l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

1.2. Qu'est ce qu'un ERP

Les ERP (entreprise ressources planning) ou PGI (progiciel de gestion intégrer) ont connu leur essors en bénéficiant de l'évolution nécessaire des système d'information.

Les ERP sont des applications dans le but est d'assurer la coordination de l'ensemble d'activités d'une entreprise telle que: (les activités de gestion des ressources humaines, de production, d'approvisionnement ...) au tour d'un même système d'information. Plus qu'un simple logiciels, un ERP est un véritable projet qui demande une intégration total d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique. D'autre parts, sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modification important des habitudes de travail d'une grande partie des employés le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatique (paie, comptabilité, la gestion de stocks...) sous forme des modèle (modèles applicatifs, indépendants entre eux généralement signé par le même éditeurs tout en partageant une base de donnée unique et commune).

Adopter un ERP fait appel à un contrat et des obligations.

ERP est un package à tous les secteurs, à toutes les fonctions, il permet l'intégration des données et des processus.

1.3. ERP : Une solution pour toute l'entreprise

Dans une entreprise qui a commencé à s'informatiser, des outils informatiques hétérogènes co-existent à différents endroits souvent sans communiquer, et répondent à une seule fonction précise : la comptabilité, des tableaux du commercial avec des fichiers clients éparpillés, les informations techniques, les suivis des délais...

L'intérêt d'un outil de type Progiciel de Gestion Intégré est de centraliser toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise en informatisant les processus principaux :

ü les processus de réalisation :

de la prospection commerciale, à l'offre de prix, la commande, au déclenchement des approvisionnements, au lancement en fabrication, à la livraison, jusqu'à la facturation.

ü les processus supports :

La gestion des ressources humaines, la gestion des équipements, des

Achats, des stocks, la gestion de la relation client, le commerce électronique,

ü les processus de pilotage :

Le planning quotidien de gestion, les suivis à moyen terme (coûts, temps et délais), les tableaux de bord du chef d'entreprise pour le pilotage à long terme (marketing, financier...).

L'implantation d'un tel type de ERP présente des avantages et des inconvénients :

1.3.1 Quels sont les Avantages et inconvénients de

l'implantation d'un ERP?

Les avantages:

· Optimisation des processus de gestion

· Cohérence et homogénéité des informations

· Intégrité et unicité du Système d'information

· Mise à disposition d'un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multinationales).

· Communication interne et externe facilitée par le partage du même système d'information

· Meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de commande ou meilleure maîtrise des stocks par exemple)

· Normalisation de la gestion des ressources humaines (pour les entreprises gérant de nombreuses entités parfois géographiquement dispersées)

· Minimisation des coûts (formation et maintenance)

· Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement

· Mise à disposition, des cadres supérieurs, d'indicateurs nettement plus fiables que lorsqu'ils étaient extraits de plusieurs systèmes différents

Les inconvénients:

Les ERP ne sont pas exempts d'inconvénients. Ils sont difficiles et longs à mettre en oeuvre car ils demandent la participation de nombreux acteurs ; ils sont relativement rigides et délicats à modifier.

· coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres , les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel)

· Le progiciel est parfois sous-utilisé

· Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre

· Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise

· Nécessité d'une bonne connaissance des processus^1(*)8 de l'entreprise

· Nécessité d'une maintenance continue.

· Captivité vis à vis de l'éditeur.^1(*)9

1.4. Choix et mise en oeuvre d'un ERP

Pour l'entreprise, la valeur et les défis associés aux ERP résident dans l'obligation d'intégrer son information et ses processus.

Le choix et l'évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause entre autres, de:

· La difficulté à définir les besoins précis de l'entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et de performances.

· La difficulté à évaluer l'adéquation d'un ERP et des services associés avec les attentes réelles de l'entreprise ; cela requiert l'analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères fonctionnels et techniques.

· La difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables.

· La difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des solutions n'est réellement idéale).

Ce processus de choix d'un ERP induit dans tous les cas la nécessité :

· De définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet

· D'exprimer précisément et objectivement les vrais besoins fonctionnels,

· D'évaluer méthodiquement toutes les solutions possibles

· De se doter des moyens adéquats de conduite de la démarche

· De s'assurer du soutien fort des niveaux appropriés de management

· De rester indépendant et objectif quelle que soit l'étape du processus

· D'appréhender les enjeux politiques et de gérer les conflits d'intérêts.

Pour une grande entreprise, un ERP exige plus de 5 ans pour effectuer tous les changements organisationnels et techniques.

Le coût de possession comprend les coûts liés à la mise en application (le matériel, les logiciels, les outils de base de données, les frais de consultation, les coûts relatifs aux personnel et à la formation) et les coûts d'exploitations (maintenance, supports). Ces solutions entraînent non seulement les changements techniques profonds, mais aussi les modifications fondamentales dans le mode de fonctionnement de l'entreprise.

Les employés devront adopter de nouvelles tâches et responsabilités. Ils devront aussi maîtriser un nouvel ensemble de processus et comprendre comment l'information qu'ils entrent dans le système peut impacter directement d'autres secteurs de l'entreprise.

Il est à noter que l'apprentissage et la formation sont étroitement liés à la réussite d'un ERP.

* ¹⁸ Suite d'activité qui à partir d'une ou plusieurs entrées produit un résultat représentant de la valeur pour l'entreprise. Un processus peut être très large par exemple«de la demande à la livraison » et il peut être se découper en processus élémentaire par exemple «de la demande aux prévisions de vente».

* ¹⁹ Entreprise qui assure la fabrication, la vente et la maintenance d'un ERP.