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Le controle interne face aux contraintes financieres: quelles strategies pour les associations sans but lucratif a Bukavu ?

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par Grâce AGANZE BAGULA
Université Officielle de Bukavu - Graduat 2011
  

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1.4.1. L'environnement de contrôle

L'environnement de contrôle interne reflète la culture d'une organisation. Il détermine le niveau de sensibilisation de son personnel (membres) au besoin de contrôle. En fournissant une discipline et une structure, il constitue le fondement de toutes les autres composantes du contrôle interne. Les facteurs constitutifs de l'environnement de contrôle sont :

- L'intégrité personnelle et professionnelle et les valeurs éthiques des responsables (dirigeants) et des membres (personnel), y compris par rapport au contrôle interne ;

- L'engagement du personnel à un niveau de compétence approprié ;

- Le style de management (en l'occurrence, la philosophie des dirigeants et leur manière d'opérer) ;

- La structure de l'organisation ;

- Les politiques et pratiques en matière de ressources humaines.

a) L'intégrité personnelle et professionnelle et les valeurs éthiques des dirigeants (responsables) et des membres (personnel)

L'intégrité personnelle et professionnelle et les valeurs éthiques des responsables et des membres déterminent leurs priorités et leurs jugements de valeur ; cela se traduit par un code de conduite. Ces qualités doivent se concrétiser par une attitude d'adhésion à l'égard du contrôle interne, en tout temps et dans toute l'organisation. Toute personne (membre) active dans l'association (les responsables et les membres) doit prouver son intégrité personnelle et professionnelle et son respect de l'éthique ; tous doivent en permanence observer les codes de bonne conduite en vigueur.

b) L'engagement à un niveau de compétence approprié

L'engagement à un niveau de compétence approprié se définit au regard du niveau de connaissance et d'aptitudes nécessaires pour garantir à la fois que les tâches sont accomplies de manière économique, efficiente et efficace et que les responsabilités individuelles liées au contrôle interne sont bien comprises. Les responsables et tous les membres doivent veiller à garder le niveau de compétence qui leur permette de comprendre toute l'importance d'élaborer, de mettre en oeuvre et de maintenir un bon contrôle interne et de s'acquitter de leurs tâches en vue de la réalisation des objectifs du contrôle interne et la mission de l'association. Chacun, au sein de l'association, participe au contrôle interne à son niveau et dans les limites de ses responsabilités.

c) Le style de management

Le style de management des responsables et leur manière d'opérer doit refléter les éléments suivants :

ü L'attitude permanente d'adhésion au contrôle interne, l'indépendance, la compétence et la volonté de montrer l'exemple ;

ü Un code de bonne conduite défini par les dirigeants ainsi qu'une assistance et des évaluations de performance qui tiennent compte des objectifs du contrôle interne. Mais, quant à ce qui est des évaluations, les membres risqueraient d'afficher une attitude de méfiance ou d'indifférence dans le sens que l'association est composée des bénévoles parfois ; ils peuvent se dire qu'avons-nous à gagner dans les évaluations ?

L'état d'esprit défini par la direction de l'association reflète dans tous les aspects des actions menées par la direction. L'engagement, l'implication et le soutien du Conseil d'administration d'une association favorisent une attitude positive et sont déterminants pour le maintien d'une attitude constructive et d'adhésion au contrôle interne dans l'association. Si l'encadrement est convaincu de l'importance du contrôle interne, les membres y seront sensibilisés et réagiront en respectant les contrôles établis.

d) La structure de l'association

Cette structure prévoit les éléments suivants :

ü Délimitation de pouvoirs et domaine de responsabilité (ceci appelle la notion de « job description » ou description des tâches) ;

ü Délégation de pouvoirs et obligation de rendre compte ;

ü Canaux d'information appropriés.

La structure organisationnelle définit les principaux domaines d'autorité et de responsabilité d'une organisation. Les délégations de pouvoirs et l'obligation de rendre compte ont trait à la manière dont cette autorité et ces responsabilités sont déléguées dans l'ensemble de l'association. Qui dit habilitation ou obligation de rendre compte dit l'établissement de rapports. Il est, dès lors, nécessaire que des canaux d'information appropriés soient définis.

Dans des circonstances exceptionnelles, il doit être possible d'ajouter d'autres canaux d'information à ceux qui existent, notamment dans le cas où le management est lui-même impliqué dans des irrégularités. La structure organisationnelle peut inclure un service d'audit interne qui sera indépendant des dirigeants et fera rapport directement au plus haut niveau d'autorité de l'association (le Conseil d'Administration et l'Assemblée générale).

e) Les politiques et pratiques en matière de ressources humaines

Le personnel constitue l'élément central du contrôle interne. Les associations doivent s'entourer de personnes compétentes et dignes de confiance afin de pouvoir assurer un contrôle efficace. C'est ce qui fait que les méthodes de recrutement, de formation, d'évaluation, ... jouent un rôle important dans l'environnement de contrôle.

Les décisions en matière de recrutement et de dotation en personnel doivent par conséquent, donner l'assurance que les membres possèdent l'intégrité, la formation adéquate et l'expérience requise pour accomplir ses fonctions et que la formation formelle, professionnelle et éthique soit assurée. Evidemment, afin d'assurer son efficacité, l'encadrement devra veiller et évaluer l'efficacité des procédures de recrutement. La gestion des ressources humaines joue également un rôle essentiel dans la promotion d'un environnement éthique en favorisant le professionnalisme et en faisant respecter les règles de transparence et d'intégrité au quotidien.

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"Il faut répondre au mal par la rectitude, au bien par le bien."   Confucius