillance
permanente
Source : Procédure élaborée par
Diallo Oumar Sileye
1.4. Outil de déclaration des contrôles
SGM utilise est un outil de déclaration
intégré pour réaliser les contrôles affectés
pour chaque services/ départements/ agences. Il y'a une fréquence
à définir, c'est à dire mensuelle, trimestrielle,
semestrielle ou annuelle.
En effet, c'est le manager qui assure les contrôles qui
doivent être fait ou en cas d'absence, le déléguer à
son assistant (déclarant) qui, après pourra enregistrer le
travail sans le soumettre. La soumission ne revient qu'au manager.
Dans le cadre du contrôle, une description
synthétique de l'échantillon à contrôler doit
être faite, c'est à dire, décrire l'échantillon
global et sur cette base l'échantillon effectué.
Pour clôturer le tout, il doit joindre un fichier comme
preuve du contrôle effectué.
Cependant, il faut noter que, le contrôleur de la SP, ne
peut effectuer aucune modification sur les déclarations faite sur cet
outil, il bénéficie d'un profil de superviseur.
1.5. Missions effectuées
Dans le cadre des contrôles, on a procédé
à une extraction de tous les contrôles effectués par agence
afin d'avoir une aperçue sur :
- Nombre de déclarations
attendus :
Ceci concerne le total des contrôles qu'une agence va
opérer sur une périodicité donnée, trimestriel
à titre d'exemple.
- Nombre de contrôles
réalisés :
Il s'agit des contrôles effectué, non
effectués, des contrôles sans opérations, incompatible et
ceux qui sont en cours de traitement. Tout ceci rentre dans le cadre du total
des contrôles à réalisés.
- Pourcentage des contrôles
déclarés :
Pour avoir le résultat du pourcentage des
contrôles déclarés, il suffit de multiplier le nombre de
contrôles réalisés par le nombre de contrôles
attendus divisé par 100.
Il arrive souvent dans une agence que les contrôles ne
se soient pas exécutés, dans ce cas, le pourcentage sera nul.
- Nombre de contrôles non_
réalisés :
N'entre dans le cadre seulement que les contrôles non
réalisés.
- Pourcentage des contrôles non
réalisés :
- Fréquence attendue
C'est la nature du contrôle. C'est à dire si le
contrôle est fait mensuellement ou trimestriellement.
- Nombre d'anomalies
déclarés :
Il s'agit des anomalies qui sont définies ou non.
Source : Tableau élaboré d'après
nos travaux
v Autres tâches réalisées par
le contrôleur de la surveillance permanente :
Le contrôleur de la surveillance permanente peut
être amené à effectuer d'autres missions dans d'autres
directions, telles que le suivi des erreurs de caisse, ou des cas de fraude,
etc....
Nous avons pu assister lors du stage, a des missions hors
contrôle de la SP, telles que :
· Erreur de caisse : une erreur de caisse
correspond, à une erreur d'exécution du caissier au moment de
versement ou de retrait d'espèces. Le contrôleur intervient, dans
la vérification en effectuant des rapprochements avec les états
de caisse et les dossiers des pièces de caisse afin de s'assurer que
toutes les pièces ont été correctement passées dans
le système.
· Inventaire des clés de la banque : d'autre
part, le Contrôle de la Surveillance Permanente a aussi pour mission de
faire l'inventaire des clés à dispositions des agents dans les
différentes agences et dans tous les services de la banque. Ceci a pour
objectif de répertorier les locaux ayant les doubles des clés que
ça soit les bureaux, les coffres, les portes d'entrées, les DAB
et de savoir le comment de l'accès, c'est à dire si c'est
à accès biométrique ou badge ; D'inventorier les
doubles que détient l'agent, le nombre total des clés avec
références ou sans références et les anomalies qui
en découlent.
Tout ce travail a pour but de minimiser autant que possible
les impacts d'éventuels risques sur la banque afin de garantir la
sécurité des opérations.
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