Externalisation du recrutement et performance économique des entreprises parapubliques: cas de la Sonara

PARAGRAPHE 2 : DÉMARCHE D'EXTERNALISATION DU RECRUTEMENT

L'externalisation du recrutement est une stratégie qui permet à une entreprise de rester compétitive et de s'ouvrir à d'autres marchés, mais elle n'est pas sans risque. Aussi, toute démarche allant dans ce sens doit s'accompagner de garanties sérieuses : analyse et gestion des risques à travers des études préalables (A), un contrat détaillé et un suivi rigoureux (B).

A. Les études préalables à la réussite d'un projet d'externalisation du recrutement.

Les démarches essentielles requises au préalable d'un projet d'externalisation du recrutement sont la création d'une équipe projet (a), un état des lieux de l'externalisation (b) et le choix du prestataire (c).

a) La création d'une équipe projet

L'équipe projet de l'externalisation est une entité pluridisciplinaire constituée d'experts juristes et opérationnels. Cette équipe joue un double rôle essentiel dans la réussite de l'externalisation. D'une part, elle permet de pallier les problèmes de différents côtés, ce qui permet une résolution rapide et radicale.

D'autre part, étant la collaboration de plusieurs domaines de compétences, l'équipe projet permet de préparer le projet d'externalisation en analysant sa convenance pour l'entreprise sur les plans financier, organisationnel et juridique. Dans l'équipe projet, chaque expert doit être en parfaite imprégnation de l'activité des autres experts. Ainsi, l'expert juriste doit connaître parfaitement les implications financières et la démarche opérationnelle du projet, l'expert financier devrait maîtriser les nuances juridiques et la démarche opérationnelle du projet, et l'expert opérationnel se verra dans l'obligation d'appréhender le côté financier et juridique de la diligence. Il en sera de même pour l'expert en recrutement. L'équipe projet joue un rôle conséquent dans une opération d'externalisation et intervient tout au long de son déroulement.

Les interventions de cette équipe peuvent être résumées comme il suit :

· La détermination de l'adaptabilité de la stratégie d'externalisation à l'entreprise cliente. Dans cette intervention, l'équipe prend en considération plusieurs critères : les coûts générés par le projet d'externalisation, la flexibilité de l'entreprise, la détermination des activités pouvant être externalisées (le recrutement par exemple), l'énumération des risques pouvant être suscités en cas d'externalisation;

· Le choix du prestataire. Ce choix est orienté et guidé par certains critères tels que la qualité de la prestation offerte par le prestataire, les tarifs pratiqués par le prestataire, la notoriété du prestataire;

· La contractualisation avec le prestataire. Après le choix du prestataire et l'établissement des clauses du contrat d'externalisation, l'équipe projet procède à la contractualisation avec ce dernier en dotant le contrat déjà conçu des clauses jugées nécessaires;

· La détermination des clauses du contrat liant l'entreprise cliente et le prestataire;

· Le contrôle de l'opération. L'équipe projet veille au bon déroulement de l'opération en établissant un contrôle continu et vigoureux de l'activité du prestataire. Le contrôle porte sur la qualité de la prestation offerte par le prestataire et le partage des gains en cas de diminution des coûts.

b) État des lieux de l'externalisation

L'état des lieux de l'externalisation est une opération qui vise à faire un inventaire préalable de l'intégralité des moyens humains, techniques et des infrastructures nécessaires pour ladite opération. Cet inventaire préalable porte sur les niveaux suivants :

· Dimension organisationnelle : L'externalisation stratégique est une activité qui se traduit par l'intervention d'un tiers dans l'entreprise, d'où la nécessité de la part de l'entreprise externalisatrice de procéder à une réorganisation.

· Dimension fonctionnelle : Elle concerne tout ce qui se rapporte aux moyens techniques et matériels nécessaires pour cette opération, en l'occurrence les biens d'équipement, les locaux et matériels informatiques, donc ces éléments doivent être déterminés au préalable.

· Dimension humaine : Cette dimension concerne l'identification au préalable des employés oeuvrant dans la fonction qui sera externalisée et dont les contrats de travail pourront faire l'objet d'un transfert vers le prestataire. Elle permet de les prévenir au préalable et d'éviter que l'externalisation altère leur emploi.

c) Le choix du prestataire et élaboration du cahier des charges

· Choix du prestataire : Le choix du prestataire est une étape délicate, car c'est de la convenance de ce dernier que vont dépendre en grande partie l'efficacité et l'efficience de l'opération, voire sa durabilité. Les procédures du choix de prestataire diffèrent selon qu'il s'agit d'une opération d'externalisation classique ou stratégique. Ainsi, dans les opérations d'externalisation stratégique, le choix devra s'effectuer sur la base d'un appel d'offres basé sur le cahier des charges, ensuite l'entreprise cliente opère son choix. L'appel d'offres sera publié et diffusé par le biais des moyens de communication très diversifiés (Presse écrite, Internet, etc.). Pour les opérations d'externalisation classique, l'entreprise cliente pourra choisir son futur prestataire directement sur le marché de la prestation et cela en se basant sur des critères tels que la notoriété du prestataire, le prix affiché par ce dernier, la qualité des prestations fournies par le prestataire, les recommandations de l'entreprise.

· Élaboration du cahier des charges : Le cahier des charges de l'externalisation est un document élaboré dans le cadre d'un contrat d'externalisation permettant de déterminer les obligations réciproques de l'entreprise externalisatrice et de son éventuel prestataire. Dans une opération d'externalisation, le cahier des charges joue un rôle très important, car il permet à l'entreprise cédante d'exprimer, le plus clairement possible, ses besoins et ses attentes à l'égard de l'externalisation. De façon générale, le cahier des charges doit refléter les points suivants :

o Les rôles conjoints du client et du prestataire dans l'opération,

o Les résultats escomptés de la part du client en termes de performance,

o Les modalités et les délais d'exécution des tâches,

o Les attentes du client à l'égard de l'opération en termes d'audit et de benchmarking^49(*).

Le rôle du cahier des charges s'avère important, notamment en cas de contentieux entre le client et le prestataire, car le cahier des charges aura une force probatoire auprès des juges. L'établissement d'un cahier des charges incorporant toutes les précisions requises afin d'exprimer le plus clairement possible les attentes de l'entreprise cliente de l'externalisation et le choix d'un prestataire convenable s'avère donc très important.

B. Contractualisation avec le prestataire et modalités de contrôle

a) Contractualisation avec le prestataire

L'efficacité de l'opération d'externalisation d'activité stratégique comme le recrutement reste tributaire de la réalisation d'un contrat prévoyant des dispositions applicables à toutes les particularités de ladite opération. Parmi les clauses généralement prévues par les parties contractantes dans une opération d'externalisation, on peut citer celles :

· relatives à l'amélioration de l'activité externalisée et à la qualité des prestations fournies;

· afférentes à l'aspect financier de l'opération d'externalisation (modalités de paiement du prestataire);

· correspondantes aux procédures de contrôle du prestataire (l'audit ou le benchmarking);

· liées par les obligations réciproques du client et du prestataire;

· encadrant les sanctions prévues en cas de manquements de l'une des deux parties;

· mettant en lumière la réversibilité ou le rapatriement de l'activité externalisée (internalisation).

Un contrat d'externalisation incluant toutes les clauses nécessaires est l'un des facteurs décisifs dans la réussite d'une opération d'externalisation.

b) Contrôle de l'activité externalisée

L'entreprise externalisatrice doit établir un contrôle de l'activité de son prestataire afin d'amener ce dernier à améliorer ses prestations et faire évoluer la fonction externalisée. Généralement, l'entreprise cliente a toute la latitude de choisir la procédure de contrôle qui lui convient sous réserve d'informer le prestataire sur les éléments pouvant être contrôlés. Parmi les outils aux mains des entreprises externalisatrices pour contrôler l'activité de leurs prestataires, il y a essentiellement le benchmarking et l'audit.

Le contrat d'externalisation doit préciser lequel, parmi le client et le prestataire, supportera les charges de la procédure de contrôle.

Après le choix du prestataire convenable, l'entreprise cliente entame la phase de contractualisation avec ce dernier, phase pendant laquelle il est nécessaire d'établir un contrat contenant toutes les clauses nécessaires et requises susceptibles d'encadrer le déroulement de l'opération d'externalisation et de contrecarrer tout conflit éventuel pouvant surgir lors de l'entrée en vigueur du contrat. Dès lors que le contrat est conclu, l'externalisation entre dans sa phase opérationnelle et l'entreprise se voit dans l'obligation de mettre en place des organes dont le rôle est le contrôle de l'activité du prestataire. Gérer lesrisques d'externalisation, c'est d'abord savoir les identifier en amont. Préparation rigoureuse et anticipation sont les éléments de base de la démarche. Cette dernière s'effectue à deux niveaux :

· À l'intérieur de l'entreprise, elle porte sur le diagnostic organisationnel, l'évaluation de la rentabilité de l'opération, mais aussi sur la communication autour du projet d'externalisation. Le diagnostic permet d'avoir une idée précise des risques sociaux et économiques. Ainsi, de l'importance des risques découleront plusieurs décisions stratégiques : faisabilité, mise en place des dispositifs de prévention, définition du seuil de performance à exiger. Si le niveau de risque n'entrave pas la faisabilité de l'opération, l'entreprise doit se pencher sur la gestion de l'impact social. Il s'agit ici de veiller à la possibilité de continuité de l'activité et au climat social pendant la période de transition.

· En externe, les points clés à surveiller sont liés au choix et à la contractualisation avec le prestataire; concernant le choix, ce sont des indicateurs tels la réputation, le savoir-faire, la disponibilité du partenaire à respecter le cahier des charges qui méritent le plus d'attention. Toutefois, la réussite de la gestion des risques nécessite aussi l'implication du prestataire choisi.

Une opération d'externalisation se situe au niveau de plusieurs domaines de compétence : l'opérationnel, le juridique et le financier. L'accent sur l'équipe projet doit également comprendre les trois composantes ci-dessus afin de bien mener le processus d'externalisation. Toutefois, il se pose la question de savoir si l'externalisation d'une activité stratégique comme le recrutement a un impact sur la performance économique de l'entreprise.

* ⁴⁹ Analyse comparative, est une technique de marketing ou de gestion de la qualité qui consiste à étudier et analyser les techniques de gestion, les modes d'organisation des autres entreprises afin de s'en inspirer et d'en tirer le meilleur. http:/wikipedia.org/wiki/benchmarkingconsulté le 06 juin 2014 à 07h52