C. Durée d'une mission
Une mission dure normalement une semaine (1 jour de
préparation, 3 jours de mission, 1 jour de synthèse). La mission
doit intervenir lorsque le Responsable d'agence / Responsable de
département ou leurs adjoints sont là, d'où l'importance
de connaître les congés prévisionnels.
1.1 Différentes étapes de la mission
La mission du Contrôleur de SP se décompose en
quatre étapes:
a. Phase de préparation :
Toute intervention dans une agence/ un département
nécessite une phase de préparation avec le département
contrôle permanent de l'entité qui représente environ 1
journée.
Au cours de cette préparation, les
éléments suivant sont identifiés :
· Production de l'agence ou du département du
dernier trimestre et de la période en cours (si disponible) _ cette
information permettra de rapidement vérifier que le sizing des
échantillons est cohérent avec ce qui a été
prévu au départ
· Liste des comptes sensibles et mode de suivi de ces
comptes ainsi que la personne qui en est en charge
Le programme de contrôle peut s'élaborer de la
façon suivante :
Ä Sur les comptes sensibles, reprendre les comptes dont
le sens du solde est anormal par rapport au sens attendu
NB : Le Contrôleur de SP effectue
une extraction dans un outil des contrôles non effectués pour
demander les justifications de non réalisation aux responsables du
contrôle au cours de sa mission.
b. Mission de vérification
Dans le cadre des missions de vérification, le
contrôleur de SP se rend dans les agences, avant l'ouverture au public,
ou services concernés, sans s'annoncer. Il présente sa
pièce d'identité ainsi que son ordre de mission au Responsable
d'agence ou de département.
Il remet la liste des contrôles qu'il a
préparée au Responsable d'agence ou responsable de
département (ou leurs adjoints) qui doit lui transmettre l'ensemble des
dossiers de base afférents à ces dossiers pour procéder
ensuite aux contrôles. Les pièces à contrôler doivent
comporter :
- la date
- l'agence/le service
- la référence du contrôle et la
période contrôlée
- Les constats des anomalies
- référence des pièces
contrôlées (numéro dossier, numéro de pièce
comptable, etc.)
c. Phase de rédaction et
synthèse
Le contrôleur de SP reprend les éléments
sur la fiche et établit son dossier de synthèse.
Dans ce rapport il fait d'abord un commentaire sur les actions
sur lesquelles le responsable d'agence ou de département s'engageait
lors du dernier passage et leur statut. Par ailleurs, il met ensuite en
évidence les problématiques les plus importantes en
matière de qualité de SP.
Ä Contrôles déclarés inapplicables
alors que des opérations relevant de ce processus ont été
traitées sur la période
Ä Échantillons non conformes à la fiche de
contrôle etc.
d. Phase de restitution
A la fin de chaque mission, une réunion est
prévue sur place entre le contrôleur de SP et le Responsable
d'Agence ou de département pour restituer les constats de la mission
(cf. dossier de synthèse) et établir un état complet sur
la qualité de la Surveillance Permanente. Ils définissent
ensemble les plans d'actions qui doivent être mis en place pour corriger
les anomalies détectées et plus largement, pour
améliorer la qualité de la SP.
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