1.4.4. L'information et la
communication
L'information pertinente est identifiée,
capturée et communiquée sous une forme et dans un délai
qui permettent à l'ensemble du personnel (dirigeants essentiellement)
d'exercer leurs responsabilités en matière de contrôle
interne et de réaliser leurs autres tâches et
responsabilités pour l'atteinte des objectifs.
La capacité des dirigeants d'une association à
prendre des décisions appropriées est conditionnée par
l'existence d'une information exacte, fiable, complète, accessible,
pertinente, disponible en temps opportun et à jour. L'obtention d'une
information répondant à ces caractéristiques suppose
l'enregistrement rapide et le classement des transactions et
évènements. Cette information devra être accessible aux
personnes autorisées et devra leur être transmise pour la prise de
décision.
La documentation relative au contrôle interne doit au
minimum reprendre ses objectifs et activités de contrôle. D'autres
éléments tels que la séparation des tâches,
organigramme, rôles et responsabilités, etc. sont également
à prendre en considération. Sans cette documentation, il ne sera
pas possible d'évaluer la conformité, l'efficacité et
l'efficience des systèmes mis en place.
Une communication efficace est nécessaire au sein de
l'ensemble de l'association. Les objectifs, les risques et les contrôles
mis en place au sein de l'association ainsi que les responsabilités de
chacun à leur propos, doivent être communiquée. Cette
communication peut circuler de manière ascendante, descendante ou
transversale au sein de l'organisation, au travers toutes ses composantes et
dans l'ensemble de sa structure. Ce n'est que sur base d'informations
provenant de la communication interne et externe que les dirigeants seront
à même de prendre des décisions appropriés.
1.4.5. Le pilotage
Le pilotage concerne toutes les activités de suivi
(permanentes ou ponctuelles) qui assurent que le système de
contrôle interne en place est efficace et efficient, que les
déficients observées sont rapportées au niveau
approprié et sont corrigées de manière adéquate et
à temps opportun. Il concerne aussi les actions de suivi relations au
système de contrôle interne. Ce sont en fait toutes les
activités entreprises pour s'assurer que le système de
contrôle interne en place est efficace et procédures mises en
place, de l'atteinte des objectifs du contrôle interne, de son
efficacité et de son efficience. Cette évaluation est
effectuée par les dirigeants de l'association.
Le pilotage ponctuel fait référence aux
évaluations ponctuelles spécifiques portant sur
l'efficacité du système de contrôle interne et garantissant
que le contrôle interne atteigne les résultats attendus sur base
de méthodes et procédures définies. Celui-ci
diffère du pilotage permanent par le fait que c'est une action
ponctuelle, réalisée dans un champ spécifique (par exemple
une activité spécifique) et que son intensité variera
entre autres en fonction de l'évaluation du risque, des résultats
de l'évaluation permanente et des changements intervenus (internes ou
externes).
Ces évaluations peuvent prendre la forme d'une
auto-évaluation réalisée par les dirigeants en y associant
ou non les autres membres ou des évaluations effectuées par des
experts externes à l'association. Les faiblesses du contrôle
interne détectées tant lors de l'évaluation permanente que
lors de l'évaluation ponctuelle doivent être signalées au
niveau approprié de direction.
Pour les organisations qui sont soumises à un audit
(interne ou externe), le pilotage doit comprendre des règles et
procédures qui assurent que les recommandations émises par les
auditeurs soient mises de façon approprié et dans le temps
requis.
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