Memoire Online - Optimisation et anticipation des besoins en locaux d’EVS.

L'entreprise a le souhait de répondre aux problèmes de sécurité, de productivité et de confort que ses locaux peuvent occasionner. Afin de déterminer les besoins en locaux d'EVS, la typologie de chaque secteur va être étudiée par rapport au type d'utilisation et à son nombre d'utilisateur.

Pour mettre en évidence les disfonctionnements, un questionnaire a été transmis aux personnel d'EVS. Plus de la moitié l'on remplit, ce qui a permis la réalisation du tableau suivant, qui traite des problèmes rencontrés par le personnel et de sa satisfaction.

Secteurs	Remarques et problèmes soulevés par le personnel d'EVS (synthèse questionnaire)	Satisfaction représentée par une notation sur 20
Intérieur
Bureaux	Bureaux étroits même si bien agencés	10
Salles de repos/réunions	Manque d'une réelle salle dédiée aux réunions.	14
Vestiaire/réfectoire	De très bons équipements, fonctionnels. Dimensions suffisantes pour l'effectif actuel. Vestiaire et réfectoire devrait tout de même être séparés pour hygiènes et intimité.	16
Sanitaires	Propres et nettoyés.	16,7
Dépôt (Stock et véhicule)	Manque d'espace pour les circulations et stationnements, même si bien équipé et bien agencé.	10
Dépôt/ stock matériel motorisé	Manque d'indication pour ordonner le rangement	15
Magasin	Bon équipement et bonne dimension. Problème organisationnel par rapport au respect du cahier des stocks.	15
Extérieur
Stock matériaux	Stock suffisant, manque un tout petit peu de gestion	15
Stock végétaux	Il manque un lieu pour mettre en jauge. Pose et stockage sur l'enrobé	13,3
Stock déchets	Légère difficulté d'accessibilité	15
Aire de manoeuvre	Aire jugée trop petite par l'ensemble du personnel	5
Espace de Circulations	Espace propre, quelque fois empiété par le stock.	7,5
Stationnement du personnel	Aucun stationnement	6,7
Equipements divers	Eaux et électricités en quantités suffisantes malgré quelques aléas.	16,7

D'après ce tableau le personnel est insatisfait ou souhaite une amélioration du bureau, du dépôt pour le stock des véhicules, l'aire de manoeuvre, les flux de circulation et le stationnement du personnel.

L'enquête de satisfaction apporte une aide pour cibler les réels besoins de chaque secteur pouvant être améliorés et l'ordre de priorité des améliorations à effectuées. Néanmoins, le respect de la règlementation et de la sécurité des locaux actuels doit être aussi évalué. Les secteurs ou éléments des locaux non décrits ci-dessous sont considérés comme convenables.

Stationnement du personnel : Le personnel de l'entreprise ne bénéficie pas d'un espace public ou privé pour stationner leurs véhicules privés. Le stationnement se fait sur le parking d'Intermarché.

Aire de manoeuvre : La place réservé aux manoeuvres est fréquentée le matin et le soir par le personnel de chantier, l'utilisant pour charger et décharger les véhicules à l'aide du transpalette. Mais ce secteur est source de conflit et de perte de temps, sa surface d'environ 200 m² n'est pas suffisante pour un dépôt de 400 m² ou est stationné l'ensemble des engins.

Le stockage externe : le flux de stock est variable, organisé le long des circulations ; il est peu pratique.

La circulation : il y a 3 types de déplacement au sein des locaux ; piétons, véhicules et transpalette pour la manutention. Ils partagent le même espace. Cela pose des questions de priorité. Aussi, la dimension des espaces extérieurs ne permet pas la circulation dans les 2 sens en même temps, ce qui peut créer des temps d'attentes.

Stationnement : la configuration des locaux fait que les véhicule, engins et remorques sont stationné les uns derrière les autres, ce qui peut créer des conflits et une perte de temps au personnel, les 2 pièces du dépôt n'ayant qu'une seule sortie. La circulation piétonne peut s'avérer compliqué lorsque les véhicules sont tous stationné.

Stock au dépot : L'accès ou le dépôt de fournitures positionné contre les parois du bâtiment peut être compliqué par le stationnement des véhicules devant.

Equipement : Aucune signalétique de sécurité ou de fonctionnement n'est mis en place

Les bureaux : En effet les bureaux sont devenus trop étroit, petit à petit avec l'arrivée de nouveaux salaries et la présence chaque année d'un apprenti, les bureaux d'EVS ne sont plus adapté depuis qu'EVS tend à être indépendant d'EVD et qu'elle développe ses fonctions support. Les bureaux d'EVS représentant 14 m² sont adapté pour l'activité de 3 ou 4 personne, la norme NF X 35-102 impose 10 à 11 m² par personne, EVS compterais 5 personnes en pleine activité, ayant une surface de 50 m², il lui manque 20 à 30 m² pour respecter la norme et favorisé l'efficacité de son personnel.

Salle de réunion : Le bureau du directeur et du chargé d'affaire est utilisé pour réaliser Tout type de réunion, ce qui peut nuire à l'efficacité du chargé d'affaire, obligé de se déplacer de quitter son poste ou devant faire abstraction de la réunion en cours.

Compte tenu des disfonctionnements du dépôt actuel, il est possible d'émettre une ébauche des critères de typologies pour des locaux idéaux, améliorant la sécurité, la productivité et le confort de ses salaries.

- Une entrée donnant accès direct à une aire de manoeuvre 2 fois plus grande qu'actuellement, 600 m² nécessaires environ.

- Des aires de stockage n'empiétant pas sur les espaces circulés ; de 150 à 200 m² pour les matériaux, de 30 à 40 m² pour le stock des végétaux avec un espace de mis en jauge pour les végétaux à racine nue. 30 à 40 m² pour le stock des bennes de tries.

- Des Voies de circulation permettant la circulation dans les 2 sens, espaces nécessaires pour
passage piéton et véhicule.

- Hauteur sous plafond de 6 m, pour stocker les palettes sur des racks a 3 niveaux

- Surface nécessaire de 300 à 400 m² pour stationnement véhicules - engins - remorques

- Piece pour le stockage du matériel motorisé et du petit outillage (magasin) 60 m²

- Salle de repos, vestiaire et sanitaire ayant une capacité d'accueil de 20 personnes. (20 à 30
m² par espaces.

- 1 à 2 espaces indépendants et un espace de coworking. - Sanitaire homme/femme.

Nous avons soulevé plusieurs problèmes liés à la typologie et à l'implantation des locaux, qui nuisent à la sécurité, à l'efficacité et aux rendements du personnel ; qui représentent des risques et menacent la stabilité actuelle d'EVS. Les questions suivantes se posent : EVS a t'elle la capacité financière pour répondre à ses besoins en termes de locaux ? Quels sont les besoins financiers pour répondre aux besoins en terme de locaux ?

La capacité financière d'EVS dépend de son activité et donc de l'évolution de son marché. En ce début 2020, l'Entreprise se questionne sur l'évolution de son secteur d'activité et a des difficultés pour évaluer son évolution.

Cycle électoral : EVS fait le gros de son chiffre d'affaire grâce aux Marchés publics de Savoie qui ont été largement profitable depuis sa création. En 2019, l'activité d'EVS a connu une évolution croissante importante, ce qui est dû en partie à l'approche des élections municipales, qui a entrainé une accélération de l'investissement public local (+9,2% en moyenne selon l'INSEE) et par conséquence une augmentation du nombre de marchés de travaux publics. Mais aujourd'hui l'activité croissante d'EVS est menacée, en effet l'année des élections municipales est souvent une année de baisse d'investissements publics ( -1 % en moyenne) et l'année d'après (2021) n'est pas forcément plus prometteuse (-2,5 % en moyenne) (Source : INSEE).

COVID-19 : les entreprises de travaux publics craignent un effondrement économique et social après la crise sanitaire. Le COVID-19 a provoqué l'arrêt de nombreux chantier, et notamment ceux d'EVS. Des chantiers fermés pour difficulté d'approvisionnement ou par choix des entreprises ne voulant prendre aucun risque. Les plans de soutien aux entreprise promis par l'Etat risquent de ne pas être suffisants pour que les entreprises liées aux travaux publics puissent retrouver une activité normale. Les différents agents ont remarqué des difficultés de trésorerie, d'approvisionnement et de paralysie de la commande publique (Source : C.C. Coeur de Savoie.)

Le directeur d'EVS est soucieux à l'idée de voir son chiffre d'affaire baissé et de devoir licencier une partie de son personnel par manque de travaux publics ; qui constituent, je le rappelle, 70 % de son chiffre d'affaire actuel. Il a alors anticipé ce fait et développe les marchés de promotion immobilière et/ou de particulier. EVS vise à se stabiliser à 3 millions d'euros de chiffre d'affaire avec un personnel de 15 à 20 salariés pour des raisons économiques et sociales, et répondre aux demandes du Groupe.

Il nous est difficile de prévoir l'évolution de l'activité d'EVS, le marché n'étant pas stable et EVS n'étant pas à l'abri d'une chute de son activité. Il faut alors réfléchir aux besoins et possibilité d'EVS face à tout type d'évolution ; baisse, stabilisation ou augmentation de l'activité.

Ci-dessous un graphique, représentant les possibilités d'EVS face à toute évolution de son chiffre d'affaire.

Evolutions potentiels du chiffre d'affaire d'EVS et son impact sur sa capacité financière

Accroissement de la capacité financière, location ou achat de plus grands locaux

Capacité financière actuelle ; modification de l'existant ou location equivalent

Décroissance de la capacité
fiancière; location de locaux moins
couteux et/ou plus petits.

La Location des locaux actuels coute 2500 euros par mois, et donc 30 000 euros à l'année. EVS doit alors être en capacité de sortir 30 000 euros de sa marge brut pour garder ses locaux actuels. Si le chiffre d'affaire augmente et que le taux de marge reste le même (20 %), EVS pourra tendre à plus grand, et même à l'achat de locaux si cela est profitable. Si son chiffre d'affaire et sa marge diminue elle sera dans l'obligation de trouver des locaux moins couteux et potentiellement plus petit.

Comparaison : le cout des locaux actuel est d'environ 50 € H.C,HT/m², ce qui est relativement peu couteux par rapport à d'autres bâtiments similaires en Savoie dont le prix moyen au m² est de 77 € avec un minimum de 45 €/m² et un maximum de 103 €/m² (20 bâtiments).

Sa capacité d'investissement : Les fonds propres de l'entreprise permettent le prêt d'argent auprès des banques. Actuellement, les fonds propres d'investissement d'EVS sont de 65 000 euros, ce qui lui permet la négociation d'un emprunt auprès des banques pour l'achat d'une structure.

Sa capacité d'amortissement : L'achat de locaux idéaux est estimé à environ 700 000 euros par le directeur d'EVS. Un achat qui pourra être amorti en une 10ene d'année ; ce qui demandera à EVS de rembourser environ 65 000 euros par an ; soit plus du double de ce que lui coute ses locaux actuels. Pour que l'entreprise puisse dégager cette somme, il lui faut augmenter son chiffre d'affaire.

À la suite de ce constat il nous faut établir des hypothèses et développer un plan d'actions pouvant être mis en application quel que soit l'évolution de l'entreprise et de ses besoins en locaux. Il représentera un outil permettant à l'entreprise d'évaluer les solutions à ses problèmes actuels et futur.

Optimisation et anticipation des besoins en locaux d’EVS.

2) Problèmes posés par la typologie des locaux