1.5. Les principes fondamentaux du contrôle
interne
Ces principes conduisent les entreprises à utiliser un
minimum de règles et de Techniques qui sont:
1.5.1. L'organisation
Toute entreprise, quelle que soient sa taille et sa branche
d'activité, doit être organisée rationnellement. Ses
structures doivent être décrites dans un organigramme, ses
procédures doivent être écrites et rassemblées dans
un manuel. Plus l'entreprise est grande et plus l'existence d'un manuel
écrit s'avère nécessaire. Ce dernier permet de
définir les tâches, les responsabilités (d'encadrement en
particulier), les pouvoirs (de signature, par exemple), et de décrire
les procédures de transmission de l'information. L'organigramme doit
mettre en évidence les diverses tâches des services et des membres
du personnel : l'organigramme décrit l'architecture de l'entreprise, il
indique sa structure et les diverses liaisons qui existent
Entre les services et les membres qui la composent.
1.5.2. La séparation des tâches
Le principe de la séparation des fonctions ne se pose
qu'à partir du moment où l'entreprise grandit. Il existe alors
des délégations de pouvoir dont en particulier, des
délégations de signatures sociales. Dès lors, il est
nécessaire de séparer les fonctions fondamentales suivantes et
les attribuer à des personnes ou hiérarchies différentes
:
- fonction de décision (d'autorisation, d'approbation);
- fonction de protection et de conservation de valeurs
monétaires (trésoriers);
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- fonction de protection et de conservation de biens physiques
(magasiniers);
- fonction de comptabilisation (comptable).
1.5.2.1. Conséquences du non-respect de la
séparation des tâches
L'exercice, par une seule et même personne, de deux de
ces quatre fonctions n'a pas le même niveau de gravité. Par
exemple :
> Si le chef magasinier dispose du pouvoir d'approuver
lui-même des ordres de provisionnement des stocks, il existe un risque de
le laisser commettre des erreurs (stocks commandés en surabondance,
coûts d'achats trop élevés...) ;
> Si la personne qui dispose du pouvoir de décider
des acquisitions d'immobilisation dispose également de la signature
sociale, il existe le risque de lui laisser régler le fournisseur
aussitôt la commande faite, y compris dans les cas où
l'utilité du bien commandé est douteuse.
Néanmoins, si ces erreurs ou fraudes sont regrettables,
leur gravité est en général limitée. Il existe en
revanche deux fonctions qui ne doivent jamais être tenues par la
même personne : celle de disposer de la signature sociale et celle
d'avoir accès à la comptabilité. Dans le cas contraire les
fraudes qui suivent sont fort aisées :
V' Comptabiliser des achats fictifs et les
payer aussitôt ;
V' Voler des chèques reçus des
clients et annuler les créances par une écriture d'avoir ou de
perte sur créance irrécouvrable ;
V' Comptabiliser une vente pour un montant
inférieur à celui qui figure sur la facture adressée au
client, puis une fois le règlement du client reçu, conserver la
différence entre le montant reçu et le montant
comptabilisé ;
V' Subtiliser une partie du paiement fait par
un client et comptabiliser aussitôt une écriture de remise
accordée.
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