4.2.7. Mémoires d'entreprise ou l'organisation des
connaissances dans l'entreprise
Dans un ouvrage collectif, Rose Dieng-Kuntz et al. (2001)
définissent la
mémoire d'entreprise comme : « la
représentation persistante, explicite,
désincarnée, des connaissances et des
informations dans une organisation, afin de faciliter leur accès, leur
partage et leur réutilisation par les membres adéquats de
l'organisation, dans le cadre de leurs tâches ».
Il existe dans l'entreprise, selon l'objectif qui lui est
fixé, le contexte, la méthode choisie plusieurs types de
mémoires d'entreprise: la mémoire à base de connaissances,
la mémoire à base de cas, la mémoire dynamique ou
collecticiels, la mémoire de projet et la mémoire
documentaire.
4.2.7.1 Mémoire à base de
connaissances
Il s'agit de tirer profit des informations et des
connaissances accumulées au fil des projets afin que les
différents acteurs du service puissent profiter au maximum des
expériences accumulées par leurs collègues ou
prédécesseurs et cela dans l'objectif de gagner du temps dans le
développement des affaires, de réussir de nouveaux projets et de
se retrouver en meilleure situation face à la concurrence.
La mémoire à base de connaissances trouve son
appui dans l'ingénierie des
connaissances, laquelle a pour objectif
de recueillir et modéliser les
connaissances. Celles-ci peuvent
être ensuite mises en forme afin d'être
transmises à un utilisateur qui prendra en charge
l'interprétation et l'exploitation des connaissances formalisées.
Ceci diffère d'un système expert où les raisonnements sont
aussi pris en compte.
Parmi les différents types de modélisation, on peut
citer :
- L'annuaire des compétences : il consiste à
établir une cartographie des connaissances dans l'entreprise selon les
fonctions, les projets en se fondant sur un principe qui fait quoi.
- La base des meilleures pratiques : elle rassemble les
savoir-faire acquis dans ou hors de l'entreprise au cours de différentes
épreuves rencontrées dans certains domaines. Celles-ci pouvant se
produire, il devient primordial de les formaliser. Elles sont surtout
liées à des processus ou des procédés et sont
susceptibles d'évoluer.
- Le livre de connaissances : il s'agit de l'enregistrement et
de la mise en forme dans un document des modèles de connaissances
textuelles ou graphiques au lieu de stocker les connaissances de certains
experts sur un support informatique.
La base des connaissances a pour objectif la capitalisation de
l'information. Cette capitalisation se fait de manière structurée
et réfléchie. Elle est en général confiée
à des professionnels de l'information documentaire travaillant de pair
avec les spécialistes des domaines concernés dans
l'entreprise.
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