3.1.3.1 Un outil interne à la direction des
ressources
humaines:
Au sein de la DRH, sont concernés les documents de
références, comme la documentation juridique, les documents de
travail communs à plusieurs personne, la gestion des candidatures
basée sur un système de "workflow", la gestion des
compétences dotée d'un moteur de recherches permettant de
retrouver un savoir faire caché (enfoui) dans des fichiers de plusieurs
centaines ou milliers de salariés. Ce sont aussi les tableaux de bord
alimentés automatiquement par le système de gestion des
ressources humaines et publiés dans les parties de l'intranet
réservées au personnel de la DRH.
3.1.3.2 Un outil de travail communicant avec les
entités
opérationnelles:
A destination du management de l'entreprise, la DRH pourra
publier des notes et guides d'aides au management, des tableaux de bord, ouvrir
sa base de candidats présélectionné, travailler avec les
directeurs des entités opérationnelles utilisant des techniques
de "groupware" accessibles via l'intranet, en s'affranchissants des
barrières de lieux et d'horaires, tout en garantissant un accès
sécurisé et sélectif.
3.1.3.3 Un vecteur de communication interne:
Depuis le livret d'accueil, jusqu'au règlement
intérieur, en passant par le journal interne, l'annuaire,
l'organigramme..., l'intranet est un excellent vecteur pour la communication
interne. Les aspects pratiques, les sondages ou remontée d'informations,
l'information de bases sur l'entreprise, son historique, ses succès
tout et facile à publier et immédiatement disponible sur
l'ensemble du réseau intranet de l'entreprise. Chaque entité ou
direction peut, dans le cadre d'une politique intranet définie par la
direction, publier ses propres informations, facilitant ainsi une meilleure
communication transversale.
3.1.3.4 Gestion des connaissances, documentation et
formation :
L'intranet va également se révéler efficace
dès lors qu'il s'agit de diffuser les connaissances de l'entreprise vers
des publics internes sélectionnés. Les projets, les
méthodes, les références, le corpus de documents
techniques (qualité ou normatif), tout peut être mis en ligne,
tout peut être accessible de manière ergonomique, avec ou sans
l'utilisation de techniques sophistiquées de recherche. Des formations
peuvent être mises en ligne, permettant aux apprenants de se former
à leur rythme et au moment où ils en ont besoin.
Tout ceci montre clairement que les utilisations possibles au
sein de la FRH sont multiples et ont tendance à s'accroître. Cet
outil semble de plus en plus indispensable au vu de divers sondages et
enquêtes faisant apparaître une réelle volonté des
managers de l'implanter pour ceux qui ne l'ont pas encore
réalisé. Cette tendance est d'autant plus vérifiée
que les managers des ressources humaines cherchent des outils leur permettant
de répondre aux mieux aux exigences relatives aux changements
organisationnels en cours.
3.1.4 Risques et limites d'un
intranet:
Un des risques majeur d'un intranet est la mauvaise utilisation
de la part des salariés concernés. Cette mauvaise utilisation,
caractérisée par un manque d'intérêt où par
un manque de compétences, peut avoir plusieurs causes. La
première émane d'un manque de formation des acteurs
organisationnels. Effectivement, même si l'intranet est un outil
relativement simple à utiliser, il n'en reste pas moins nouveau pour de
nombreux salariés lors de sa mise en oeuvre. Il convient donc d'accorder
une place importante à la formation des acteurs ayant recours à
l'intranet. Ceci est d'autant plus important que l'introduction d'une nouvelle
technologie dans l'entreprise peut aisément devenir source de district
entre les membres maîtrisant la technologie et les autres. Par ailleurs,
une mauvaise identification des besoins au début du projet
entraîne dans pratiquement tous les cas, un échec de celui-ci.
Nous avons ainsi pu observer que dans bien des cas, le projet est
décidé unilatéralement par la direction, qui se soucie peu
de l'identification des besoins des utilisateurs. Ceci a pour
conséquence une mauvaise utilisation de l'outil, voire même dans
la majorité des cas, une utilisation quasi nulle des
potentialités de l'intranet. Dans cette perspective, la solution de
révision de l'outil à posteriori est inutile car Inefficace, tout
simplement parce que les acteurs ne s'impliqueront plus dans un projet duquel
ils ont été exclus antérieurement.
Le projet intranet, comme tout projet d'introduction de NTIC,
peut provoquer la résistance de certains acteurs se sentant soit
menacé, soit incompétents face à ce changement
technologique. Il est par conséquent très important de
corréler changement technologique, organisationnel et social pour
minimiser les risques d'échec du projet. De même, il faut prendre
en considération que l'installation d'un tel réseau informatique
entraîne des changements parfois importants dans les modes de travail, ce
qui doit inciter à évaluer a priori les conséquences que
peut avoir la technologie à tous les niveaux de l'organisation.
En guise de conclusion, il est certain que l'intranet autorise
une meilleure diffusion et un meilleur partage de l'information. Cependant, il
convient de porter une attention particulière à la surcharge
informationnelle. Effectivement, le fait que le salarié ne puisse
réellement avoir accès efficacement à l'information dont
il a besoin peut entraîner une diminution voire une disparition de
l'utilisation de l'outil par les acteurs organisationnels. Il faut tout de
même noter que la majeure partie des intranets filtre l'information
nécessaire à un acteur identifié,
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