Formalisation informatique de la comptabilité hospitalière en RDC. Cas des Centres de santé

II .2. RECEUIL ET DE DIAGNOSTIC DE L'EXISTANT

Il s'agit dans cette section de maîtriser le fonctionnement des centres de santé en vue de détecter et détailler leurs besoins réels, préalables pour la réalisation de nos objectifs.

II .2.1. Recueil des informations

Cette phase a pour objectif d'améliorer les connaissances de l'observateur du domaine à analyser sur :

ü Les acteurs internes et externes

ü Les circuits d'informations

ü Les documents physiques ou logiques échangés

ü Les règles observées par les acteurs de la gestion

ü Le vocabulaire technique utilisé dans l'organisation

A. Principaux acteurs

A.1.Acteurs internes

Par acteurs internes, il faut entendre les acteurs interagissant dans le cadre de la comptabilité des centres de santé. Pour notre cas, c'est essentiellement :

· le service de la comptabilité

· Le service de réception

· le service de la caisse.

· Le service de pharmacie

A.2.Acteurs externes

Sont ceux communiquant avec notre système d'information mais qui restent en dehors de celui-ci. Ils sont, dans notre cas :

ü Le service de consultation

ü Le service de laboratoire

ü L'infirmier titulaire

ü Les malades ou clients

Les tâches attribuées à ces différents acteurs sont décrites dans les lignes qui suivent :

Ø Le service de réception accueille le malade, prend son identité et d'autres paramètres relatifs aux soins ; cela veut dire que le malade reçoit la fiche ou le carnet de consultation.

Ø Le malade paie tous les actes médicaux consommés et la fiche/carnet à la caisse moyennant un reçu détaillé, c'est-à-dire ventilé selon les différents services : actes plus fiches (carnets).

Ø La caisse encaisse les versements effectués par les clients et exécute les décaissements des fonds, tient à jour les inscriptions dans les cahiers de caisse et de banque.

Ø Le service de comptabilité, sur base du tableau des tarifs communique et inscrit le montant de tous les actes dans le carnet de malade. Quant à ce qui est des dépenses, le service inscrit les montant des dépenses dans le tableau de ventilation des dépenses,passe les écritures au livre journal et afin établit le compte de résultat annuel :tableau de résultat.

Ø Le service de consultation consulte le malade, demande les examens de laboratoire, prescrit les médicaments après les résultats.

Ø Le service de pharmacie sert les médicaments prescrits, donne les rapports sur les entrées et sorties des médicaments au service de comptabilité.

Ø L'infirmier titulaire :

§ Prépare le projet de budget du centre de santé en collaboration avec l'AGIS du BCZS dans ses deux composantes : budget de recettes et ventilation sur les dépenses

§ Soumet le projet à l'approbation du comité de santé

§ Il engage les dépenses de fonctionnement du centre de santé après avis du COSA.

B. Les circuits d'informations

Il s'agit du courant d'informations échangées entre les différents acteurs. Dans le cadre de notre projet, le schéma suivant matérialise la circulation d'information :

Réception

Laboratoire

Pharmacie

9

4B

4A

3

5

2C

2B

10

11

Consultation

Caisse

9

7

2

5B

5A

4

6

3C

3B

3A

11

10

Consultation

Comptabilité

Caisse

8

Réception

IT

Le malade

1

Brève explication du schéma :

1 : Identité et d'autres paramètres relatifs aux soins

2 : constitution et envoi du dossier malade à la comptabilité pour la facturation de la fiche et la consultation

3A : paiement fiche et consultation à la caisse

4 : envoi du malade chez l'IT pour la consultation et demande des examens pour le laboratoire

5A : envoi du malade à la comptabilité pour facturation des examens de laboratoire

3B : paiement frais laboratoire prescrits

6 : envoi du malade au laboratoire pour examens

5B : envoi du malade à la comptabilité pour facturation des médicaments

3C : paiement de la facture par le malade à la caisse

7 : envoi du malade à la pharmacie pour lui servir les médicaments

8 : -envoi bon de livraison, bon d'entrée des médicaments

-rapport d'utilisation de médicaments, fiche de stock.

9 : envoi livre de caisse, tableau de ventilation de recettes journalières, bon de sortie de caisse pour centralisation et comptabilisation

10 : -budget pour son exécution

-supervision et ordonnancement

- factures

11 : rapport d'exécution du budget (rapports financiers)

Légende :

TVRJ : tableau de ventilation des recettes journalières

B.P : bon de prélèvement

F : facture

LC/LB : livre de caisse/banque

RF : registre de facturation

malades

RDV: registre des dons valorisés

AS: avances sur salaire

CAD: cahier des ayants-droit

GL : grand livre des comptes

TT: tableau de trésorerie

EDB: Etat d'exécution du budget

NF : nouveaux faits

TJ : toujours

: Documents physiques

: Fichier

BV : balance de vérification

EDB : Etat d'exécution du budget

GL : grand livre des comptes

B.P : bon de prélèvement)

RVCM: registre de ventilation des crédits malades

C .Descriptif des documents

Cette section a pour rôle de comprendre et de décrire méticuleusement les divers documents utilisés dans le système d'information. La grille ci-dessous explique le contenu du document (donnée), son type, préciser ses éventuelles contraintes d'intégrité, expliciter son mode de calcul ou d'obtention.

-Les différents documents récoltées

1. 1. tableau de ventilation des recettes journalières (TVRJ)

2. tableau de ventilation des credits maladies (TVCM)

3. tableau de ventilation des dépenses (TVD)

4. cahier des ayants-droit(CAD)

5. livre de caisse (LC)

6. livre de banque(LB)

7. prévision des recettes (PR)

8. prévision des dépenses (PD)

9. prévision budgétaire (PB)

10. grand livre des comptes (GLC)

11. ventilation fiche bugétaire (VFB)

12. état mensuel des recettes (EMR)

13. état mensuel des dépenses (EMD)

14. livre-journal (LJ)

15. balance des comptes (BC)

16. état d'exécution du budget (EDB)

17. tableau de trésorerie (TT)

18. compte de résultat(CR)

19. bilan (B)

20. plan des comptes (PC)

21. Journal des entrées en stock (JES)

22. Journal des sorties en stock (JSS)

Grille des données

DIVERS DOCUMENTS

Numéro D'ordre

Donnée

Type

Mode d'obtention

Contraintes d'intégrité

TES

TVRJ

TVCM

TSS

CAD

LC

TVD

PR

PD

PB

LJ

GLC

BC

CR

B

PC

VFB

EMR

EMD

EDB

TT

1. Nom de la zone de santé

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

2.

Nom formation sanitaire

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

3.

Adresse formation sanitaire

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

4.

Code monnaie utilisé

A.N

M

*

*

*

*

*

5.

Taux du jour

A.N

M

*

*

*

6.

Date du jour

Date

M

*

*

*

*

*

*

*

*

8.

Numéro de la fiche malade

A.N

M

*

*

*

10.

Totaux des colonnes

monétaire

C

*

*

*

*

11.

Totaux par ligne/malade

monétaire

C

*

*

*

12.

Nom du malade

A.N

M

*

*

15

Numéro pièce justificative

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

16.

Libellé de l'opération

A.N

M

*

*

*

*

17

Montant débité (entrées)

monétaire

M

*

*

*

*

*

*

*

*

18

Montant crédité (sorties)

monétaire

M

*

*

*

*

*

*

*

*

19

Solde de l'opération

monétaire

C

*

*

20

Numéro imputation

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

21

Montant recettes par mois prévu

monétaire

M

*

22

Montant total par acte par an prévu

monétaire

C

*

23

Tarif par acte budget

monétaire

M

*

24

Recette prévisionnelle par acte par an

monétaire

C

*

*

*

*

*

25

Numéro d'ordre

A.N

M

*

*

*

*

26

Montant dépense prévu en pourcentage

monétaire

M

*

*

27

Montant dépense prévu

monétaire

M

*

*

*

*

*

28

Code exercice

A.N

M

*

*

*

29

Numéro de l'opération

A.N

M

*

30

Désignation du compte

A.N

M

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

31

Solde débiteur

monétaire

C

*

*

32

Solde créditeur

monétaire

C

*

*

33

Totaux généraux

monétaire

C

*

34

Solde net

monétaire

C

*

35

Total passif

Monétaire

C

*

36

Total actif

monétaire

C

*

37

Total par masses bilantaires

monétaire

C

*

38

Position du compte au bilan

A.N

M

*

39

Autres observations

A.N

M

*

40

Modification du montant budgétisé

monétaire

M

*

*

41

Montant définitif prévu

monétaire

C

*

*

*

42

Montant débité (entrees) en pourcentage

monétaire

C

*

*

43

Montant crédité (sorties) en Pourcentage

monétaire

C

*

*

44

Recettes réalisées par mois par acte

Monétaire

C

*

45

Totaux recettes réalisées par acte (compte) par an

Monétaire

C

*

46

Total recettes prévues par an

Monétaire

C

*

47

Cumul recettes prévues par an

Monétaire

C

*

48

Total recettes réalisées par mois

Monétaire

C

*

49

Cumul recettes réalisées par mois

monétaire

C

*

50

Dépenses réalisées par mois par actes

Monétaire

C

*

51

Totaux dépenses réalisées par acte par an

Monétaire

C

*

52

Totaux dépenses réalisées par an

Monétaire

C

*

53

Cumul dépenses réalisées par mois

Monétaire

C

*

54

Code mois

AN

M

*

*

55

Ecart montant

Monétaire

C

*

56

Ecart montant en pourcentage

AN

C

*

57

Nature du solde

AN

M

*

58

Code de la matière

AN

M

*

*

59

Designation de la matière

AN

M

*

*

60

Quantité entrée en stok

AN

M

*

61

Prix unitaire entrée

Monétaire

M

*

62

Nom du fournisseur

AN

M

*

63

Quantité sortie

AN

M

*