Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

6. La conduite du changement

Mettre en place un nouveau ERP c'est en fait changer la façon dont les employés exécutent leurs taches. C'est pourquoi le chef du projet de mise en place du nouveau ERP doit maitriser ce changement durant toutes les phases du projet.

En effet, le nouveau ERP à mettre en place est un moyen pour l'organisation pour mettre à niveau ses processus pour les rendre plus performants et pour que leurs livrables soient de meilleure qualité. Cette mise à niveau permettra à la société de réaliser au fil du temps un progrès ce qui rassurera de plus en plus sa pérennité. Mais il faut savoir que « Le progrès est impossible sans changement, et ceux qui ne peuvent pas changer leurs esprits ne peuvent rien changer»³⁵. D'où la mission fondamentale du chef du projet pour changer les attitudes des employés qui résistent au changement et assurer une bonne conduite de changement permettant de mener à bien son projet. Il doit être conscient que les sources de résistance au changement sont de deux types : Sources individuelles et sources organisationnelle.

« Les sources de la résistance individuelle au changement sont les habitudes, la sécurité, les facteurs économiques, la peur de l'inconnu et le traitement sélective de l'information alors que les sources de résistance organisationnelle au changement sont l'inertie structurelle, l'inertie des groupes, l'intérêt limité au changement, la menace pour les expertises, la menace pour l'établissement des relations de pouvoir et la menace pour l'établissement des allocations des ressources »³⁶. Le chef du projet doit alors identifier au préalable les différentes réactions possibles et repérer les individus par rapport à ces réactions pour agir en conséquence selon un plan d'action préétabli. Le graphique ci-dessous illustre les réactions face au changement au fil du temps.

35 Citation de George Bernard Shaw

36 Cours DESMSI de l'IACE: Module Organisation et système d'information. Document : Organizational culture and change, Daniel Van Den Hove.

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Graphique 7 Etats des individus face au changement - Source: enoraconsulting.com

Pour faire face aux différents états des individus face au changement et à leurs différents types de résistance, le chef du projet doit considérer l'ERP comme un projet d'entreprise en impliquant l'ensemble des collaborateurs et il doit aussi, à l'aide de son équipe, élaborer un plan de conduite du changement. Cependant, « Il ne faut pas négliger les dimensions sociales et humaines du projet ERP. Comme il touche à l'outil de travail quotidien d'une grande partie de l'entreprise, il est susceptible d'impacter les relations humaines et sociales »³⁷.

Le chef du projet est appelé non seulement à préparer les utilisateurs à accepter le nouveau ERP et les nouvelles règles d'exécution de leurs taches mais aussi préparer les parties prenantes de l'activité de la société. « L'accompagnement du changement ne doit pas se limiter au public interne de l'entreprise, il faut également informer les partenaires externes (les fournisseurs et les clients qui devront s'adapter au changement, notamment dans le cadre d'échanges de données informatiques) et même établir un plan de communication externe »38

Plusieurs axes de conduite du changement auxquels le chef du projet peut consacrer ses efforts pour élaborer le plan de conduite du changement. L'exemple en annexe 8 illustre les axes de conduite du changement d'un projet informatique mené par un cabinet de consulting pour le compte d'Orange Côte-d'Ivoire Telecom³⁹. Ces axes sont l'évaluation des besoins en accompagnement du changement, le cadrage de l'accompagnement du changement, l'analyse des impacts du changement, l'expérimentation de la situation de travail cible, l'élaboration du plan de formation, l'élaboration du plan de déploiement, l'élaboration du plan de communication et enfin la rédaction du manuel utilisateur. Ces axes ne sont qu'un exemple qui peut être adapté à d'autres projets informatique. Il est toutefois possible

37 Manager avec les ERP, 3^ème édition, Jean-Louis Lequeux

38 Management d'un projet ERP, Acké Missamou, 2007, http://www.memoireonline.com

39 Annexe 10 : Exemple : Axes de conduite du changement.

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de faire référence à d'autres expériences et bonnes pratiques voire à des experts consultants du domaine.