4.1.3.4.8 Les outils de base
La communauté de pratique utilise des outils
électroniques d'information et de communication en réseaux. Un
site Web de référence, des espaces d'échanges et de
discussion, une ou des bases de connaissances, un carnet d'adresses, un
système de gestion de documents, un planning et un calendrier des
événements, des salles de réunion virtuelles et la
téléconférence... constituent autant d'outils requis pour
permettre aux participants de repérer, d'analyser, d'interpréter,
de critiquer, d'échanger et de conserver des informations, des
méthodologies, des stratégies et des résolutions.
Le site Web de référence signale,
présente et donne accès à la documentation requise au
démarrage et au fonctionnement du projet, décrit les objectifs
visés, identifie les participants et leur adresse
électronique.
Les espaces d'échanges et de discussion facilitent la
communication entre personnes éloignées géographiquement.
Ils sont les outils principaux de collaboration et de réalisation. Ils
supportent toute la problématique reliée à
l'éclosion et au développement de la communauté de
pratique à travers les différentes sous-conférences.
Plusieurs espaces sont importants : des espaces pour discussions de groupe, des
espaces pour intervenants extérieurs ou des forums d'experts, et des
espaces privés où un nombre restreint de personnes peuvent
communiquer avec confidentialité requise.
Les bases de connaissances servent à recenser ce qu'on
appelle les « best practices », c'est-à-dire les meilleures
solutions trouvées par rapport à un problème donné,
complétées par une série d'informations analysées
et synthétisées. Elles se créent à la fin de
l'exercice. En mémorisant les acquis, de même que les perspectives
abordées, elles deviennent des témoins de l'activité
passée, de la résolution de problèmes assumée
collectivement.
Le carnet d'adresses apporte les contacts et d'autres
informations utiles. Ce peut être le début de la description des
intérêts, des compétences... Il nécessite une
fonction de recherche.
Le système de gestion de documents permet aux
participants de partager et d'avoir accès à un ensemble de
documents. Ils peuvent apporter des commentaires et apprendre les uns des
autres.
Le planning et le calendrier des événements sont
un outil qui apporte deux fonctions : Il sert de planification interne à
la communauté de pratique et permet aux membres de la communauté
d'annoncer des événements spéciaux à venir.
Cependant, Etienne Wenger (1998) fait remarquer qu' "une communauté
de
pratique ce n'est pas qu'un site web, une base de
données et un répertoire de `best
practices'. C'est un groupe
qui interagit, apprend ensemble, construit des relations et à
travers cela développe un sentiment d'appartenance et
de mutuel engagement" [11].
Comme nous l'avons vu, les communautés de pratique sont de
véritables centres de ressources virtuels.
Elles se développent parce qu'elles sont sources
d'enrichissement pour l'organisation, pour les équipes où
travaillent les membres de la communauté et pour les membres
eux-mêmes. Une communauté de pratique constitue un excellent
contexte pour formaliser les meilleures pratiques et faire émerger des
innovations.
Avec les communautés de pratique, il s'agit de fournir
aux organisations une structure pour la mise en oeuvre de processus
collaboratifs sans être focalisés sur les aspects
technologiques.
[11] WENGER Etienne. - Cultivating Communities of Practices:
learning, meaning and identity.- Cambridge: Cambridge University Press. - 1998,
p.34.
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